利用這 4 種技巧控制自己的電郵

單單想到無止境的電郵,便會使您不寒而慄嗎?您的信箱是否參雜了一堆未讀郵件和留待稍後處理的任務,且顯得雜亂無章? 

事情不一定要如此。您想要有一個井然有序的收件匣,絕對不是遙不可及的夢想,更比您想像中的更觸手可得。 

像其他任何工具一樣,電郵如果使用得當,可以為您的生活增添價值。有了智能計劃,您便可以將收件匣變成您最佳的通訊拍檔之一。  

您的電郵是您身分的一部分,請小心保護 

此原則可視為電郵管理的不二法門。對於忙碌的人,只將電郵地址交給需要的人,這一點相當重要。如果您的地址出現在太多地方,收件匣肯定會爆滿。  

想要保護身份,便要使用多個地址。「真實身分」的電郵地址應作日常使用;而其他地址則用以填表格或網上購物等等。第二個地址可作接收推廣訊息和其他垃圾郵件之用,這樣一來,您的主要電郵便會維持井然有序。  

很多人掙扎工作與生活平衡的世界上,分隔電郵地址是一個不錯的起點。只要使用 App 輕鬆將您的帳戶全部放在單一位置,但分開管理就可以了。  

不要讓塵埃落定 

在您生活的許多層面,耽擱會導致問題。對於電郵,更是如此。如果在收到電郵後不立即處理郵件,很快便一發不可收拾。  

嘗試安排時間來整理收件匣。例如,您可計劃每天管理電郵三次。早上,午餐後和回家之前完成此任務。處理三次足以讓您充分掌握,而不致佔用一整天的時間。  

善用技術有助於實現這一目標。嘗試 iOS 版 Outlook 中的播放我的電郵功能。此功能可大聲播放電郵,並提供實用的收件匣摘要和行事曆。 

無論您是使用它來查看工作或個人帳戶的收件匣中的最新消息,都可以透過簡單的語音命令收聽或處理郵件,亦可以單指撥動來進行分類。要回覆電郵,只需聽寫一則簡短訊息再發送出去即可。這種方法在早上通勤時或在午餐休息當雙手可能很忙時用來跟上進度很適用。  

堅決刪除 

刪除電郵可能很困難。即使您不認為將來會需要該訊息,也很難按下按鈕。但是您還是得這樣做。  

刪除不相關的電郵非常重要,因為如果不加以理會,可能造成精神上的負擔。收件匣中雜亂的感覺會讓您感到不知所措,即使這些郵件不是必要的。透過定期刪除工作電郵,您可以朝著降低壓力程度,邁出一小步。  

仍然不確定是否可以養成這個習慣嗎?試試一個中間步驟。與其立即刪除電郵,可以 撥動 以安排在更方便的時間回到您的收件箱。否則,不妨移除其餘的郵件,並享受您的周末。  

不需要小說 

我們全都有過不時使用太多文字的過失。在電郵中很容易就長篇大論,但扼要的訊息幾乎肯定可以傳達訊息。 

與同事和客戶以及親朋好友互動時,教自己寫簡短訊息。您可以寫更短的電郵來節省時間,而且您的訊息亦會更加清晰。  

撰寫簡短、有益的電郵是一種技巧。一開始您可能會覺得很困難,但是多加練習就可以輕鬆達成。很快地,您會發現您的大多數訊息只有幾句話。  

此外,您可以使用要點,簡要地呈現一些想法。郵件的收件人會愛上簡練的文字,而您日復一日將可以完成更多工作。 

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