你可能会想，如果你有更多的时间，你可以在工作日完成更多的工作。
可悲的现实是，我们似乎一直在浪费宝贵的时间。
通过使用有效的任务管理系统开始节约你（和你的员工）的时间。 这将帮助你跟踪任务以确定时间浪费在何处，并更轻松地为不断推迟的项目腾出时间。
定义任务管理与项目管理
“任务管理”和“项目管理”听起来很相似。确实如此，但它们是有区别的。
项目管理是一个领导团队执行多项任务以在特定时段内实现目标的过程。
而任务管理是项目管理的基础，因为它涉及在整个生命周期中管理每个单独的任务。这些任务包括计划和分配工作、状态更新、设置时间表和优先级、收集资源以及确定结果。
团队的任务管理对于协作性项目尤其重要，但它也可以帮助团队中的每个人：
- 通过规划他们的日常工作来完成他们的个人任务。
- 确定他们在任何给定时间点需要处理的内容，无论特定任务是否汇总到较大的项目中，都是如此。
了解任务管理系统
时间管理和任务管理系统有很多选择。 你现在的系统甚至可能像待办事项列表一样简单。但是，从长远来看，将时间（有时是预算）投入到较全面的选项中可能会对你和你的团队有所帮助。 毕竟，在节省公司可能浪费掉的时间这方面进行投资永远是值得的！
无论你为团队选择哪种类型的任务管理系统，请确保它包含以下部分：
- 目标 – 定义最终任务或项目目标有助于你纵观全局，但小里程碑也很重要。小目标的成功可以提高团队的士气，从而更容易实现整体目标。 同样重要的是，每个人都要清楚自己的任务，以及如何与最终项目相契合。
- 优先次序 – 你需要确定要在其他步骤之前完成的最重要任务。
- 计划 – 提前了解每项任务的截止日期、资源和限制将有助于设定切合实际的期望。
- 可视化 – 实时查看任务进度有助于你和你的团队了解后续步骤和目标进展。像看板和甘特图这样的工具考虑了单个任务、合作者、资源和时间线，并将它们以易于阅读的视觉流程呈现出来。
- 协作 – 团队的任务管理系统可帮助每个成员查看任务的状态和进度，以便他们能够协同工作。
选择任务管理软件
如果你认为待办事项列表或满是彩色便笺的白板不再能满足需求，对你的团队来说，投资于任务管理软件可能是正确的选择。
在选择下一个任务管理器之前，请考虑以下要素：
- 易用性 – 该软件是否易于使用且较容易理解？不得不学习一种新系统有时是很困难的，因此请确保你的同事能快速上手，而不会有挫败感。 可访问性也很重要。 某些程序在桌面和移动设备上均可使用，无论你和你的团队成员身在何处，都可以轻松查看和更新任务。
- 连通性 – 该软件与贵公司使用的其他软件结合程度如何？这一点可能并不总是关键的，但跨系统连接的软件也将有助于提高易用性。
- 复杂性 – 该软件与你的团队在任何时候进行的任务数量的匹配程度如何？明确输入或输出是否存在限制，以及你是否面临达到这些限制的风险。
- 安全性 – 你是否将敏感数据存储在（或连接到）该系统中？请确保软件提供商信守承诺。与此同时，如果你不确定你所拥有的数据需要何种安全性，请咨询 IT 团队。
从三个步骤开始
恭喜！ 你已经确定了适当的任务管理软件，现在可以开始在你的公司内实施它。 后续步骤：
- 计划 – 为推出该系统建立时间表和里程碑。确定利益干系人以及你将如何与他们沟通进展。
- 沟通 – 通过帮助员工了解新技术将如何使公司受益来激发他们的热情。首先让擅长宣传的员工试用，并请他们帮助你向团队的其他成员传达软件的价值和易用性。倾听并解决预期的问题或痛点（如果有）。
- 培训和实施 – 允许进行持续培训，尤其是在对软件进行调整、新员工入职或纳入软件更新时。
想象节省时间的可能性
无论你是改进了公司现有的任务管理系统还是实施了一个新系统，你都会为此感到高兴。
通过有效和高效地评估和完成任务，你和你的团队将获得充足的时间来处理需要关注的重要项目。 哪怕只是节省几个小时，最终也会对团队的生产力产生巨大影响，更不用说对盈利的影响了。
发展中心团队致力于帮助你启动、管理和运营业务。