免費共享螢幕過程簡單,但您的做法是否正確?

文章角度:本文旨在提供免費共享螢幕的扼要背景,並深入說明如何做好最佳準備,確保用法正確。  

只要您曾與遙距團隊合作、居家工作、又或參加公司全體虛擬會議,都可能見過甚至使用過免費共享螢幕功能。共享螢幕一般是業務生產力工具的功能之一,並可與諸如免費視像會議、免費網上白板等程式配合使用。然而,如果僅擇一為之,概不足以滿足現今世代的遙距工作需求。  

免費共享螢幕工具功能百變,可讓用戶與其他人實時分享電腦畫面,以便各位與會者同時查閱相同內容,減除以電郵傳送文件或圖像等相關項目的麻煩,更令虛擬實時協作變得簡捷,從而提升會議生產力,達致成功。  

免費共享螢幕功能用法簡單,惟亦有「對」、「錯」之分—那麼,就讓我們助您充分善用免費共享螢幕功能吧!  

正文 

正因時間有限,共享螢幕就能助您減省一般在會議上講解若干概念的耗時,因而用途眾多,舉凡網上培訓與支援、建議書演示、審核文件等,都可派上用場。優越的共享螢幕程式會提供不少選項,例如任您選擇在會議上分享個別視窗、抑或整個桌面。  

無論您想共享構思還是迅速講解分析資料與數據,共享螢幕都是理想選擇,並已成為商業世界中的普遍做法,有助促進實時協作,令會議順利進行,而與會者毋須費心透過電郵傳送會議內容。  

大部分人都是「視覺型學習者」;所以,您的受眾亦較大機會理解及記住您在畫面呈現的內容。以下小貼士有助您極致發揮免費共享螢幕功能的成效。 

瞭解所選軟件 

市面上的免費共享螢幕程式選擇眾多,您務必瞭解自己將使用哪些控制功能。儘管上述工具都大同小異,卻還是具有不同的用戶介面和控制功能,而軟件運作方式及所需展示技巧亦有待您認真學習。免費共享螢幕功能有別於傳統投影片簡報,您務必熟悉相關技術,才能用得其所,游刃有餘。 

將通訊工具設為「勿擾模式」 

要是在免費共享螢幕工作階段中收到裝置通知,豈不減慢會議進度,分散注意力,並可能構成尷尬局面?您可先將通訊工具設定為「勿擾模式」,保證簡報畫面上不會出現「不欲外人見之」的訊息。 

清理桌面,或僅共享個別視窗 

一如朋友到訪家中,您也不會希望雜亂無章的桌面破壞大家對您的第一印象。在凌亂的桌面上,您很可能難以找到所需共用的文件,叫與會者分心,更減低您的專業度!如果您暫時沒有時間清理桌面,折衷解決方法是僅共享一個視窗,而不要將整個桌面都曝露人前。  

關閉所有不必要的程式和應用程式 

關閉不必要的應用程式尤為重要,有助避免洩露您的銀行帳戶、公司機密資訊等個人資料。會議之前,請先積極做好準備,考慮是要共享整個畫面,還是僅展示若干視窗。快速清理一下,即可確保您及與會者都不會被電腦螢幕突然彈出的東西「殺」個措手不及。 

安全為重 

網絡攻擊大約每 39 秒發生一次—保障自身及與會者安全,來得比以往任何時候都重要!建議可選擇完全整合、易於配置及安全的免費共享螢幕工具。 

結語 

免費共享螢幕好處多不勝數,當中包括與遙距工作的同事及團隊溝通,同時促進協作。免費共享螢幕功能實用簡易,惟必須用法正確—說到底,您正向外界坦露自己 (通常是私人) 的世界,如準備不足,後果可能從輕度尷尬到災難性變故不等!只有準備妥當,方可避免為自身及與會者帶來負面體驗。  

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