“在日常业务中应用 BPMN 的入门指南”

什么是 BPMN? 

眼见为实;一图胜千言;百闻不如一见。正是这些习语使得业务流程建模与标注 (BPMN) 在许多不同类型的企业、行业和专业中非常流行。但是到底什么是 BPMN,它又是如何工作的呢? 

简而言之,BPMN 是一种标准化的流程图方法,让您可以创建和共享易于理解的图表。而这些图表可以直观地从一端到另一端为业务流程的各个步骤建模。  

 BPMN 地址变更流程图
BPMN 地址变更流程图示例(如上) 

虽然有多种方法可以对流程进行建模,但 BPMN 能迅速成为流程建模的事实标准,必然有其独到之处。 

它有哪些功能? 

BPMN 最显著的优势之一在于它能够根据需要制作简单或复杂的流程图。这使得所有级别(技术或非技术)的业务干系人都很容易了解它们。 

可能这个特点正是 BPMN 大受欢迎的原因。2016 年的一项调查发现,64% 的企业有兴趣采用 BPMN 来简化其业务流程。大多数公司的目标很简单:通过降低成本和提高生产率来省钱。  

为什么需要 BPMN? 

投资回报丰厚。看一看 2018 年一项企业调查的统计数据: 

  • 37% 的受访者表示,他们的组织有多个正在进行的高级业务流程项目  
  • 调查显示 93% 的组织参与了许多流程改进项目
  • 79% 的受访者表示他们正在使用流程软件工具对正在分析和计划改进的流程建模 
  • 此外,65% 的受访者同意或完全同意 BPM 流程和技术帮助他们的组织提高了效率、通用性和客户满意度  
  • 然而,大多数受访者(约占 52%)表示,他们只是偶尔对公司流程进行建模或记录  

除了提高效率,支持业务流程工作的其他相关驱动力还包括以下方面: 

  • 提高客户满意度 
  • 增强组织的响应能力 
  • 改善业务协调和控制能力  
  • 推出新产品或新业务种类 
  • 符合新规定 
  • 对合并或收购等特殊事件作出应对 

从 IT、金融服务、保险和制造业,到教育、电信、零售、计算机和软件等行业,每家公司都可以从改进的业务或组织流程中获益。  

如何使用 BPMN? 

BPMN 的目标是让每个人可以从头到尾清晰地了解整个流程。它有助于提供一条弥合差异的直观路径,显示从流程的一端到另一端所需的业务活动的顺序。  

企业使用 BPMN 可以从以下方面受益: 

  • 更轻松的沟通和协作,达成目标 
  • 以直观方式呈现各个步骤 
  • 能够根据干系人的角色(例如,分析师、流程参与者、经理、开发人员、外部团队和顾问)进行自定义 
  • 找出流程中可能需要解决的问题
  • 洞察待改善的潜在领域 
  • 促进更优质的成果 

流程建模示例 

业务导向 

许多专业人士和组织都希望建立一个非常高层次、以人为本的流程模型。在这种情况下,只需坚持使用少量符号,不必具备高深的 BPMN 知识即可,所以这种标注很简单。相反,我们也可以将其调整为极其细致的模型,以应对 IT 和其他技术干系人的需求。

以下几个示例对流程图类型进行了直观描述: 

  • 处理客户电话投诉 
  • 在线销售产品 
  • 生产工作流程 
  • 处理保险索赔 
  • 招聘流程图 
  • 新员工入职方法 
 BPMN 流程门户图
BPMN 流程门户图示例

技术导向 

如前所述,您可以根据需要将图表细化。例如,描述以 IT 为中心的流程、编码等: 

  • B2B 网络服务 
  • 以直观的方式呈现程序中的代码执行情况 
  • 说明网站或应用程序的结构 
  • 了解访客如何浏览网站  
  • 显示数据输入、处理器和通信网络等系统中的数据流 

在复杂而精细的版本中,您可以为复杂的业务活动建模,例如消息、计时器、业务规则和错误条件。让我们进一步探索这些 BPMN 版本。  

BPMN 2.0 中的元素和符号 

BPMN 标注具有五种基本元素类别,其中包括许多不同的形状和符号。让我们快速了解一下: 

流对象 

它们会展示业务流中的行为,并包含以下内容: 

  • 活动:人员或系统执行的工作或任务(显示为圆角矩形)。 
  • 事件:流程中发生的事情:开始、中间和终止(以圆圈表示)。 
  • 网关:描述流程中的顺序流路径(以菱形表示)。其他细节可以包括决策点。 

