使用這些共同作業工具輕鬆管理遠端小組

如果您假設遠距工作的普遍程度是前所未有的,那麼您是對的。事實上,根據 Bloomberg 調查,「在美國,有 60% 的公司提供遠端工作的安排,而在 1996 年的時候才只有 20% 的公司採取這樣的安排」,而且現在這個趨勢在印度、印尼和墨西哥也都非常流行。這意味著您很有可能已經和遠端小組合作過,或是即將聘用您的第一個遠端人員。管理一支虛擬小組 (或是自己就是小組成員) 有它的好處,但是需要大家彼此信賴。

當然,領導虛擬小組最困難的部分可能就是建立信賴,而且這是需要「感覺」的東西。 然而,領導力工具和各種技術可以幫助您培養與同事和直屬員工之間的情誼,最終可協助您發展順暢而有默契的工作關係、深度的尊重以及相互的信任。四個能有效管理遠端小組的工具包括:

  • 視訊通話:電子郵件非常適合用來進行日後小組可能需要參照的專案溝通資訊,或是用來發送近期會議或 PTO 的快速記事等等,但若是要進行腦力激盪討論會、員工績效審查,或需要更具說服力的場合,最好的方式就是面對面進行會議,而這時候視訊通話就能派上用場了。畢竟,視訊通話可以讓大家看到彼此,感覺大家的個性和情緒,並且可以辨別細微差異和語調,方便所有成員分享想法、進行困難的交談及表達立場。
  • 聊天/立即訊息:領導虛擬小組時,不可能和傳統辦公室環境一樣擁有同等程度的自發性。不過,透過聊天用戶端,您還是可以進行簡短機敏的對話,只是發生的場合不會在茶水間。最棒的是,如果您想一次向許多人說明想法,大多數的聊天用戶端都提供這個選項,讓您可以隨時輕鬆地就想法和問題提出討論。
  • 共用工作區:無論您是管理全球團隊,還是僅與城裡的少數人共事,總會出現需要在某個簡報、客戶交付項目或是內部文件與流程上共同作業的時候。當然,您可以透過電子郵件做到這一切,但是版本控制很快就會變成惡夢,這也就是為什麼需要共用工作區。若能提供一個中心位置,讓小組中的每個成員都能即時使用相同的檔案並看到其他人做了哪些變動,這樣就不會產生版本控制的困擾並簡化建立程序。
  • 共用虛擬工作清單:當您需要跨多個時區和虛擬小組共事時,讓所有人都掌握共用之專案的最新情況是個不小的挑戰。但是透過虛擬工作清單,您的小組 (或是其中的特定成員) 就能看到所有工作的清單以及目前狀態,這樣就能輕鬆分享工作進度並讓所有人掌握狀況。而為了要讓流程更為簡化,有些虛擬工作清單 App 還能讓您在工作中附加檔案、在檔案上共同作業,甚至還能共用筆記並進行交談,不需要額外使用另一個 App,這樣一來,即使排程不同步,也能輕鬆地共同合作。

負責監督全球團隊和/或虛擬員工的任何人都親自體會過遠端管理帶來的挑戰性。但是遠距工作的普遍程度只會越來越高,所以在能滿足您需求的技術上投資,以打造共同作業體驗、發展個人關係,以及交付出色的專案是非常合理的做法。幸好,這種技術已經存在,您只需要找到那個最適合您員工與組織的解決方案。

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