规划的未来:云端在线项目规划

对于几乎所有公司来说,不论公司规模大小,要变得以及保持尽然有序,必须具备项目管理。公司有多种项目管理工具可供选择,用于帮助管理资源、预计和控制成本、与多个团队成员有效沟通,以及跟踪任何给定项目的进度。虽然有部分工具以软件的形式安装在单独的网络计算机上,但大部分工具都是基于 Web,换言之,可以在云端使用这些工具。 

云端项目管理工具的优势

你可能看到“云计算”一词就觉得恐惧,但请花时间想想它的真正含义。虽然本地项目管理工具占有一席之地,但基于云的软件具有诸多优点,其中包括:

  • 前期成本低。 使用本地项目管理软件时,必须为很多方面投入资金,包括软件许可证、服务器硬件、IT 支持人员以及漫长的部署等等。而基于云的解决方案通常只需要按月或按年交费。
  • 比以往更安全。 不管许多企业高管过去如何认为,云所提供的安全性与本地解决方案一样,公司根本无法控制物理服务器。正如福布斯最近发表的一篇文章所言,“云计算不再是一种矛盾体。”
  • 随时随地访问。 只要连接到 Internet,就可以在云端访问在线项目管理软件。由于访问是通过 Web 浏览器实现的,所以团队成员也可以通过计算机以外的设备查看、编辑和管理文档。
  • 团队紧密联系。 即使员工之间相隔数英里,基于云的解决方案也会让他们感觉自己属于一个联系紧密的整体。由于每个人都会即使收到更新,所以任何与该项目相关的人员都不会错过对话。此外,可以在项目空间而不通过电子邮件开展对话,并且可以存储对话内容供将来参考。
  • 提高工作效率。 由于所有项目摘要、任务、文档、新闻推送和日历保留在一个集中位置,所以基于云的项目管理软件可节省时间。节省时间即提高工作效率。此外,集中位置让团队成员可以随时随地访问项目文档。
  • 实时通信。 在使用云端项目管理软件最大的一个好处是能够在信息上传到项目工作区时立即提供快速反馈。此外还可以提高工作效率,因为减少了需要重做的工作实例。
  • 基于最新数据制定决策。 作为一家希望获得并保持盈利的企业,不只凭一时的心血来潮做决定是非常重要的。由于基于云的软件是即时更新的,所以你可以轻松获取必要的信息。此外,大多数工具都会内置报表,为你提供做出业务相关决策所需的见解。 
  • 精简 IT。 使用本地项目管理软件时,通常需要内部 IT 人员负责服务器维护。而基于云的软件由服务提供商(或其他资源)提供维护 - 你可以节省时间,免去处理任何更新或漏洞的麻烦,并专注于流畅地运行项目。
  • 即时更新。 本地软件只要有新版本发布就会要求下载更新,而基于云的工具则不同,它会自动更新。无需支付整个应用程序套件的升级费用,也不需要等待 IT 团队调整时间来实施更新。 

寻找最佳的基于云的项目管理软件的步骤

很遗憾,开始使用新的项目管理软件并不像理解本地和在线项目规划解决方案之间的区别那么简单。为公司选择最佳解决方案需要一些步骤,但为了最终结果,这点辛苦值得付出。按照以下步骤确定合格的服务提供商。

第 1 步:进行需求分析。

这并不让人惊讶,但每个公司情况不同,规模、目标和需求都有所不同。这意味着应该由公司确定最合适的解决方案。请确保让产品的实际使用者在讨论中发表意见。考虑一些因素,比如项目只涉及内部员工还是还涉及外部客户,或者需要运行哪些类型的报告。了解需求后,就可以更加轻松地根据提供的特性评估服务提供商。

第 2 步:研究、研究、研究。

在寻找服务提供商时,请注意提供以下特性和功能的提供商:

  • 企业级可靠性 
  • 能够快速添加团队和项目
  • 快速提供项目组合见解的报表功能
  • 熟悉的环境,或至少是易于浏览和使用的环境
  • 能够在一个位置查看和处理任务
  • 使你能够有效地规划和管理任务的调度功能
  • 用于数据驱动决策的摘要仪表板
  • 全天候 IT 支持
  • 持续数据备份、灾难恢复和全球冗余数据中心
  • 可随业务一起发展的可扩展解决方案

第 3 步:进行试用。

你在买车之前会试驾,同理,应该在实施之前试用项目管理软件。通过试用,可以深入了解工具的功能,并可以想象该工具在与你类似的环境下的工作状态。

第 4 步:考虑实施的时间表和流程。

如果决定使用基于在线的工具进行项目管理,那么它是否与当前的应用程序兼容并不重要 - 本地解决方案才会考虑这点。但需要考虑调动人力和财力进行切换的时间,然后与所选服务提供商协调以实现切换。

第 5 步:实施和培训。

你终于实现了一个新的项目管理软件解决方案。恭喜!但很抱歉,你的工作还未结束。确保员工获得所需的培训是非常重要的,以高效使用新工具。安排多次会话,这样每个人都可以安排时间参加培训。此外,创建实践项目,让每个人在实际使用工具前都有机会探索和熟悉其功能。

云项目规划和项目管理是未来的趋势。找到一种合适的工具,跟上潮流。

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