数据对象 

数据对象可以提供流程中数据的信息。数据有四种表现方式: 

  • 数据输入是与数据相关的任务(以一个卷角页面和右箭头表示)。只有收集到具体数据才能继续往前推进。 
  • 数据输出用于显示流程何时生成数据(以一个卷角的页面和实心右箭头表示)。 
  • 数据收集(显示为一个卷角的页面,底部中心带有三条实线)是指流程中所需的任何数据收集行为(例如,调查)。  
  • 数据存储(显示为容器),用于存储从流程中收集的任何数据。 

连接对象 

它们将流对象相互连接,或连接至其他信息,并显示流程: 

  • 顺序流(以实心右箭头表示)描述了所执行活动的顺序。 
  • 消息流(以左侧带有圆圈的虚线右箭头表示)描述了参与者之间的消息流动和流向。 
  • 关联(显示为虚线)可以将文本和人工信息链接到事件。 

泳道 

这个术语代表“池”和“道”。  

  • 池:单个流程的“容器”。 
  • 道:将池里面的活动再细分成几个部分,可以是垂直的也可以是水平的,以显示职责和事件的位置。  

人工信息 

人工信息提供了流程的额外细节。它分为两种类型: 

  • 组:以虚线的圆角矩形表示,它们围绕一组元素来显示元素之间的关系。  
  • 文本注释:只是简单的备注(前面带有一个左括号),读者无需深入查看就可以轻松了解内容,也称为注解。 

利用软件简化 BPMN 

当需要创建流程图,但对 BPMN 又不熟悉时,这种情况下,您完全没有必要另起炉灶,从头开始。  

使用软件工具可以让您更快地创建图表,并使您的业务流程模型更有成效。选择软件时,请务必记住以下原则: 

  • 制作图表既快速又专业。BPMN 流程图自带现成的模板和示例。  
  • 为您的图表赋予专业和引人注目的外观,具有预设的主题和效果。 
  • 利用直观的功能(例如拖放、对齐和定位以及自动连接)可以更高效地构建图表。  
  • 适合在内容生态系统中工作,该生态系统提供了 BPMN 2.0 及更高版本的核心套装,其中包含了数百个不同的图形符号。  
  • 具有一定的支持水准,允许创建基本 BPMN 图和更详尽的图,其中包括异常逻辑、资源和角色信息、基本数据流信息和参与者之间的通讯信息等内容。 
  • 通过基于 BPMN 2.0 标准,以及与视觉准确性相关的 76 条逻辑规则来验证您的图表,检查错误,并提供一个问题列表供您查看。 
  • 加载自己定制的且与视觉准确性相关的逻辑规则集。  
  • 通过基于 Web 的安全链接、附件、图像或 PDF 等形式轻松共享您的工作,并在线回复评论。 
  • 使用共同创作、评论和注释与他人协作。 
  • 与您的团队共同编辑图表,以维护单一版本,从而避免版本冲突。  
  • 查看处理图特定部分的负责人,获取关于变更的通知并选择何时将这些变更合并到主文件中。 
  • 将链接数据图表集成到 Power BI 仪表板。这种集成有助于推动运营和商业智能化,使您能够更好地了解整体情况。 
  • 自动化 业务流程、加快创建过程,让 IT 人员有更多时间关注战略计划 
  • 随时随地通过浏览器或 iPad® 应用访问图表。

使用技巧 

从业务流程的创建者到分析师,无论流程复杂与否,简化您的业务流程好处多多。如果信息多到令人无从下手,请记住这一点:首先创建一个简单的 BPMN 流程图,然后在此基础上进行构建。 

如果您想看一下实际效果,诸多模板和 入门视频 可以帮助您创建基本图表,在此基础上您可以根据自己的需求,添加细节信息。通过此分步 指南 ,详细了解如何使用 BPMN 合规流程 和软件。

Microsoft 365 入门

你熟悉的 Office,外加更便捷的协作工具,让你随时随地完成更多工作。

立即购买
相关内容
工作效率

集成在线日历应用提高工作效率的 5 种方式

阅读详细信息
工作效率

使用数字白板让会议更具吸引力

阅读详细信息
工作效率

投票可以提高在线会议参与度的 5 种方式

阅读详细信息
工作效率

远程工作人员的 5 种协作方法

阅读详细信息

商业见解和理念中心不提供专业税务或财务建议。应联系你自己的税务或财务专家来讨论你的情况。