如何選用成效最佳的流程圖

「流程圖」是甚麼? 

流程圖整合不同形狀與文字,讓人一覽看清個別程序或系統,其種類橫跨速成手繪草圖,以至電腦生成的繁複圖表,將複雜概念細分為簡明易懂的部分。無論您從事哪個行業、掌握電腦技術與否,都可充分善用流程圖。 

流程圖在以下情況格外實用:  

  • 記錄及分析工作流程 
  • 開發電腦軟件或網絡 
  • 說明或統一流程 
  • 找出程序中的冗餘、障礙及效率欠佳之處 
  • 為新專案、部門或企業訂定方案或架構 
  • 為涉及眾多持份者的專案進行規劃 
  • 瞭解用戶瀏覽網站或門市的方式 
  • 以插圖說明生產程序 
  • 打造新產品或服務 

 流程圖的優點 

流程圖適用於多種情境,並具有數之不盡的優點,當中包括:  

以視像呈現資訊 

流程圖可在實際投產前,以圖像呈現產品或服務的應有功能、專案的行進方式、又或網絡的運作情況,讓您清晰一覽當中的依屬因素、效益、人手需求,以及稍後影響專案的其他變數,從而節省時間與金錢。 

記錄細節 

有了流程圖製作工具,您將可以數碼方式儲存所有檔案,並即時發佈,甚或建立流程圖範本庫,令所有檔案易於取用,助團隊緊貼動向,公司保持合規。此外,下次需要設計相近圖表時,您更毋須由零開始,旋即有規可循! 

簡化溝通 

流程圖可清晰列出所有細節,協助團隊迅速瞭解手上工作內容、時間及人力分配,減少會議需要及疑問,亦為大家預留更多工作時間。另一方面,流程圖亦很適用於資訊手冊以至員工入職簡介,可為說明文件添加背景資訊,提升現有工作效益。  

易於執行 

網上流程圖範本有助您迅捷入門,其具備簡單自訂、流暢協作與內置版本控制功能,可讓您因應企業所需,打造百分百合心意的圖表,在每個階段尋求同事意見,並清楚得知最新、最出色檔案版本的儲存位置。   

流程圖種類  

流程圖用以說明任何事物俱佳,而大部分人會將之用於以下三大範疇:明智決策、展示進度及呈現數據。正因如此,流程圖一般分為三類,讓我們一覽各類特色,以及相應使用時機與原因。  

1.決策樹 

您可以將「決策樹」想像成「因果流程圖」,讓您根據特定選項製作潛在結果圖表,從而看清現有路線,並衡量各個選項。 

決策樹一般以單一節點 (當前問題) 開始,分岔成兩個選項 (決定),而該選項又分岔出更多節點 (潛在結果)。因性質使然,決策樹特別適用於重點顯示可能性與優點,亦可用來設計演算法,預測結果。 

2.程序流程圖 

程序流程圖可讓您善用圖表的威力,分析推出新產品或服務的活動流程,藉以辨識程序中的缺失及冗餘,尋找需要特定資源、設備或人力之處,揭示潛在瓶頸及問題範疇,並判斷潛在效益。  

除了勾勒活動運作、又或產品或服務供應情況外,程序流程圖亦可用以向新入職員工簡介公司概況,訓練現有團隊,又或協助外部承辦商或顧問瞭解您的業務,以及其個別所屬職位。 

3.數據流程圖 

如須深入討視數據,數據流程圖就可派上用場!這種圖表會使用符號及簡短文字標籤,顯示數據輸入項目、輸出項目、儲存點及路徑,並將資訊融入圖像之中,呈現口頭上難以說清的內容。由於技術團隊及非技術持份者都可以使用這種圖表,致令其適用於向廣泛受眾簡報。  

Notepad 上繪畫的數據流程圖
例子:數據流程圖

製作流程圖的貼士 

製作流程圖不難,尤以使用流程圖範本就更為容易;然而,要令流程圖清晰出眾,還是要花一點心思。那麼,我們現在來看一看製作資訊與外觀俱佳的流程圖有何秘訣吧! 

  • 圖表應簡明易讀—製作流程圖時,務必以用家為本,確保其佈局與構圖都有助讀者一眼看清重點,訂出查看次序。您可以按需要調整對齊方式,使用恰當文法、簡潔標題,並盡量避免專業術語,就能打造出讀者容易看懂的圖表 (小提示:如有疑問,不妨請不熟悉專案主題的人幫忙看看,測試您的圖表是否清晰簡明)。 
  • 格式一致—流程圖所用形狀、字體、顏色及命名規則保持一致,更有助讀者看懂內容。  
  • 巧用對比—用色一致固然是基本規則,但各個形狀其實可採用不同色彩或色系!在鮮明色彩襯托下,每個步驟或行動都會更顯而易見;而如果字體用色與背景對比夠大,圖表即更清晰易讀。 
  • 運用網上流程圖製作工具—網上流程圖製作工具備有範本、內置版本控制與簡易協作功能,並可讓您隨時隨地修改,有助測試不同設計,按個人步伐製作及管理圖表。   

整合流程圖 

無論您要作出決策、講解程序,還是向行政總裁報告數據,將流程圖融入其他業務應用程式或通訊工具,均有助進一步提升生產力。您可以使用流程圖製作器及生產力工具,從文件、檔案、社交媒體網站等資料來源匯入內容,製作圖表。  

此外,您亦可考慮將流程圖加入商業情報 (BI) 工具中,讓自己和團隊進行數據互動,更有效呈現資訊。在內置流程圖及 BI 工具的加持下,一切數據都將轉化為引人入勝的視覺元素,助您製作互動報告,探索詳盡數據,並獲得真知灼見,可作出最迅速、最明智的決策。

要製作流程圖、並為業務引入創新思維,方法層出不窮,歡迎參閱此步驟 指南 ,瞭解詳情,從試算表中的結構數據自動製作流程圖,並深入一覽現代 流程圖製作工具。  

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