使用 Microsoft Teams 從遠端工作,保持生產力

如何讓成千上萬名員工在一夜之間從遠端工作?隨著 COVID-19 疫情於世界各地爆發,這是我們 Microsoft 在上週最為關心的重大問題。然後,上週三,我們終於傳送電子郵件給西雅圖地區大約 5 萬名 Microsoft 員工,要求他們在情況允許時,盡可能在家工作。我們原本就已大量使用 Teams,但是全面實施遠端工作的頭幾天,美國地區 Microsoft 員工的使用量大幅增加。截至星期四當天結束為止,交談的使用量每週增加高達 50%,而會議的使用量則增加高達 37%。我們發現客戶的使用量也有所增加,因為世界各地的員工都在進行調整,以便完全於線上開會、交談和共同作業。我們希望協助每個人度過眼前的難關。身為 Teams 的幕後小組,我們投入了許多時間學習如何以最好的方式在家工作,同時兼顧工作效率與健康。因此,我想和您一起分享下列重要祕訣。

開始閱讀之前,我想先提醒您:這些祕訣是我們持續努力,協助每個人在此難關保持聯繫並維持生產力的成果。上週,我分享個人和組織如何免費取得 Teams,以及在此危機中讓服務順暢執行的全方位計畫。我們還分享全球客戶以及員工的精彩故事,包括香港教師和學生如何使用技術進行驚人的線上學習創新,以及位於中國和鄰近地區的客戶找到了哪些聰明的方式來維持工作的進行。不過,客戶也要求我們提供轉換至遠端工作的指導方針。我們會持續在疫情期間提供各項祕訣、資訊以及鼓舞人心的客戶案例,歡迎您隨時回到這裡了解這些訊息。

快速入門

轉換至遠端工作時,有幾個重要的習慣能為您奠定成功的基礎。

設立您的工作區

如果沒有居家辦公室,別擔心。您仍然可以在家中有效率地完成工作。事實上,我們已將 Teams 設計成可以讓您隨身攜帶的虛擬辦公室。即使家中沒有印表機、實體檔案或電話機,您也能直接在 Teams 提取文件、安全地將檔案儲存在適當人員可以存取的位置,以及迅速參與通話和會議。儘管如此,擁有一個專屬的居家工作區十分重要,能讓您保持工作效率並明確傳達請勿打擾的訊息。無論是早餐桌、臥室中安靜的一角、娛樂室裡閒置的遊戲桌,任何能讓您專心工作的地方都能成為工作區。不必擔心這些地方整齊與否,在參與視訊會議時,您隨時都能善加利用背景模糊功能,讓小組成員聚焦在您身上。

溝通、溝通、再溝通

儘管許多人至少都有一部分的時間在家工作,我們仍然會依循實際在辦公室培養的生活節奏與核心時間工作。  在家工作時,您的生活節奏可能會改變。這對於需要平衡工作和育兒時間的人來說更是如此。與您的小組成員和共同作業者明確溝通工作的時間,讓他們知道何時可以找到您。您也可以在 Teams 設定狀態訊息,主動分享這項資訊。

此外,養成經常提供小組成員進度報告的習慣。完全採用遠端工作的公司比較重視文件資料,因為當您與同事分開工作時,這是保持聯繫的關鍵方式。我們建議您將最新消息、深入解析和找到的實用資源都張貼到 Teams 頻道,這樣一來,即使您無法與小組成員在走廊交談,他們依然能隨時掌握您的工作進度。日後他們也能在頻道內搜尋,尋找所需的構想或內容。

維持健康的界線

少了平常工作的各項信號 (例如買午餐或通勤),要知道何時可休息並不容易。遠端工作者有時會發現自己持續工作很長一段時間,期間沒有運動、與人交流或好好吃上一頓飯。這樣會迅速累積壓力、精疲力竭。請記得:永遠將您的健康擺在第一位。挪出時間吃飯、飲用足夠的水,並提醒自己每天遠端工作結束後要放鬆心情,不要惦記著工作。這些行為不只能讓您保持健康,長期下來還能協助您提高生產力。

