五大理由让电子邮件归档成为史上最强邮件功能

无论是否在公司工作,每天都可能发送和接收多封电子邮件。它提供一种快速便捷的方式与同事、客户、朋友和家人进行通信。当然,电子邮件是一种非常受公司欢迎的通信工具,部分原因是它可以记录对话并且可以充当信息的可搜索存储库。

事实上,研究表明一个组织四分之三的知识产权都包含在电子邮件和消息系统中。这意味着必须保护此类数据,而不是仅仅将它们移动到废件箱。但是,保留过多的信息可能会导致公司的存储服务器超负荷。

所以最佳解决方案是什么呢?

电子邮件归档早已屡见不鲜了。此工具已问世很多年了,那很多公司为什么不使用它?以下是使用电子邮件归档解决方案的五个优势:

  • 存储。 电子邮件数据存储在活动服务器上时,随着服务器不断填满,可能极大地降低性能。仅有的其他选择是完全删除电子邮件(这样重要数据会永远丢失,并不是明智之选),或者将它们存储到其他位置。电子邮件归档采用后一种选择,将数据移动到安全的站外服务器或云环境。一些解决方案使用高级压缩和/或删除重复功能来减少归档所需的磁盘空间,有时候能减少 50% 或以上
  • 还原。 依赖于已有的适当备用解决方案,电子邮件归档可以加速还原数据的进程。这是因为归档的数据占用的空间更少。此外,由于主邮件服务器的数据负荷减轻,未归档电子邮件的还原将更加快速便捷。
  • 安全性。 旧邮件“在视线之外”或存储在其他位置并不意味着它们不受到与活动收件箱环境中的电子邮件一样的保护。如果获取了合适的电子邮件归档解决方案,那么数据永远受不间断的数据备份和顶级灾难恢复功能保护。为了获得最佳服务,请寻找具备以下条件的提供商:提供可靠性、可用性和性能,确保 99.9% 正常运行时间,并且在财务上支持服务级别协议。
  • 生产力。 当活动服务器陷入大量电子邮件数据时,搜索特定电子邮件或特定主题可能变得艰难而又缓慢。此外,通过除去电子邮箱配额并设置自动电子邮件归档,员工不再需要花费时间删除电子邮件或者像从前一样将其移动到 PST 文件。最后,如果你为员工提供轻松访问归档和备份电子邮件数据的能力,则为他们赋予了权限,这意味着他们不需要雇用 IT 部门为他们完成此操作。
  • 符合性。 大多行业都要求组织保留业务记录,并且由于电子邮件常常包含此类记录,因此总是禁止删除它们。特定行业(例如卫生保健、财务服务、制药和能源)甚至对关于必须保留的业务记录做出了更加严格的规定。

考虑电子邮件归档解决方案时,请记得研究提供商并选择一个具备以下条件的提供商:提供用户友好的解决方案,允许你控制解决方案,保持高标准的安全性和可靠性。

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