螢幕畫面分享如何改善線上會議

據說遠端工作將成為未來的工作方式。事實上,這正在發生當中。研究發現 54% 的美國工作者一個月至少遠端工作一次,48% 的人一個星期一次,而 30% 的人每天都進行遠端工作。隨著團隊從原本共用一個空間轉換成在家、咖啡廳、衛星辦公室、機場和火車上工作,使用可隨時隨地在任何裝置上共同作業、通訊和腦力激盪的工具比以往更加重要,而且也更簡單。  

例如,視訊會議軟體扮演了召集遠端團隊的關鍵角色。但是,單憑該工具還不夠。在這些線上會議中,還有一個功能強大的上線工具,可讓每個人真正掌握一致的資訊,那就是螢幕畫面分享。 

將會議期間要使用的文件、影像或連結以電子郵件傳送到網站的時代已經過去了。現在,即時螢幕畫面分享功能是讓會議成功且更有成效的決定性因素,您不需再忍受乏味、混亂且相對沒有效率的會議。  

如何才能受益於軟體上的螢幕畫面分享功能,同時大幅提高團隊的效率和成效?讓我們深入了解一些螢幕畫面分享功能的好處,讓線上會議更具生產力: 

深入了解 

  • 親眼所見不但具有說服力,也是實現想法或構想更有效的方法。66% 的高階主管將行動裝置視訊和即時資料共用視為日常通訊最重要的一部分,這一點都不令人意外。但是,這些功能還有其他用途。考量為新員工舉辦培訓會議。即時為所有參與者示範如何同時工作,比口頭說明更實用。該功能能夠增強通訊,提供清晰的視覺效果和逐步示範。  
  • 部分共用作業軟體可讓參與者在會議進行期間彼此聊天,或在使用螢幕畫面分享時開啟另一個視窗與主持人交談。例如,某個人有疑問但不想干擾其他參與者,他可以在不中斷會議的情況下,傳送聊天訊息給其他會議參與者或主持人。這個功能有助於保持溝通管道的暢通,而且不會干擾會議的進行。  

讓每個人保持專注 

  • 螢幕畫面分享可以加速進程,同時確保每個人都能掌握一致的資訊。不只是透過口頭說明 (「記得我們去年為另一個客戶進行相似的專案」),您還能掌控全局並呈現您所說的內容,讓每個人專注在螢幕上顯示的內容。  
  • 透過握有高度的掌控力,您的會議能夠進行的更快、更具吸引力且更有效率,協助您的團隊達成更多目標。  

協助團隊腦力激盪  

  • 無論您在哪個產業,收集全新的構想和創新的解決方案對任何公司的成功都至關重要。腦力激盪便是其中一種方式。在線上會議期間使用螢幕畫面分享讓您能集合所有人來產生新的構想,甚至可以在文件上即時共用作業。  
  • 部分軟體工具甚至提供可徒手畫的數位白板功能,或者提供大家同時觀看文件時可用的註解方法。這表示參與者可透過繪圖、草稿、書寫的方式在共用畫布上發揮創意。   
  • 沒有良好的筆記功能,便無法順利進行腦力激盪。摘要關鍵重點、後續追蹤問題、下一步等資訊十分重要。優質的螢幕畫面分享解決方案會將同時做筆記列為重要的功能,讓您在單一位置輕鬆蒐集所有資訊。  

將會議轉換成真正的團隊合作關係  

  • 螢幕畫面分享不需要只關乎一個人的簡報 (雖然也可以這樣做)。在業務上,團隊合作才是關鍵。如果您希望另一個會議參與者可變更檔案、協助您做簡報或進行示範,您可以將控制權轉交給該名人員。此外,部分螢幕畫面分享工具可讓多個參與者控制並分享他們的螢幕。這個選項可讓每個人保持參與度,因為所有團隊成員都能呈現彼此討論的內容。而且,您可以隨時收回控制權。  

支援遠端工作者 

  • 當您無法在辦公室觀看同事的專案時,螢幕畫面分享可協助您解決這個問題,無論您的同事位於所在國家/地區或全球的任何地方。  
  • 不論正在進行哪些專案,遠端團隊都能更清楚地理解彼此的工作、更有效地共同作業、減少混亂和猜測。  
  • 部分軟體工具還能讓參與者錄製線上會議,使得螢幕畫面分享更加實用。想像您的會議內容有複雜的流程或新軟體應用程式的逐步解說。錄製該會議後,每個人可在需要時稍後再檢閱。 

螢幕畫面分享是非常實用且傑出的工具,能夠真正將遠端團隊集合起來,這是以往達不到的。幸運的是,部分免費會議軟體也將螢幕畫面分享放入重要的功能中,有助於大幅改善日常通訊流程,使得會議更加具生產力、成功且有效率。 

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