如何為專案選定最佳敏捷式方法

現今營商環境日漸繁複,即使只是緊貼小型企業的一切變動部分,已非易事!然而,「敏捷式」專案管理方法有助團隊專注實現業務目標。

「敏捷式」專案管理方法是甚麼?

「敏捷式」管理程序有助您與團隊應對瞬間萬變的業務狀況,會用到迭代工作程序 (又名「衝刺計劃」)。

「敏捷式」專案管理的核心正是工作項目。只要專注於專案之上,即有助團隊定期反思即時需求,對工作流程作出必要調整。採用「敏捷式」方法亦有助營造更高效率、更可持續、更具支援性的環境,讓大家更易交付最出色的工作成果。

一如其他事物,「敏捷式」方法亦不是放諸四海皆通的成功要素,反而具備多個選項,讓我們一覽其中兩個熱門方法:Scrum 與 Kanban,助您選出最適合團隊的一款!此外,我們還會探討「敏捷式」與「瀑布式」混合專案管理方法 (後者比前者的規定更硬性)。

使用「敏捷式」Scrum 方法

「敏捷式」Scrum 方法適用於納入一至兩星期「衝刺計劃」的專案,可讓您與團隊在整個專案生命週期中共同承擔責任。

Scrum 團隊規模一般較小,只有三個典型角色:

  • 產品負責人:這是專案的主要持份者,會定義專案願景、管理積壓工作、勾劃從屬關係、排定需求優次、預測客戶需求,並充當客戶與團隊之間的聯絡人。
  • Scrum 大師/專案經理:此角色會指引團隊,負責籌辦會議、監測進度,並掃除完成工作期間面對的一切障礙。
  • 團隊:這是獨立貢獻者或自我管理團隊,並無正式領袖,會運用個別專長與資源,實現專案目標。

「敏捷式」Scrum 方法簡潔快速,惟不適用於每一種專案、每一位隊員。讓我們一覽其優點與缺點:

「敏捷式」Scrum 方法的優點

  • 持續獲得客戶或持份者意見,有助團隊瞭解其需求,並妥為調適
  • 共同承擔責任,助團隊事半功倍,節省時間
  • 所有人都須負責,藉以提高士氣
  • 每日會議上,可討論及解決問題
  • 開發流程快速,令專案迅捷出台

「敏捷式」Scrum 方法的缺點

  • 團隊必須技藝超群、經驗豐富、全心投入
  • 專案時間緊絀,如有人抱恙或中途離隊,很可能令進度落後
  • 專案持續變更,可導致「範圍蔓延」及延誤 · 要排定每日會議,並不容易
  • 隊員負責多項專案,或會隨工作優次變動而延誤交付進度

「敏捷式」Kanban 方法是甚麼?

「敏捷式」Scrum 方法專注於短促時間線上;而「敏捷式」Kanban 方法則無固定長度的「衝刺計劃」,即工作持續進行,產品亦持續交付。

理論上,「敏捷式」Kanban 看板又名工作板,不會顯示專案或工作的時間線,只會簡單列出項目及交付完成時間,毋須等到達成任何里程碑,即可推出產品。

此外,這方法不設既定職能,不會委任「“Kanban 大師”」負責保持一切暢順運行。反之,全隊都對看板負責,必須靈活變通,應對萬變優次。

Kanban 結構較鬆散,一方面有助促進協作,另一方面亦可能衍生亂況。因此,團隊必須保持溝通,全心投入,自動自覺。請務必一覽 Kanban 的優缺點,決定其是否適合您。

「敏捷式」Kanban 方法的優點

  • 「敏捷式」Kanban 看板嚴格限制目前進行的工作項數,有助團隊專注於真正重要的事項上
  • 只要有工作空間騰出 (而非待所有工作都完成後),即能添加新項目
  • 毋須每日會面
  • 團隊有能力按需要變換方向,而不影響時間線
  • 完成工作後,即可出台,促進持續進步

「敏捷式」Kanban 方法的缺點

  • 因不設時間線,隊員可能會覺得工作不具「迫切性」或「必要性」
  • 沒有人負責確保團隊緊遵目標與最佳做法
  • 正因並無負責人,看板也許會變得過份複雜及不合時宜,因而衍生開發問題,造成混淆

混合方法:敏捷式 + 瀑布式

如果單用「敏捷式」方法不切合您的專案或工作風格,配合「瀑布式」模型即可能恰到好處!「瀑布式」方法簡單列出專案活動,分為線性順序階段,每個階段都仰賴上一階段交付的工作成果,方能推進。

只要結合傳統「瀑布式」方法及「敏捷式」專案管理內置的意見回應機制,您即可揭示開發流程中的問題,從速應對。受惠於混合方法的情景包括:

1.您的專案簡短,交付成果明確,預算固定。採用「瀑布式」方法的結構,揉合「敏捷式」專案管理鼎鼎大名的速度與團隊合作精神,即有助您將專案分拆成各個小部分,鼓勵團隊與客戶/持份者進一步合作。最重要的是:您將可製作出兌現承諾的產品!

2.您的專案須向眾多持份者交代,要減除風險,並在緊絀時間下完成。「敏捷式」方法限制風險及緊貼「死線」的效果出色,而「瀑布式」方案一般最適用於整合資訊與不同持份者的意見。透過採用混合方案,您即能輕鬆滿足各種需求。

混合方法的優點

  • 正因規劃流程採用「瀑布式」方法,團隊可深入瞭解專案要求,並更準確預測所需時間與成本
  • 工作內容分為小規模的迭代環節,可讓您更易應對變幻需求與規定
  • 鼓勵各團隊與持份者合作
  • 接納固定「死線」與預算

混合方法的缺點

  • 對於慣用較靈活敏捷方法的人士而言,也許限制稍多
  • 團隊必須通力合作
  • 專案經理必須擅長定義與指派「衝刺計劃」
  • 工作過程中,持份者與變動太多,有機會導致預算超支,錯過「死線」

重要原則:無論您的團隊規模大小、正在處理歷時數月的大型專案,還是一週即完成的小型工作,專案管理都不可或缺。從 Scrum 方案、Kanban 看板以至「敏捷式」+「瀑布式」混合方針不等,「敏捷式」專案管理方法都可讓您靈活選擇最適合專案的做法,以交付最佳工作成果。

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