五招帮你改进商务电子邮件格式

每天,收件箱里都塞满了十亿多封电子邮件。对于小型企业来说,要让自己与众不同,并在一封邮件中建立企业品牌形象,可能是一个让人望而生畏的挑战,但这其实比想象中要容易得多。

遵循这五个简单而高效的策略来赢得潜在客户、达成交易、建立品牌并通过有效地使用商务邮件继续发展小型企业。

  1. 为企业创建自定义电子邮件地址—表现出诚意,认真对待正确格式的电子邮件地址。如果使用的是个人电子邮件,可能不能联系到所有潜在客户。所以请把电子邮件格式设置为 yourname@yourcompany.com。
  2. 巧妙使用收件人、抄送密件抄送—消除不必要的回复或收件箱被过度塞满的风险。问自己一些问题,确定密件抄送或抄送行是否是正确的选择。联系人是否彼此认识(或需要认识)?每个收件人是否都需要阅读每个回复?通过将联系人放在密件抄送行尊重收件人的隐私,并在密件抄送字段中添加人员以免出现“全部答复”的错误。写邮件的时候,在完成起草和校对电子邮件后,考虑等待一会儿再填写所有收件人、抄送和密件抄送行。这会消除电子邮件“发送失败”的风险,并让你有机会在发送之前考虑一下自己写了什么。
  1. 写出巧妙的主题行—一个吸引人的或激发兴趣的主题行会增加电子邮件被阅读的机会。创建一个重点突出、具有个人特色并能展示阅读价值和紧迫性的主题行。要创建值得点击的主题行,可将几个基于操作和主题的主题行元素与对读者的附加价值相结合。
  2. 包含清晰的下一步—包括明确的下一步操作的呼吁。无论想让读者点击链接、拨打电话、回复电子邮件或进行其他操作,都要清楚地陈述出来,让他们更容易理解。需要收件人回答问题吗?不要兜圈子。在电子邮件的开头提出问题,并在结尾提示收件人回答问题。
  3. 校对—拼写检查能帮到你的始终有限。不要只校对拼写和语法;还要检查语气是否与主题相符。小心使用笑话和讽刺,因为幽默很容易被误会和误解。还要检查电子邮件最常见的错误之一:提及到附件但是却忘记添加附件。

令人惊讶的是,这些简单的电子邮件策略会产生如此巨大的影响,若将其应用到小型商务邮件交流计划中,便会看到结果。一旦实施了这些策略(最好再额外校对一次),就可以发送电子邮件了。

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