随着越来越多的员工在家和户外工作，视频会议已逐渐成为同事之间进行联系的重要途径。在线会议正日益成为我们日常商务沟通和协作中的重要组成部分。
通过与 IT 团队合作，确保员工为虚拟会议做好充分配备，并了解如何最大程度地利用现有技术使员工处于优势地位。这样做还可以帮助员工成功设置视频电话会议，从而为 IT 团队节省宝贵的时间。
提前检查设置
在呼叫之前，员工应该向 IT 确认他们是否具有必要的插件和最新的技术。另外，在会议开始前几分钟，员工应该自行检查所有的摄像头和麦克风输入和输出是否可以呼叫接通。
防止不必要的网络速度减慢
由于网络连接问题，视频和音频常常可能会出现延迟、不同步的情况。为了确保这不会影响到会议，员工可以要求 IT 团队配置高质量的服务，优先向视频会议输出网络流量，确保员工能够在办公室内进行视频会议。拨号的数量过多也会减慢连接速度。出于这种考虑，员工应尽可能只包括主要参与者或让多个参与者使用一个拨号。
IT 部门的洞察力可以提升会议体验
如今的虚拟会议解决方案提供的功能繁多，员工并不总能知晓在线会议中可用的功能范围。IT 团队可以指导员工，如何使用应用内的实时聊天室、协作式白板和直接文件共享工具，以提升下一次通话体验。
制定和共享建议清单
促进成功的一个好方法是让员工和 IT 团队协同办公，制定出可在整个公司内共享的建议，用于确保尽可能高效地运行虚拟会议。每个组织都不尽相同，并且都有特别的考虑之处，这里有一些建议可以帮助员工制定 IT 清单：
- 当使用外部麦克风时，会议组织者和参与者可能需要切换默认设置的“内置音频”并选择该麦克风作为音频设备。
- 为了避免因意外的背景噪音造成的谈话受阻和参与者交流速度减慢，员工应提醒参加人员在发言之前保持沉默。
- 对于那些计划共享屏幕的参与者，应提前安排好一切，避免在会议期间出现意外情况。在会议期间调出选项卡或尝试打开文件都会减慢会议速度并可能导致屏幕延迟。
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