您的工作群聊软件必须具备五种附加功能

毫无疑问,群组聊天改变了我们的工作方式。我们不再需要为了获得问题的即时答案、传播信息或集思广益而亲自安排或进行电话会议。相反,我们可以通过团队聊天来完成这一切,每一个人都可以实时看见并作出回应。

目前,大多数组织都有某种形式的群聊软件,但如果只是用软件和同事谈论项目工作(或午餐计划),那么就会错过一些有助于提高效率以及让互动更有意义的功能—不管是在同一间办公室,还是在世界各地。

要从下一次群聊中获得更多信息,请寻找能够访问广泛的功能或附加功能的服务,包括:

  • 文件协作:一些聊天工具可以真正打开文件并与其他人一起实时工作。这个便利的功能有助于确保所有的想法、更改和更新都包含在一起,并让团队聊天中的每个人都可以查看文档并即时批准它们。当然,如果有人需要额外的时间,他们可以下载文件、编辑或评论,然后上传回聊天中。这样,所有关于文件的交流都在一个地方。
  • 访问软件:在办公室和工作中我们使用越来越多的软件来处理项目,所以理应选择一个与所依赖的其他软件集成的群聊软件。例如,如果使用允许在一个地方存储和组织一个项目的所有文档、图像、视频和音频的文件存储库或库软件,那么请选择一个允许直接从聊天中访问该软件的群聊服务。在聊天窗口中提取文档的功能将使讨论更容易。
  • 历史聊天记录:允许查看整个历史聊天记录的团队聊天软件可以轻松地记录会议纪要、文档请求或文件更改,并通常可以查看对话内容和说话人。这样的话,如果讨论中有人需要明确,只需点击一下即可。而且,如果有团队成员无法参与聊天,那么他们只需回顾历史聊天记录便能跟上进度。
  • 群组呼叫:当需要与聊天参与者现场说话或见面的时候(而不仅仅是查看其桌面或文档),请寻找一个与最喜欢的视频聊天软件相集成的群聊软件。这样,就可以直接从群聊转到视频通话。
  • 会议调度程序:对于项目经理或任何需要安排会议的人来说,访问会议调度程序软件可以使计划聊天、呼叫和面对面会议变得更容易。有了在一个位置查看所有团队日历的功能,无论是否是现场聊天,都可以方便地计划后续讨论。

团队聊天软件可以让你与共同工作的人建立联系—不管他们与你在同一座大楼,还是在世界的另一半。而且,通过使用内置功能(比如文档协作),并添加到寻求协助的软件中(比如群组呼叫服务),这些软件就会变得更加有用。请确保明智地选择群聊软件,并与一家有着良好历史和对未来的承诺的公司合作。毕竟,你应该不想每年都向团队介绍一个新的聊天软件,所以请确保你选择的软件可以长期使用。

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