以更有效率的方式召開會議

擁抱線上會議

在缺乏實體會議室的情況下,要集結所有人是遠端工作的最大挑戰。當您將會議移至 Teams 時,請確定所有會議都有虛擬「加入」選項,以建立線上會議室。此外,我們建議所有與會者在可以的情況下開啟視訊功能。面對面互動能夠強化每個人的聯繫與溝通。Teams 擁有多種經過認證的攝影機可供您選擇,也提供耳機和免持聽筒等裝置,確保您和同事能清晰的溝通。

謹慎與包容

採用線上會議可能會喪失一些我們仰賴的視覺提示,讓我們無法察覺同事是否想在會議中發表意見。參與電話會議的人數過多時,可能會讓與會者難以分享自己的觀點。會議召集人應該要經常創造停頓的空檔,邀請其他人提問,同時提醒出席者可以透過會議聊天視窗來分享想法。

錄製會議

為了彌補會面時間的不足,一些遠端工作者會安排額外會議,以便與客戶、合作夥伴與同事保持聯繫。這種情況下要避免時間衝突很困難。如果貴組織允許,請在 Teams 中錄製會議,以便同事日後掌握會議內容。如果無法親自出席會議,記得提醒召集人您會缺席並請他錄製會議。當您想要回想參與過的會議討論了哪些資訊時,自動產生謄寫也是相當實用的功能。想要深入了解 Teams 會議嗎?您可以在這裡了解更多祕訣

保持聯繫

彌補缺少的走廊閒談

關於辦公室生活,許多遠端工作者發現他們最想念的是辦公室裡的隨意閒談。在飲水機或點心架前聊天不僅能讓我們保持聯繫,還常透露出我們意想不到的重要資訊或深入見解。請主動聯繫您的同事,並和他們溝通交流。您可以將聊天訊息視為您的虛擬飲水機,並為自己設定提醒,定期關心其他人的情況。表情圖示、GIF 和貼圖是能讓聊天者輕鬆愉快的娛樂方式。

凝聚小組向心力

遠端工作會讓人感覺孤立。身為領導者,您必須創造機會讓整個小組以虛擬的方式進行團聚。維持定期的小組會議節奏或小組午餐時間,讓大家能夠上線。您可以使用 Teams 的「一般」頻道來討論每個人都可能感興趣的話題。對於較大型的腦力激盪會議,您可以運用 Microsoft Whiteboard 應用程式。Whiteboard 提供無限的數位畫布,讓與會者直接在 Teams 中構思並共同作業。我們也建議小組領導者下載 Crisis Communication Power 應用程式。您可以運用這款可自訂的應用程式,了解疫情期間需要知道的所有資訊,並將這些資訊提供給您的小組。

保持愉悅的心情!

轉換至遠端工作會帶來許多變化,促進並維持小組士氣就變得非常重要。Teams 提供了多種方式,讓您能夠保持成員的積極正向和參與度。您可以在小組聊天中分享新聞和故事,或是舉辦攝影比賽。我們其中一個教育界的中國客戶就為學生舉辦烹飪挑戰,並且獲得熱烈迴響。

我了解每個人、每個小組都有自己獨特的工作方式。但希望我們小組提供的這些祕訣,能在您適應新工作方式的同時,協助您保持生產力並維持人際聯繫。記得,只要登入註冊,就能立即開始免費使用 Teams。

為遠端工作做好準備!請下載我們的遠端工作檢查清單,並分享給您的小組成員。

遠端工作檢查清單:

  • 設立您的工作區
  • 經常溝通
  • 維持健康的界線
  • 擁抱線上會議
  • 謹慎與包容
  • 錄製會議
  • 彌補缺少的走廊閒談
  • 凝聚小組向心力
  • 保持愉悅的心情!

請注意,這些部落格文章內容所描述的特色和功能可能會因市場而異。如需有關您所在市場的特定產品方案完整詳細資料,請瀏覽 Microsoft 365Office 365Windows 10Enterprise Mobility + Security
這些文章所連結的內容可能未提供您當地的語言版本。