極致提升團隊居家工作生產力的五大絕招

我經營 Create & Cultivate 網上平台兼籌辦離線活動,公司屬小型企業,專為夢想創立及發展個人業務的女性服務,並以營造緊密協作的辦公室文化而自豪!我們團隊規模極小,因工作性質而經常一起出差公幹、度過工作週末及舉辦大型活動。 

我們團隊剛開始轉為全職 居家工作 之際,必須作出重大調整,並尋找新方法來保持機構內部溝通渠道暢通,同時維持員工士氣。即使市道景氣,要保持生產力已屬一大挑戰,面對當前時艱尤甚。 

過去幾個月,我摸索出幾個「絕招」,有助團隊提升業務生產力。  

定時小休,減少干擾,充分善用「工作」時間

起初,在團隊完全轉型為居家辦公時,我們曾試圖以與辦公室無異的方式運作。唯一分別在於:要在辦公室快速談論問題,有時只須在走廊簡短會面五分鐘即可,居家工作時則要勞師動眾,召開整整 30 分鐘的 視像會議 、又或被一連串短訊及即時通訊淹沒…除了沒日沒夜的會議外,這些冗長的工作環節亦彷彿觸發了「通訊大轟炸」! 

我很快意識到,此舉會佔去我們太多時間,以致無法進行深入思考或實質「工作」,而我的工作效率更開始下降!很明顯,我需要重新組織每日工作,小至為自己劃出午餐時間,同樣非常重要。否則,我們很容易「朝 7 晚 7」黏在電腦前方,工作與休息界線模糊。 

小型企業老闆仰賴業務為生,如今更承受著比以往都大的壓力,必須保持正常營運步伐—話雖如此,給予自己適當的休息,仍是絕對不可或缺的!  

  • 在日曆上預留私人時間。當我們離開辦公室工作,「上班」彷彿不再意味著什麼,公私界限亦因而消失。要在工作與生活之間重訂平衡,我們可在日曆中添加「封鎖時間」,讓自己在該時段內散散步、吃午餐,與自己靜處,先整理思緒,然後才重新投入工作。透過編排「勿擾」時間,我得以平衡家庭、生活和工作效率。如未有刻意作此安排、並努力付諸實行,我很可能會失去工作動力,完成任務花費時間定比原先更長!設定「封鎖時間」後,團隊成功保持清醒理智,亦有機會暫時擺脫電腦束縛,「充一充電」,就緒再戰。 
  • 工作時盡量減少干擾因素。我鼓勵團隊將聊天狀態設定為「勿擾」,以騰出時間來進行具有生產力的工作。隨著視像通話和 IM 對話增加,我們很多時都處在通訊與工作之間。身處辦公室中,您還可以關門謝絕訪客,家裡則沒有虛擬門戶可達致相同效果。因此,每當我進行重要項目或撰寫建議書時,我會將聊天狀態設定為「勿擾」,避免在我急需專心工作期間收到彈出式通知或臨時請求,引致分心。我發現這方法有助更快完成任務,全程投入專注。 

充分善用雲端

Create & Cultivate 工作的一大部分在於「設計」,我們每日都會製作全新創意作品,需尋求大量意見回應和跨部門合作。猶記得我們還未進入「雲端」的初期,單是要為創新理念尋求共識,已足以令人精疲力盡—我會先收到檔案,然後要發出包含意見附註的電郵,來回溝通,以致電郵串變得冗長複雜,連版本控制都成為問題! 

如今,只要將所有文件保存在同一處,即有助大幅節省時間,減除從 19 封電郵中找出第 7 封以查看舊有意見的需要,並確保目前採用的是最新版本。居家工作實證顯示雲端解決方案的營運價值,尤以共同編撰文件的功能更顯珍貴。 

我會與助理創意總監同時瀏覽作品集,而我可以投進她在個別投影片上需要的影像,讓她即時編定格式;與此同時,我還可繼續審閱,並在第 9 幅投影片上為她留下筆記,先等她完成第 7 幅投影片的文稿後才予以處理。通過對整體流程標記合作,我們得以同時編撰同一份文件,極致提升了共同工作的效率。 

會議錄影,為其他同事節省時間 

在全新居家工作大趨勢下,我們要身兼多職,往往無法有如身處辦公室那般,每次開會都準時到齊—舉例說,「爸媽級」同事要在家給小朋友上課;配偶倆要共用工作空間,開會時間或有重疊…另加其他眾多因素,每日都為我們帶來挑戰。正因重重責任在身,我們有時的確難以參加個別電話會議。  

有見及此,我們團隊開始錄影會議。即使某位同事錯過了若干來電、或會議若干部分,都不必再驚慌了,可在餘暇時自行追回進度。 

我們不必再依賴團隊其他人覆述—只要反覆翻看錄影,即可得知孩子「暴走」或 Uber Eats 司機敲門送外賣那五分鐘談到了甚麼。   

每日問候,瞭解同事近況

身處辦公室,日常會面氣氛較為輕鬆,我們可以從房間大聲呼喊同事,又或在遇到問題時輕推鄰座查詢。然而,開始遙距工作後,這種氛圍則完全無法維繫了,皆因大家要同時兼顧工作與家務,已夠忙碌;而且,我們亦無法像面對面工作那般,頻繁進行「非正式討論」。 

未知因素一大堆,促使我們決定每日結束工作後都互相問候,瞭解團隊在迫切工作上的達標情況。這些「每日跟進」環節不需要長達一小時,只要定期簡短聊一聊便可,毋須佔用隊員大量時間。 

儘管如此,大家卻都能緊貼公司現況了!「每日跟進」有助我們專注工作,提升生產力,同時迅速解決問題,提前掃除潛在障礙,從而避免阻斷進度。 

演活辦公室文化,提高團隊士氣

團隊心情愉快,效率自然更高!面對時局不明朗,Create & Cultivate 以保持員工士氣為先。同在辦公室之際,我們經常舉辦「星期四歡樂時光」等親身接觸的活動,邀請特別嘉賓,一同分享美食,聊個痛快,提升大家活力。 

事實上,我們許多出眾活動巧思都源於這些「歡樂時光」。如今各人留守家中,我們還是希望能維持這種社交聯繫,因此轉用視像聊天,每週舉辦兩場休閒輕鬆的虛擬「歡樂時光」,集思廣益。我們發現:困局當前,團隊之間的溫馨「網聚」彌補了面對面相處時間的不足,同時亦有助大家更妥為適應新環境。 

我們提升士氣的另一技巧,就是每週透過電郵為團隊提供小貼士和建議,內容橫跨電視節目、週末狂歡玩意,以至居家健身構思不等,提醒大家彼此依舊同在,加強團隊凝聚力。  


在這個空前未見的世代,重新評估和調整工作流程變得無比重要,有助我們適應居家工作的大趨勢。傳統辦公室環境中推動生產力和士氣的因素,如今不一定奏效。不過,簡單調整還是可行的。身為小型企業老闆,上述「絕招」幫到我充分善用時間,為自身和團隊保持高效工作,而又不犧牲個人所需的放鬆和充電時光。 

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