你的团队尚未使用的项目管理软件五大功能

合适的项目管理软件可以提高项目经理 (PM) 及其团队的工作效率已不是什么秘密,从内置模板和熟悉的日程安排工具到即时协作和轻松的跨设备访问,所有这些工具都可让人们快速轻松地执行项目。但是组织是否忽略了向他们提供的一些不太明显的工具?

最近的一项研究表明,最受青睐​​的项目规划工具包括文件共享、时间跟踪、电子邮件集成和甘特图。这并不奇怪。但是哪些有用的工具是组织最不常使用的呢?有趣的是,视频聊天、实时聊天、社交媒体集成和移动访问似乎是被遗忘的项目管理软件。但由于沟通被认为是成功的项目管理最重要的方面,PM 们是否是错失金矿了呢?下面详细介绍了五个未开发的资源,以及它们如何帮助轻松高效地执行项目:

1 & 2.视频/实时聊天 – 选择包含集成通讯工具的项目管理软件,使项目团队成员能够在项目内通过语音、视频或聊天进行协作。这对团队的成功有多重要?项目管理协会 (PMI) 的报告发现,公司报告的项目失败的一个主要原因是沟通不畅。项目成功的关键可能是:能够使用旨在快速安全地传输关键对话的工具,与周围或世界各地的团队成员进行实时沟通。

3.社交媒体集成 - 社交媒体已不仅限于更新 Facebook 和通过推文发布最新动态,它还可以提升团队和项目利益干系人之间的沟通级别。研究发现,使用社交媒体可以促进“闲聊”,而这又可“增进了解,帮助建立密切关系,创造更具教养、支持、协作和信任的环境。” 那么,为什么不利用这些好处来帮助推动项目成功呢?例如,使用具有企业社交功能的软件(如 SharePoint 中的专用 Yammer 新闻源)可与同事实时沟通项目细节。

4.移动访问 - 使用在 Windows、iOS 和 Android 上可用的软件对于确保每个人都可以在其所选设备上更新任务并随时查看时间表和报告来说至关重要。时间跟踪是成功的项目管理非常重要的组成部分,因此必须找到可让团队成员随时提交更新的解决方案。改善的时间和任务条目可供项目经理即时查看,从而更快地做出明智决策。

5.发起人友好型设置 - 在被认为是“高绩效”的项目中,超过 80% 的项目都有发起人积极参与。研究一次又一次地表明,执行发起人对项目从头到尾的支持对取得成功至关重要。虽然发起人不会参与日常工作,但是他们应该有足够的访问权限,这样他们就可以掌控项目的进度和利益,在需要的时候为团队提供支持,在任何可能的情况下维护项目权益。也就是说,必须使用相应的软件,让项目管理办公室 (PMO) 或发起人能够在无需其他帮助的情况下管理项目组合管理 (PPM) 设置。

随着越来越多的团队开始远程办公,甚至在全球范围内工作,沟通技巧和时间管理比以往任何时候都更加重要。使用可让利益干系人通过专门的项目站点随时进行管理,并快速分享最新更新、对话和项目时间表的工具,可让每个人保持联系并随时了解相关信息。了解有关如何更加深入了解项目执行情况,以及如何降低预算和实现更多节省等等的详细信息。

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