协同办公工具带来更好的团队沟通与协作

当今的劳动力分布范围比以往任何时候都广:2015 年,37% 的员工在某种程度上实现了远程办公。许多公司遍布多个位置,业务合作伙伴也遍及全球。这类公司不仅实际办公位置分隔甚远,同一公司内的团队也按项目和部门相互分隔。然而,这些障碍导致了沟通壁垒,加剧了分隔,限制了团队协作。

这些壁垒可能会对企业造成严重的有害影响。它们会在团队之间制造障碍,经常会破坏整个组织内的沟通。而且还不止这些。让我们来看看这些壁垒对公司造成的更广泛的影响。

  • 限制沟通,阻碍文化 – 孤立的团队最终会抑制公司文化。员工渴望沟通顺畅、彼此协作且生机勃勃的工作环境。他们希望感到舒适,并感受到自己是团队的一员。事实上,47% 的员工发现当同事们讨论工作职场上的成功时是很鼓舞人心的。
  • 导致重复工作 – 你经常都会沮丧地发现,公司里的其他人(很可能是在另一个团队或不同部门)在做同样的工作或寻找相同的信息。如果团队对其他团队的项目一无所知,则会严重影响企业的生产力
  • 阻止人员获取所需信息 – 对于需要互动的工作者,其工作周期内平均 20% 的时间都用在查找内部信息或者跟踪可帮助完成特定任务的同事。

下面介绍了如何利用通信工具来打破壁垒,使员工能够以前所未有的方式分享想法。

简化文件管理和存储

应在团队、工具、设备和部门之间无缝共享文件。可通过一个平台或一套良好集成的工具在组织内的人员、内容和业务应用之间建立明确的联系。此类套件中包含团队网站,可帮助员工协作处理文档、存储信息和管理项目。这样就可实现跨团队实时文档共享和编辑,并支持多个级别的协作,同时提供一个易于找到所有内容的位置。

为了提高生产力,应可从几乎任意位置访问团队网站,并确保信息安全可用,且支持使用移动设备进行远距离协作。

拓宽团队或项目沟通与协作工具的使用范围

不定期互动的团队往往不了解其他人在做什么。为跨组织沟通而建立的企业社交网络有助于打破壁垒与隔阂。员工可以创建跨公司和跨部门的小组,以分享兴趣、成功和学习为主题,以解决问题,一起集思广益。组织还经常面临管理和执行壁垒,这是由组织层次结构、内部沟通实践和公司文化造成的。可以通过在团队通信工具中创建小组来打破这些层次结构障碍,使员工能够与高管进行双向对话。

改善人际关系

使用易于访问的通信工具(如 IM、语音通话和视频会议),员工可通过多种方式与同事联系。如果员工可自行选择沟通方式,并且可从几乎任意位置与同事联系,那么他们更有可能彼此联系,并建立更强大的人际关系。

合适的协作工具有助于减少沟通障碍,提供更好的资源获取机会,并帮助团队提高生产力。

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