使用易用的任务管理器执行任务

对某些人来说,保持井然有序是一种生活方式。他们会提前几周制定好菜单和购物清单,也会跟踪所有的工作项目,并且似乎总是知道按计划应该做什么、下一步应该做什么、应该关心什么,他们从不曾错过截止期限。但如果你在时间管理方面有困难,或者需要管理有很多参与者的大型项目,又或者只是想要以更好的方式掌控待办事项列表,则可以通过任务管理器获得一些额外帮助。

任务管理软件不仅可以帮助你更高效地工作,确定自己和他人项目的优先顺序,甚至还可以帮助你在工作和生活之间达到更好的平衡(因为你不再时常担心忘记完成某项工作)。

当然,你要使用最好的任务管理器,但如果你不熟悉任务管理领域,将难以确切地了解你需要使用哪些特性和功能。因此,我们将介绍很多人在寻找的一些重要特性,以及这些特性如何改善你与他们合作和独自作业的方式。

  • 项目中心:所有项目都集中在一个位置,你可以跟踪你在一个或多个项目中的任务以及与你合作的团队的任务。在项目中心,你应该能够清楚地看到每个人的进度,这意味着参与该项目的任何人都应该非常了解现在到期的任务、即将到期的任务和整个项目的计划完成时间。
  • 任务接受:如果你是项目经理或团队负责人,那么你的任务管理解决方案应该能为项目中的每个人提供接受任务的机会,并允许项目中的其他人看到已经参与到这项工作的人员。这样就不会混淆职责范围,也避免了重复性劳动。
  • 依赖任务触发器:理想情况下,完成一项任务后,项目中心应让负责任务的下一个人知道自己的文件已准备就绪,可以开始操作了。例如,如果你从事建筑业,在任务管理器中将建筑施工图标记为完成后,系统会自动提醒你的同事该提交图纸,获得建筑许可,从而确保工作流顺利开展。
  • 任务管理器应用:如今员工的工作地点非常不固定,因此选择在手机和平板电脑上的工作效果和在笔记本或台式机上一样好的任务管理器才有意义。你可以使用任务应用访问在办公室访问到的同样的信息,无论你身在何处,都可以跟踪项目。
  • 文件存储:任务管理软件还可用于存储和整理文档、电子表格和图像等资源文件,在很大程度上帮助确保你始终处理正确的信息。如果可以将特定文件附加到特定任务,那就更好了,因为这样有助于进一步减少信息与任务之间对应关系的混淆。

选择合适的任务管理器可以轻松进行跟踪。如果通过工具可以将任务分配给自己和小组中其他人,就很容易让每个人确切地知道需要完成的任务以及预计完成时间。如果能够将文件附加到任务,团队就不必在开始工作之前搜索正确的文件、数据或信息。对于经常出差或远程办公的团队来说,通过使用任务管理系统,每个人都可以在出差或远程工作时掌控任务,更容易在办公时间高效工作,从而真正享受他们的休息时间。

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