项目经理指南:如何实现完美项目规划

成为项目经理就像在空中抛接盘子的杂技表演者一样 – 并不容易。这项工作对于许多方面都有持续不断的要求:时间、需要跟进的客户、在几乎不可能的超短时间内完成大量工作的压力等等。

但这也是一个必不可少的角色,可以为公司创造非凡的价值。事实上,根据普华永道的研究,超过 60% 的项目失败与内部问题有关,如资源不足或错过最后期限,项目经理可以帮助避免这些情况。

此外,随着行业的不断发展,越来越多的公司意识到可靠的项目管理的重要性。具体而言,一家独立项目管理协会的研究估计,2010 年到 2020 年全球将新增近 1600 万个项目管理职位,而该行业可实现 6.61 万亿美元的增长。所有这一切表明,无论雇主是谁,管理项目都需担负重大职责。无论你是正式的项目经理还是仅仅领导一个项目,以下七条建议都有助于确定项目方向,为项目成功铺平道路。

建议 1:为项目制定明确的目标

着眼大局,确定想通过这个项目达成的目标。如果客户或外部利益干系人参与了项目,则外部源显然有助于确定目标。应该考虑的首要目标包括:

  • 防止范围蔓延,这意味着要防止项目范围扩大。
  • 不超出给定预算。
  • 完成项目的所有方面。
  • 提供优质的工作。
  • 按时完成工作。
  • 提前获取正确的资源。

建议 2:预先设定期望

每个人都应意见统一,以确保项目成功。作为项目领导者,应明确传达你的期望,并要求他人表达自己的期望,这是创立任意项目的重要一步。这些期望应包括团队实现已经制定的目标的具体方式。此外,还需要包括以下内容:

  • 可交付成果清单和截止日期。
  • 范围说明。
  • 定义的角色和职责。
  • 问答过程。
  • 沟通计划,包括计划与利益干系人/客户沟通的频率。

建议 3:概述潜在风险,以及发生危险时的管理方式

我们还得面对一个问题 - 即使你已经计划好了最细节的事项,仍有可能出现意外。那么,优秀的项目经理应该怎么做?当然是制定一个应对意外情况的计划!显然,你可能无法预测项目可能发生的确切危险,从恶劣天气到政治动荡,再到技术漏洞都可能发生,但仍有可能通过风险管理降低风险的潜在影响。

建议 4:减少会议次数

Verizon Conferencing 的研究发现,仅 22% 的会议被认为“极富成效”,44% 的会议被认为“富有成效”。 剩下 34% 的会议被认为只有一点或根本没有成效。显然,会议是项目规划的必要组成部分,但要真正考虑是会议能最好地利用你的时间,还是使用电子邮件或其他沟通形式(如使用项目规划软件,在无需会面的情况下共享文件、分配任务和交流意见)也可以达到相同效果。花在会议上的时间越多意味着花在实际可交付成果上的时间就越少。在发送又一个会议邀请之前请考虑到这一点。

建议 5:规划完美的启动会议

谈到会议,启动会议为整个项目奠定了基调。在规划此次会议时,请务必遵循以下标准:

  • 邀请合适的人员并确保主要参与者可以出席。
  • 创建说明会议内容的详细议程。这将帮助每个人跟上会议进程并理解会议目标。
  • 确定这可以是在线会议还是需要亲自主持。这将取决于项目规模、是否与新客户合作、项目预算等等。请记住,面对面会议通常规划起来更为复杂,也更昂贵,尤其是在需要到异地去参加会议时。
  • 如果主要参与者无法出席,则需重新安排时间,因为没有他们参加的会议是没有意义的。你通常需要举行另一次会议来更新他们的信息或获取他们的意见。
  • 在制定议程之前,一定要了解会议的要点,以及人们应在会议外了解的信息。

建议 6:在整个项目过程中制定报告

知道项目是否正常进行的唯一方法是制定一致的报告。这通常可以通过项目管理软件程序完成。报告有助于衡量资源分配的效率,并确保可达到预算目标并如期完成。

建议 7:获取正确的工具

虽然市场上有很多项目管理工具,但它们各不相同。确定你的真正需求,并比较相关产品。至少要选择一种可让你完成以下工作的工具:

  • 组织和链接任务以创建时间表和计划。
  • 分享见解,帮助更好地交流进度。
  • 快速了解界面的使用方法。
  • 自定义计划以满足团队的需求。

尽管成为一名出色的项目经理很难,但仍然是可以做到的。你只是需要技能、实际知识和适当的工具来完成工作并取得正确的结果。

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