五招让群组聊天窗口成为最佳工作场合

无论你的团队是远程办公、远程协作,还是只是在办公室隔间工作,商务聊天软件和应用都是当前工作区的必备要素。能够将许多不同的协作工具合并到一个单一的 Web、桌面和移动应用程序中,难怪它们会变得越来越流行。事实上,根据最近的一项调查,在过去一年里,团队聊天应用程序的使用率急剧上升,从 2.4% 上升到了惊人的 33.3%。无论对于小型、中型组织或者企业组织,团队聊天都是一个不容忽视的工具。下面介绍了五种使群组聊天成为最佳工作场所的方法,提供了一系列省时省钱的解决方案,包括:

  1. 避免不必要的电子邮件。如果一直以来你收到的电子邮件塞满了收件箱,那么你就会明白对于现在的工作者来说这是一个大问题。因此,在接受调查的 22%(超过五分之一)的在职专业人员中,他们接收到的工作电子邮件有一半甚至更多都与他们无关,这一点也就不足为奇了。更糟糕的是,11%(超过十分之一)的在职专业人员表示他们的收件箱里塞满了多达 75% 甚至更多的不必要的电子邮件。这浪费了大量的时间和资源。合适的办公室聊天解决方案使你可以根据工作流程或主题为每个团队创建不同的聊天渠道,这非常适合定向一对一聊天、消息传送和临时对话。
  1. 为团队协作创建专业中心。创建功能性团队工作区的能力不仅减少了收件箱内的大量邮件,还意味着可以召集所有合适的人员快速访问关键文档和工具、浏览数据、并从团队每天使用的应用中获得更新。还可以自定义通知,这样就不会错过重要的活动和信息。现在,所有内容、工具、人员和对话都可以在适当的团队工作区中使用。请确保所选的团队聊天解决方案可以内置访问诸如 SharePoint、OneNote 和Skype for Business 等主流工具,这些工具可以将快速聊天转为即时面对面的对话。
  2. 为工作日增添一些个性的能力。你知道吗,当我们在网上看到一个笑脸时,它会像真实的人脸一样刺激大脑的相同部位吗?团队应该能够在群组聊天中为他们的数字对话增添一些乐趣和人性,除了使用表情符号还可以使用贴纸、GIF 等。为了增加人情味,请务必选择一个模因/宏生成器,以便可以选择一个图像,然后通过叠加文本来自定义,使它真正成为你自己的。
  3. 在不牺牲安全的情况下进行协作。在选择商务聊天解决方案时,请确保选择具有最佳企业安全和符合性功能的解决方案,包括渠道、聊天和文件的电子数据展示和法律保留,任何时候(静态和传输中)的数据加密,以及多重身份验证,以加强身份保护。
  4. 找到一个无需额外成本的集成聊天中心。找到一个已经包含在 Microsoft Office 体验中的解决方案是一种成本效益高且明智的尝试商务聊天的方法。例如,Microsoft Teams 是 Office 365 中基于聊天的工作区,可以将内容、工具、人员和对话汇集在一个位置。最棒的是,它随 Office 365 商业协作版、商业高级版、企业版 E1、E3 和 E5 计划免费提供,方便你轻松尝试。Microsoft Teams 可在 Windows、Mac、Android、iOS 和 web 平台上运行。Microsoft Teams 支持 Microsoft Edge 12+、Internet Explorer 11+、Firefox 47.0+ 以及 Chrome 51.0+ 上的 Web 客户端。

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