开会往往会浪费时间，也不会产生可量化的结果。高层管理者带着怀疑的态度参加会议，并且准备好了退出策略。
您可能会认为，小型企业会议没那么重要。这是您自己的事情，会议重不重要由您决定。然而，您向员工支付薪水不是为了让他们参加会议，因此必须考虑成本。
如果 90 分钟的会议需要付出 750 美元的薪酬和 75 美元的小吃费，而且所有的工作都陷入停顿，这是否值得？所得的结果是否可以证明付出的成本以及 90 分钟的生产力损失是合理的？
下面介绍如何在小型企业中召开高品质的会议。
如何召开会议？
高效的会议需要满足以下条件：
- 规划
- 会议期间的时间和人员管理
- 会后跟进
规划
常见会议议程：
- 集思广益，找出解决挑战的方法和获得新机遇的途径。您的企业已确定了问题或机遇。目前，您不知道如何向前推进。您需要与团队成员一道集思广益。
- 设计或更新产品或服务。您的团队有想法。现在，他们需要开会来规划如何将此想法付诸实施。
- 传播重要信息。随着企业的成长，新发展将会影响您的员工。您需要通过一次会议将这些变化通告全员。
- 提供论坛来接受反馈。您想知道团队的想法或他们目前关注的问题。开会为交流想法提供了契机。
现在，您可以与身处同一个房间的所有人开会，也可以与一些虚拟与会者开会。来自世界各地和不同时区的与会者可以使用在线会议解决方案参加会议。目前，会议通常只取决于时间，而非位置。仅按时间设定的会议更容易参加，但这并不意味着应召开更多的会议。
您是否需要举行会议？
在会议的前期规划阶段，最重要的问题是，您是否需要举行会议？小组会议（无论是数字还是实体会议）是否能最有效地解决您的问题？您是否已用尽其他方法来应对自身的情况，但是未能取得成功？
如果您使用其他形式的小组通信工具，例如电子邮件、项目管理平台、客户关系管理 (CRM) 或销售软件，是否有会议能够做到而这些工具做不到的事情？您的团队是否能使用这些工具进行有效的协作？
如果您通过项目管理软件向他们分发问题、任务或通告，团队是否能取得成功？
只有当您认为小组会议可以最有效地解决您的当前问题时才召开该会议。
您的会议主题是什么？期望获得的结果又是什么？
一旦决定召开会议，您就要确定会议主题，以及成果应是什么。
会议主题的示例：制造企业存在资源冲突
您的公司拥有两份与设备相关的定制化生产订单。遗憾的是，这两份订单的交货日期冲突，因为其中都包含特定类型的定制部件（Z 型）。面临的困境是，您只有一台机器用于生产定制 Z 型部件。
期望通过会议获得的结果：找到按时交付两份订单的方法
制定会议议程
在确定了会议主题和结果后，应该制定详细的会议议程。
网上提供了很多会议议程模板。例如，这种适用于 Microsoft Word 的经典会议议程模板可以满足很多小型企业的需要。
每次会议都有所不同。概述每次会议挑战到期目标的具体步骤。规定会议的各个环节，并将其划分为多个规定时间的部分。相应的，会议可能会持续几分钟甚至数天。
下面是 1 小时会议的议程概述示例：
- 与会者简介：10 分钟
- 主题阐述：10 分钟
- 头脑风暴：20 分钟
- 选择最佳解决方案：10 分钟
- 记录解决方案和分配任务：10 分钟
会议期间
在实际会议中，计时器可以让团队一直按计划行事。它可以刺激与会者向前推进，而不会为无关紧要的细节分心。
让与会者将偏离主题的想法和问题留到其他时间讨论。
请记住，每个人学习和处理信息的方式不尽相同。如果有人纠结于某个概念，直接询问他们的需求。
提取概念否有会有帮助？能否通过便利贴来组织？能否以后以书面形式重新查看？如果您拥有小型团队，则随着时间的推移，您将会了解他们是如何表达想法的。
询问每位与会者，让他们各抒己见。寡言少语的团队成员可能会提出最佳建议，尽管他们可能不喜欢进行小组交流或当着老板的面发表意见。
谁需要参加会议？
与会者尽可能少。更紧凑的小组可以确保会议更为专注。如果需要，您可以邀请更多贡献者参加后续会议。
例如，对于制造企业，最精简的团队应包括：
- 对制造流程有着总体了解的团队成员
- 操作 Z 型部件生产机器的团队成员
- 了解客户的团队成员。
通常需要参与生产和不参与生产的团队成员一起才能找到最佳解决方案。
例如，Z 型机器操作员了解机器的限制条件以及清洁和重置机器所需的时间。工程师从大局出发，可以寻找改变设备组装顺序的方法。
解决方案：对于公司 A，Z 型部件是组装过程中的第一个部件。对于公司 B，Z 型部件将是最后一个部件。团队可以先组装一套不带 Z 型部件的设备。公司 A 和 B 均能按时收到他们的订单。
会后：
- 跟进与会者
- 了解提议的想法和解决方案是否取得进展
- 确定后续步骤
- 公开征求反馈意见，以改进未来会议
从这些提示入手。利用精心准备的高效会议，打动您的员工和潜在业务合作伙伴。