Office 資料收集摘要

Microsoft 365 和 Office 產品的資料收集摘要

發佈日期: 2026 年 10 月

重要

此摘要適用於設計目的為協助客戶達成更多目標的 Microsoft 365 和 Office 產品，例如 Access、Excel、OneNote、Outlook、PowerPoint 和 Word。如需本隱私權資訊所涵蓋的完整產品清單，請參閱 Office 產品可用的隱私權控制。

必要資料和選擇性資料的概觀

Microsoft 致力於與我們的客戶關係更加透明，並讓他們能夠更進一步控制其資料。此工作的一部分是，我們將主要產品和服務轉移成模型，即從客戶使用之裝置收集的個人資料類別將分類為「必要」或「選擇性」。這樣一來，我們的客戶就能更輕鬆地找到我們收集的資料及使用方法的相關資訊，以對其隱私權做出明智的選擇。

本文概述「必要」或「選擇性」的資料類型、應用程式收集的個人資料特定類別，以及我們的客戶如何變更隱私權設定，以自訂他們與 Microsoft 共用的資料。

必要資料

必要類別中的資料對於讓我們的產品保持最新狀態、安全且按預期運作是必要的。必要資料包括客戶裝置的類型和版本 (以便我們可以提供與雲端服務的連線和確保我們體驗安全的安全性修補程式)，以及診斷資料 (可協助我們偵測重大功能失敗)。

在某些情況下，客戶可以透過決定是否要使用相依於資料的產品特性或功能，來控制是否要收集必要資料。例如，如果企業客戶在雲端中使用 Word 搭配文件儲存和共同作業，我們將收集必要資料，以確保員工的文件在其裝置上保持安全和同步。

必要診斷資料

必要診斷資料是讓用戶端軟體在其安裝的裝置上保持安全、最新狀態，並如預期運作所需的最少資料。範例包括有關裝置上安裝的應用程式資訊，或表示嘗試開啟文件時當機的應用程式資訊。

必要診斷資料可協助我們更快速地偵測、診斷並修正問題，以降低對使用者或組織的影響。如需詳細資訊，請參閱 Office 的必要診斷資料。

必要診斷資料分為以下資料類別：

資料類別	描述	範例
裝置連線和設定	此類型的必要診斷資料包含有關裝置、其設定和連線功能的詳細資料。	關於最近造成應用程式多次當機的使用者視訊卡驅動程式詳細資料，以使應用程式可能停止使用此視訊卡 (改為使用軟體呈現)，直到驅動程式更新。關於使用者網際網路連線的診斷資訊，以了解這如何影響與雲端式服務的連線能力。
產品與服務效能	此類型的必要診斷資料包含裝置或服務健康情況和效能的詳細資料。	擷取正常和非正常應用程式結束的事件，以進一步調查。表示增益集當機的事件，收集其與增益集沙箱相關時的當機原因。如果 PowerPoint 非正常地結束，正在使用哪個功能的資料收集。例如，投影片放映、文件開啟、儲存、編輯、共同撰寫或關機。
產品和服務使用狀況	此類型的必要診斷資料資料包括裝置、作業系統、應用程式和服務的使用方式相關詳細資訊。	用於在 Mac 版 Office 應用程式內購買期間擷取驗證權杖產生失敗的事件。為確定檔案是否成功開啟或儲存而產生的事件。使用「新帳戶設定」體驗，在 Outlook 中新增帳戶的結果。
軟體設定和清查	此類型的必要診斷資料包括裝置上的軟體安裝和更新資訊。	用於確保新使用者首次成功啟動和執行 OneNote 的事件，確保 OneNote 關鍵的迴歸偵測。有關 Excel 中自訂增益集函數的執行階段行為資訊，用於計算執行嘗試次數、成功完成次數、基礎結構錯誤次數和使用者程式碼錯誤次數。

必要服務資料

當您搭配 Microsoft 365 應用程式使用服務時，例如將影像插入 PowerPoint 投影片或更新至最新版本的 Excel，資料會傳送至 Microsoft 處理，以為您提供該功能。這些資料 (我們稱為必要的服務資料) 是 Microsoft 提供這項功能所必需，有助於確保其安全、最新且如預期般執行。

