流程图制作软件的非常规用途

任何一款流程图软件都标准配备有这几个基本特性:模板布局和形状、自动格式化、云兼容性。然而,更高级的选项则不止这些,还允许将图表链接到外部数据源。数据链接使用户可以通过更改存储在电子表格或 SQL 数据库中的信息来更新他们的流程图。当流程图在团队范围内共享时,这一点尤其有用,因为可以在所有设备和位置之间轻松、即时地交流重要的状态更改。数据链接的常见用途包括管理预算和跟踪假期。

正如你可以想象的那样,数据链接使高端流程图软件极具灵活多用。这是其中一种可能被想象力所限制的情景。如果是这样的话,下面这些想法有助于让你的创意源源不断。

分配资源

那些负责管理和分配团队时间和资源的人通常都很难做到。他们经常需要有关利益干系人可用性的最新信息,而这些信息并不总是可用的。即使当这些信息可用时,它也很可能是零碎的,跨越不同的格式和消息。最好是一个提供可靠信息的中心,通过简单的视觉来传达信息。幸运的是,数据链接可使之成为现实。

操作步骤:

  1. 创建一个基本图表,其中包含的图标或图像代表项目团队的每个成员
  2. 将此图表链接到共享电子表格,其中利益干系人可以标记其估计的可用时间
  3. 为每个利益干系人的可用性选择一种可在图表中直观地表示的方法,例如更改颜色、形状等
  4. 根据从每个利益干系人的视觉状态中获取的信息,准确快速地分配任务

预留正确空间

我们都知道,工作区正在发生变化。灵活、协作的空间正在替代隔间和办公室;笔记本电脑和办公室内的移动性逐渐取代了个人办公桌。考虑到这些变化,许多公司(尤其是拥有多层或多栋大楼的大型公司)可能希望为员工提供一份随时更新的记录,说明哪些工作区域是可用的,哪些是预留的。数据链接可以提供一个简单的解决方案。

操作步骤:

  1. 创建一个(或多个)图表来映射公司的平面布置图
  2. 将此图表链接到共享电子表格,员工可以在其中针对特定时间预订房间或区域
  3. 为已预定的房间或区域选择一种视觉表示方法
  4. 在公司共享该图表,这样整个团队就知道哪些空间是可用的

标记进展

流程图软件对于可视化主要业务流程显然是很适用的,但它也很适合映射单个项目的各个阶段。不仅如此,它还有助于跟踪上述项目的进展情况。当所有利益干系人都能清楚地看到已经做了什么和接下来需要做什么时,就会大大降低拖延的可能性。数据链接可以使之实现。

操作步骤:

  1. 创建一个图表,其中包含的图标或图像代表项目的各个阶段以及每个利益干系人的参与度
  2. 将此图表链接到共享电子表格,其中利益干系人可以标记已完成的任务
  3. 为已完成的任务选择一种视觉表示方法
  4. 与整个项目团队共享图表,这样每个人都知道还需要做什么,以及什么时候视觉交流可以让不同背景的人快速分析复杂的信息。使用正确的流程图软件,有助于防止发生错误传达和误解。你会如何使用呢?

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