運用企業內容管理簡化您的內容

行銷素材、合約、電子郵件訊息、客戶簡報和推銷文案、試算表、文字檔、PDF 檔、相片、影片、表單、發票、求職者履歷。組織不分大小,都是內容製造機。建立內容可能輕而易舉,但要井然有序地存放卻是一大難題。

而這時便是企業內容管理 (ECM) 解決方案派上用場的時候了。這類解決方案可讓您在內容從建立到封存的整個生命週期期間,妥善地進行整理及管理。但世上沒有任何一樣東西是完全相同的,而企業內容管理系統也不例外。因此,以下介紹幾項部分功能,不但可協助維持您的內容井然有序 (且易於存取),同時又能協助您的團隊更有效率地運作。

  • 為各式各樣的內容類型提供單一存放庫:選用 ECM 服務,即可讓您在單一位置儲存影片、試算表、影像、文字文件等各種類型的檔案,如此一來,您便能為特定專案或計劃集中儲存所有檔案。
  • 建立主資料夾及幾乎無數量上限的子資料夾:這麼一來,如果您有正在進行中或一年才進行一次的專案或計劃,您只要建立一個主資料夾 (例如「淨山活動」),再為您進行該計劃的各個年度建立一個子資夾即可。在每個子資料夾中,您還可以另外建立子資料夾來存放如合約、志願同意書、行銷素材等。

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  • 輕鬆編輯文件屬性或中繼資料:具備尋找及在文件中編輯檔案中繼資料的能力,您就能節省寶貴時間,並確保檔案標籤標示無誤,以利日後查詢。
  • 控制資訊存取權:並非組織中的每個人都需要存取每份文件,只要使用 ECM,您就可以針對文件、檔案群組、系統的某個完整區域或系統本身套用已定義的權限,以便您密切控制使用者的內容存取權限。
  • 共同作業:部分 ECM 解決方案可讓您建立文件工作流程,以使用您現行的程式按文件導向程序進行追蹤及與他人共同作業。
  • 從企業內容管理系統內部播放媒體內容:對使用影片和音訊檔案的組織而言,能直接從 ECM 播放媒體檔案,即可免除檢視或聆聽檔案前需完成的多個步驟,為團隊省下寶貴時間。
  • 儲存及保護業務記錄和重要法務檔案:防護嚴密的存放庫,不但能將您的記錄儲存在鎖定的最終狀態中,也能讓您在有法定開示時,輕易找到並存取所需檔案。此外,還有所有文件均具備的便利存取功能,可協助您降低整體探索成本。
  • 關鍵字搜尋:可讓使用者按關鍵字搜尋文件和資訊的 EMC 服務,能協助團隊找到他們不知道、卻可能與當下處理專案有關的檔案,為他們省下時間,坐收事半功倍之效。可搜尋的區域應包含文件文字、中繼資料和備註等。除此之外,文件也應可按建立日期搜尋。
  • 可在各式各樣的裝置上存取:選用為桌上型電腦、膝上型電腦、平板電腦和手機用途設計的企業內容管理解決方案,使用者便能在需要時存取所需檔案,無論他們是在辦公室、遠端工作、出外旅行,或外出會議,都能輕鬆使用。

企業內容管理服務提供在單一位置儲存、保護、尋找、操縱及建立檔案和文件的能力,可簡化團隊溝通、專案作業,甚至是法定開示的流程。而無論您的組織只有一間辦公室或在全球均有據點、只有十幾名員工或是數千名員工,企業內容管理系統都能協助您將內容存放地井然有序。

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