遠端或流動辦公室生產力最佳秘訣

從遠端或流動辦公室工作可提供更大的靈活性和業務敏捷性。不過,這並非沒有挑戰,自我激勵至關重要。探索這些其他重要的秘訣如何亦能夠協助提高生產力。 

流動辦公室基礎 

流動辦公室的設置可以協助您在外出時或在臨時工作地點完成工作。有許多不同類型的流動辦公室。有人可能使用他的車,亦有人可能偏好在廚房的桌子上工作。有人甚至可能在酒店房間內流動辦公或臨時辦公。 

Gallup 指出美國所有員工中至少有 43% 有段時間不在辦公室內工作。流動辦公室的優點包括: 

  • 更大的靈活性  
  • 更佳的工作與生活平衡 
  • 節省公司成本  
  • 改善員工敬業度 

但是,大家使用流動辦公室的一個重要原因,就是要完成工作、有更多的工作機會。不用通勤可省下時間,流動辦公室可讓您隨時隨地工作。即使只有 30 分鐘,亦是您稍後不用花在工作上的時間。 

在流動辦公室工作,您將需要一部似樣的手提電腦、一部手機、充電器和可靠的互聯網連線。另外,您還要能夠從遠端存取公司文件和軟件。 

簡化流程可以提高您的生產力,還可以充分減少干擾,以增加您的注意力。 

要享受所有這些省時、簡化和改善生活的好處,您需要有效的流動或遠端辦公室。以下是提高生產力的幾種方法。 

提高生產力

無論您的工作空間在哪裡,都可以嘗試以下策略來提高效率和動力。 

保持井然有序 

別浪費時間和精力在不必要的東西上。退一步確定完成工作手邊始終都需要的東西。把其他任何東西存放在他處以備不時之需。 

接下來,以有效率的方式整理必需品。雲端運算解決方案可以將不同的應用程式整合到單一儀表板中。任何重要的電子裝置和檔案都應該要能裝得下一個拉桿箱中。 

運用技術 

借助虛擬桌面,無論您身在何處,都可以一直存取最常用的工具。即使在流動裝置上,您還是可以存取在總部的辦公隔間內所見的同一個桌面。  

商務協作軟件 讓您進行語音和視訊通話或與同事或客戶聊天。您還可以修訂文件、用白板集思廣益、共用行事曆、安排會議等。 

使用助理 

您無需僱用別人從遠端工作,而可以利用具備了與 Outlook 軟件整合的人工智慧虛擬助理。 

Cortana 是 虛擬產能助理。 iOS 版 Outlook 中「播放我的電郵」使用 Cortana 來管理您的電郵和時間承諾。Cortana 可以您外出時或當您的眼睛和手可能正忙於做其他事情時閱讀收件匣訊息。您不用手亦可以刪除、標幟、回應和取消讀取郵件。非常適合遠端辦公室工作者!  

與您的 Outlook 行事曆和聯絡人整合後,Cortana 還會檢查您的日程安排是否有衝突或根據您的電郵建立新事件。該介面的設計在於協助人們保持井井有條,掌握重要的事情。 

您亦可以讓 Cortana 以男音或女音說話。這可能有助消除遠端辦公室工作的遠離感。這樣至少感覺有另一個人在說話,因為您的貓狗不太可能回話! 

管理期望 

與主管和同事討論該有何期望。您需要提前知道: 

  • 您將如何展示進度 
  • 您何時以及如何向經理報到 
  • 團隊合作的期望 
  • 在營業時間方面您有多靈活 

有些人喜歡流動或遠端辦公室,因為他們可以在任何時候快速工作。其他人則喜歡其設置,但想在固定的辦公時間工作。 

擁抱時間管理 

遠端工作者依靠自己來激勵自己完成工作。認真地進行時間管理: 

  • 為當天設立明確的目標 
  • 使用共用行事曆或專案管理軟件 
  • 設定一個可以接聽電話的固定時間 
  • 專注於結果以衡量成功  

追求自然光 

照明可能不是會想到的第一件事。儘管如此,移到自然採光的區域會有差別。或是遠離電腦在外面走走。運動可以激發嶄新的視角。曬點陽光可以改善心情,並 幫助您睡得更好。    

利用這些重要的秘訣充分利用您的流動或遠端辦公室,以提高生產力。您的效率越高,您的雇主越有可能繼續讓您從任何地方工作。  

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