當您與 Microsoft 365 應用程式互動時，連線體驗、Microsoft 365 Copilot 和基本服務都會產生必要的服務資料。

必要的服務資料不是特定的資料類型，例如客戶資料或個人資料 (這些資料定義於 Microsoft 產品和服務資料保護增補合約 (DPA))。相反地，它是透過 Microsoft 365 應用程式與服務互動時需要處理之所有資料的一般描述。它包含下列不同的元素：服務呼叫、內容及服務相關診斷資料。

如需詳細資訊，包括收集並傳送至 Microsoft 之資料的範例案例，請參閱 Microsoft 365 產品所需的服務資料。

針對連線體驗和 Microsoft 365 Copilot，您可以使用我們現有的隱私權控制項和設定來防止必要的服務資料會收集並傳送給 Microsoft。

針對基本服務，一律會收集必要的服務資料，並將其傳送至 Microsoft。您無法關閉這些基本服務，因為它們是 Microsoft 365 應用程式運作方式的關鍵。

選擇性資料

選擇性類別中的資料對於讓用戶端軟體保持安全、最新狀態，或如預期執行，並不是必不可少或絕對必要的。選擇性資料包含使用者從 Word 的圖像庫中選擇使用的圖片 (讓我們可以提供更好的圖像選項)，以及讓 PowerPoint 投影片出現所需時間的相關資訊 (讓我們可以提升軟體效能)。

選擇性資料並非提供應用程式所必需，因此客戶可以決定是否要讓我們收集這種類型的資料。家庭使用者可以在初次設定應用程式時，或在設定完成後，使用應用程式中提供的隱私權設定做出這個決定。在公司或學校環境中，系統管理員可以使用這些工具，為其組織做出決定。

雖然共享選擇性資料不是必要的，但這種資料可協助我們為客戶開發新的和更好的體驗。我們希望客戶與我們共用這個資料，但是無論他們的決定是什麼，應用程式都會如預期般運作。這是我們客戶的資料，因此我們致力於尊重客戶對隱私權所做出的決定。

選擇性診斷資料

選擇性診斷資料是協助我們改進產品，並提供增強資訊來協助我們偵測、診斷與修正問題的額外資料。如果您選擇從執行應用程式的裝置傳送選擇性診斷資料給我們，也會包含必要診斷資料。如需詳細資訊，請參閱 Office 的選擇性診斷資料。

選擇性診斷資料會區分為以下資料類別。

資料類別	描述	範例
裝置連線和設定	此類型的選擇性診斷資料包含有關裝置、其設定和連線功能的詳細資料。	圖形轉譯引擎的轉譯失敗。有關使用者網路連線和速度的資訊。
產品與服務效能	此類型的選擇性診斷資料包含裝置或服務健康情況和效能的詳細資料。	Word 文件儲存活動的效能。當使用者登入 Microsoft Entra 帳戶時，如果事件失敗，則傳送應用程式名稱、版本和錯誤碼。
產品和服務使用狀況	此類型的選擇性診斷資料資料包括裝置、作業系統、應用程式和服務的使用方式相關詳細資訊。	Word 已執行反白顯示文字之命令的指示。表示翻譯工具功能已成功載入和呈現的活動訊號。
軟體設定和清查	此類型的選擇性診斷資料包含裝置上的軟體安裝和更新資訊。	當使用者變更其身分識別時，Word 是否成功更新 Word 使用者介面 (UI) 中的功能區。有關使用者已安裝的增益集資訊，包括 App ID、作業系統組建和版本。

隱私權資訊和設定

Microsoft 提供診斷資料檢視器，以讓您查看在使用應用程式時收集的診斷資料，其中包括必要和選擇性診斷資料。

客戶可以使用的隱私權設定，取決於客戶使用 Microsoft 帳戶 (例如，個人的 outlook.com 電子郵件地址) 或使用公司帳戶或學校帳戶登入。深入了解用於控制個人資料的各種設定：

在組織中，系統管理員要控制是否將必要或選擇性診斷資料傳送給 Microsoft。他們也可以控制使用者可以使用哪些連線體驗。深入了解系統管理員可以使用的各種選項，以管理其組織中的隱私權設定：

無論是在 Windows、Mac、Android 還是 iOS 裝置上使用應用程式，都能使用大部分的設定。

深入了解我們一般如何收集及使用資料：