项目管理软件等项目规划失败的6个隐蔽原因

糟糕的项目代价高昂。项目管理协会 (PMI) 的一份研究显示,事实上,组织每向项目和计划投资 10 亿美元,就会产生高达 1.09 亿美元的损失。而且项目越大,失败的代价越高。另一份行业报告显示,与小型项目相比,大型项目的彻底失败可能性是前者的 10 倍,延迟、超出预算和缺少关键特性的可能性是前者的两倍。虽然中小型项目可能不像大型项目那样危机四伏,但任何相关工作人员都知道他们无疑也面临着自己的困境。

那么,导致这些或大或小的失败的罪魁祸首是什么?根据 PMI,项目失败的常见原因包括组织内部优先事项的变化 (40%)和资源有限 (20%)。虽然有些原因可能不受项目经理的控制,但很多原因是可控的。

关于项目计划为什么很快出错,以下列出了六个深层原因:

  1. 静态方法 – 如今,项目有很多移动部分。无论是从事市场营销、人力资源、IT、制造业还是其他行业,任何项目如果缺乏敏捷性和灵活性,相当于被宣判了死刑。随着项目管理软件解决方案和应用程序的采用,敏捷项目管理已在近几年成为趋势,而且根据 PM Times 的报道,它在“当下和未来会变得更加重要”。 普华永道的研究显示,Scrum 是完成复杂任务最常用的敏捷框架 (43%),其次是精益和测试驱动开发 (11%) 和极限编程 (10%)。尽管与非敏捷公司相比,敏捷组织的收入增长速度快 37%,且获得的利润高 30%,但据悉,频繁使用敏捷的公司所占比例尚不足三分之一。
  2. 低端软件解决方案 – 选择购买功能匮乏的低端工具,而不是投资性能优异的软件解决方案,这是许多公司犯的另一个错误。令人惊讶的是,有些公司 (23%) 甚至完全不使用项目管理软件。但高绩效公司 (87%) 都明白借助项目管理 (PM) 软件提高效率并增强功能的重要性。但并非所有软件都具备相同的功能。成功的公司在选择新的项目管理软件时,最看重的特质是可靠性、易于集成性和易用性。优异的软件应也能与 Office、Office 365、Skype、PowerPoint 和 SharePoint 等常用热门工具无缝集成,并能提供领先的基于云的项目管理服务,提高灵活性和安全性,同时降低技术复杂性。
  1. 虚拟团队的沟通效率低 - 若团队成员通常在全球各地,跨不同时区、不同文化和语言进行远程办公,那么沟通技巧和时间管理较之以往更加重要。使用可让利益干系人通过专门的项目站点随时进行管理,并快速分享最新状态、对话和项目时间表的工具(如优异的项目管理软件所提供的功能),可让每个人保持联系并有条不絮地开展工作。
  2. 缺乏高层管理人员支持 - 是否有利益攸关的高层发起人从始至终为项目提供支持,是项目成功与否的重要因素。然而,仅不到三分之二的项目有积极参与的项目发起人提供明确的方向或帮助解决问题。缺乏时间往往是一个问题。因此,在项目开始之前,发起人和项目经理应开会讨论时间投入、报告、会议、升级问题等事项。此外,必须使用相应的软件,让项目管理办公室 (PMO) 或发起人能够在无需其他帮助的情况下管理项目管理设置。
  3. 不符合组织的目标和策略 - 项目目标不明确是导致项目失败的最大因素之一。然而,组织报告显示,平均五分之三的项目都未能实现一致的业务战略。理解公司的关键战略重点,然后以此为标准对项目进行检查,查看其是否符合企业/部门战略目标,这一点至关重要。这应有助于确定项目的优先顺序和终止那些优先级较低或与总体战略无关的项目。这不仅节省了宝贵的时间、精力、金钱和资源,还有助于为好的项目提供例证,从而获得所需的执行支持。
  4. 沟通不畅 - PMI 发现,公司报告的项目失败原因中,沟通不畅是主要原因之一。幸运的是,最新的研究表明,购买合适的项目管理软件似乎可以显著改善内部团队沟通以及与客户的沟通。项目成功的关键是:能够使用旨在快速安全地传输关键对话的工具,与周围或世界各地的团队成员进行实时沟通。

从简单的问题到复杂的问题,包括其间各种难度的问题,一个项目可能会遭遇重重陷阱阻碍。但是每个陷阱都有相应的解决方案。项目失败时,低绩效组织浪费的资源比高绩效组织多了近 12 倍,因此施行那些亟需的变革刻不容缓。

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