善用視像會議方案提升業務成效的 3 大妙法

視像會議功能可為至少兩位用戶連結實時視像畫面與聲音—自「圖像電話」裝置於 1964 年紐約世界博覽會初度亮相後,這項技術就在 1960 年代應運而生。

今時今日,遙距會議的重要性日增—” 福布斯 Forbes Insight 研究顯示:近四分之三受訪行政總裁均表示旗下員工與供應商來自全球各地;三分之二公司現已允許員工在若干程度上居家工作,不僅令上班過程更便利,更有效提升員工生產力,減低資源損耗。

如果隊員無法親身與會,視像會議就是「退而求其次」的最好方法,原因何在?研究指出:即使僅在虛擬環境下面對面看見同事,都有助建立聯繫與互信。2017 年,一項全球調查訪問了幾千位職場中人,” 當中 92% 受訪者認同視像會議有效促進團隊合作,鞏固同儕關係。

然而,虛擬協作要從「不過不失」超脫到「冠絕同級」的水平,中間還是存在重大分野的。所以,您更應採用合適工具,助團隊工作得更聰明;而視像會議正是不可或缺的工具之一。 

視像會議的優點

視像會議可循三種方式提升各大團隊的生產力、聯繫與創意。 

1.網上視像會議

網上視像會議廣為企業採用,是常見的虛擬會議方案,有效提升員工士氣及參與度,尤以遙距團隊為甚。研究顯示:非語言行為在溝通中佔極大比例,單靠語音無法傳遞,必須配合視像畫面。部分頂尖網上視像會議方案亦內置摘錄備忘、即時通訊、排程及畫面共享功能,令工作流程更緊密整合,自當提升效率。許多視像會議工具另有推出流動版本,讓員工隨時隨地登入,參與會議。

視像會議適用範疇: 

  • 每日簡介,又或簡短明快、次數繁多的小型團隊會議 (沒錯—就連這些會議都能受惠於面對面溝通!)
  • 在定期員工會議上,視像會議介面可充當團隊的虛擬「會議室」
  • 與潛在求職者進行面試
  • 與客戶聯繫,分享資料、進度或構思
  • 內部全員會議,會上或披露重要或敏感資訊

2.現場直播

現場直播是另一種成效極高的網上視像會議形式,尤以聯繫貴企業外部人士為甚—您可以向數以萬計的網上觀眾直播會議、簡報、會面、工作坊或現場活動實況。 

另一方面,觀眾亦可實時參與;而您則可錄製活動場面,妥為包裝,日後即成為員工或客戶適用的推廣素材,既展現您的工作成果,亦透過精彩演說或會議令貴企業更引人注目。 

現場直播適用範疇:

  • 開放公眾參與的各類型虛擬活動,包括銷售會及市場推廣
  • 公司大型全員會議 
  • 會議或公司活動上的簡報演講,內部與外部觀眾均適用
  • 虛擬全員會議可透過論壇形式進行,促進員工之間、或公司與公眾的對話
  • 網絡研討會

3.雲端視像互通運作

雲端視像會議是在網上 (而非辦公室) 舉辦的虛擬會議;而「互通運作」則指各項技術系統能相輔相成,互相兼容。雲端視像互通運作的優點在於:即使與會者使用各式各樣的技術或軟件,仍可參與同一場視像會議,對於邀得客戶或獨立承辦商參與的會議格外實用,皆因對方未必具備您用於會議或活動的同一系統。 

雲端視像互通運作的出眾功能:

  • 流暢整合及串連一系列裝置與會議室
  • 在會上與採用不同裝置及軟件的與會者共享資料、資訊板及輔助視像內容
  • 衝破溝通藩籬,鞏固客戶關係

視像會議的一些實用做法

只要試用以上一個或全部模式,不僅提升公司士氣,促進團隊合作,更能將您的工作成果向更大規模的受眾推廣,藉以建立客戶群,達致更佳業務成果。而以下幾個簡單貼士亦有助您實現此目標。 

視像會議的最佳做法包括: 

  • 會議開始前,務必確保互聯網連線以至咪高峰等所有技術工具運作暢順 
  • 訂定議程,推動會議行進,保持焦點一致
  • 每次與一位與會者積極交流,避免多人同時發言,又或全場一片靜默
  • 善用輔助視像內容、共享畫面等協作工具,提升參與度

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