使用更優質的通訊軟體節省時間和成本

無論您是跨國企業經營者或員工,還是客戶遍佈於某個國家/地區、州/省或甚至跨多個國家/地區的小型企業經營者或員工,出差很可能都會是工作的一部分。面對面會議不僅有助於提升商務通訊的效率 (畢竟文件的語調難以從電子郵件或立即訊息內容中推斷),還能讓您與客戶面對面交談,方便您更了解他們。

然而,出差可能會造成極高的金錢和生產力成本。如果班機取消、延遲或改道,還可能會進一步增加公司付出的成本。出差不僅會影響公司,還可能會影響員工身心健康,因為出差會讓他們長期承受時差反應、暴露在有害程度的輻射之下、降低免疫力,以及需要暫時離開家人。這一切都是因為您或您的團隊需要與客戶開會。

當然,某些必須親自到場的會議相當重要,但如果會議的重要性較低,不妨透過通訊解決方案與相隔遙遠的客戶面對面交談。也就是說,視訊會議正是減少出差的關鍵。不過,並非所有解決方案都具備您所需的功能,因此必須慎選通訊軟體。建議您採用符合下列條件的解決方案:

  • 多方 HD 視訊會議。商務會議 App 必須能夠提供多個可讓每個人加入的線上視訊聊天室,並具備 HD 視訊和音訊功能。這樣一來,您就可以清楚看到參與者的影像並聽到他們的聲音。
  • 內容共用。開會時通常都會透過會議室裡的螢幕與所有參與者共用內容,因此視訊會議工具必須能夠讓所有人輕鬆共用文件、App、URL、簡報和畫面。此外,您也需要可針對文件進行即時共同作業的解決方案,方便與其他人共同合作。
  • 整合式產生者控管。直接將產生者工具內建在商務通訊 App 中,方便您透過控制台管理整場會議。部分工具甚至能讓您選擇參與者可檢視的內容,方便您加強對會議的控管。
  • 點一下即可加入。使用者必須執行的步驟越多,使用產品的意願就越低,因此採用的通訊軟體必須簡化加入會議的程序,讓會議參與者只要按一下會議提醒、行事曆等項目,就能毫不費力地加入會議。
  • 協力廠商主機。如果您採用由協力廠商代管的商務通訊解決方案,就能直接取得所需的工具和功能,不需要投資建置任何基礎結構。而且由於所有維護作業都是由代管的協力廠商負責,因此這也可以讓您節省成本。

即使只有一兩位團隊成員搭飛機參加會議,您也需要支出數千元的機票費、住宿費、伙食費和計程車費或租車費,更別提搭乘交通工具所耗費的時間了。如果這種情況一年內要發生數次,那麼您和您的團隊須付出的成本就相當可觀。如果您正在尋找既可節省成本、降低員工壓力,又能讓與客戶的商務通訊保持通暢無阻,建議您試用市面上的某些視訊會議軟體。這類軟體自推出後的十多年來已有長足的發展,相信應該可讓貴公司和客戶在通訊和聯繫上,省下許多寶貴的時間和成本。

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