居家隔離的第 2 週:我們從遠端作業中所學到的經驗

自從我們位於普吉特海灣的團隊改為進行遠端作業以來的這兩週,COVID-19 的疫情也變得更加嚴重。在世界各地,有許多人都選擇或被迫待在家中。在學校、教堂、企業和辦公室皆關閉的情況下,我們都開始發現整天和家人待在一起,同時還得嘗試保持生產力並與工作團隊維持聯繫,「實際上」是個什麼樣的情況。有太多東西需要我們去了解。目前的狀況,使我的團隊不得不重新審視從排程會議到團隊管理方式的所有事項,而且也有許多正在面臨相同狀況的客戶和我分享他們的心得。我想與各位分享我們作為一個完全實施遠端作業的團隊,迄今所發現到的一些重要事項。希望這些經驗可對您自身的工作情況有所幫助。

在開始之前,我想先提及一些事項:我們一直將此空間用來分享與 COVID-19 疫情相關的提示、客戶案例及資訊。這篇文章是我們於上週分享之文章的延續,該文章詳細說明使用 Microsoft Teams 進行遠端作業的提示。我們也提供將即時活動移至線上的指導方針,其中也詳細說明如何使用 Microsoft 工具,以及提供來自 Microsoft 活動領導人的見解。我們也分享來自 IT 部門和 CISO 的領導者針對那些領域的建議。我們在未來會持續於這裡張貼更多遠端作業內容,因此請經常回來查看。好了,接著來聊聊我們在過去兩週所學到的經驗。

1.分享在家工作的指導方針

大部分的組織都有關於員工應如何探索其辦公室環境的訓練手冊。當我們改為進行遠端作業時,我們很快就發現員工也需要此類型作業的指導方針。我們有許多人都是第一次進行遠端作業,而且幾乎沒有時間為這樣的改變做好準備。我們的團隊有以下問題:如何安排一個自己能保持專注的空間?在無法面對面的情況下,要如何保持聯繫?為什麼自己會覺得都沒有適合休息的時機?更別提家中如果還有孩子或其他需照顧之家庭成員 (也是許多人在這次疫情期間所面臨的現實) 的情況,因此一部分的員工一定會在工作上遇到困難。

為了解決此需求,我們在上週向員工發佈了一篇詳盡的在家工作指南。我們認為您可能也會用得上該指南,因此也為您建立了客戶版本,以便您與員工分享您覺得適用的資訊。該指南包含所有事項的具體提示,從設定實體和虛擬工作站,到與團隊成員溝通可用情況的最佳做法。

2.管理連續召開的會議

在辦公室中,連續召開的會議之間會存在自然的間隔。我們會沿著走廊行走、在桌子前坐下並等待其他人到場的一小段時間,以及在團隊成員互相打招呼並問候彼此時所發生的隨意攀談。通常,我們在工作時幾乎不會注意到這些短暫的喘息時間。只有在我們切換到遠端作業時,才發現這些喘息時間在舒緩參與多個會議的緊湊步調上扮演多麼重要的角色。

我們要如何確保自己能和團隊持續召開必要的會議,又能在會議之間稍作休息?我們鼓勵員工將會議安排在每小時或半小時之前的五分鐘結束。雖然這會稍微縮短會議時間,但是能避免因連續參與會議而可能產生的倦怠感。

3.建立讓人員稍作抽離的空間

在現實世界中工作時,我們每天都會尋找從工作中稍作抽離的方式,而且通常都會自然地完成。為家人做晚餐、在下班後的健身課程中與朋友見面,或是在每天搭巴士回家時放空一陣子,都可以幫助我們將自己從當天所發生的一切中抽離,並為接下來的事務做好準備。但即使是在最理想的情況下,從遠端工作中抽離並不是一件容易的事。為了幫助我們的員工,我們已經開始提供虛擬冥想課程,讓員工可以在需要從工作中抽離的時候加入。

如果您也想要這麼做,這裡有一些實用的提示,可與首次加入線上冥想課程的員工分享。首先,請找一個不會被打擾的安靜空間。接下來,請將您的麥克風設為靜音,讓其他人也可以享受靜謐。最後,請使用您的相機來觀看課程教練,以取得呼吸技巧的指導方針。當您覺得自己已掌握那些技巧時,您可以關閉相機以完全專注於沉澱思緒。

4.繼續推動團隊文化

從全體會議到慶祝小里程碑,良好的團隊文化需仰賴頻繁的聚會。在許多人突然改為進行遠端作業的情況下,很容易使人採取「僅限必要」的模式,並將重要活動和趣味團隊時間等活動推延到等一切都恢復正常之後再舉行。

我們發現在可行的情況下,最好持續鞏固團隊文化,即便我們必須以四散各處的方式來達成。已安排某個團隊成員的生日聚會?讓大家加入 Teams 會議,並分享各種慶祝生日的貼圖。有即將到來的大型現場銷售會議?開始了解如何以虛擬方式來加以舉辦。如果已經到了進行季度異地團隊建立活動的時候,那就著手進行吧。您的團隊一定早已做好分享想法及建立聯繫的準備。一開始,您可能會覺得很難以遠端方式舉行能協助鞏固團隊文化的聚會,但只要能幫助大家保持聯繫並繼續向前,這些額外的努力都是值得的。

5.實踐關鍵管理技能

員工需仰賴其主管主動關心狀況、輔導面對改變,並展現好奇心,以協助他們解決問題與創造。當您的團隊必須探索全新的工作方式 (同時面對全球衛生危機) 時,他們將會更加需要您身為主管的支援。但是,您要如何在與員工分隔兩地的情況下成功管理?

我們在在家工作指南中分享了我們在遠端管理中所學的經驗。這包括加強包容性、經常關心狀況,以及輔導團隊成員,以協助他們探索屬於自己的最佳遠端作業方式。目前,每個員工都會面臨屬於自己的獨特挑戰,而且每個員工都會以不同的方式來應對此情況。身為主管,您必須盡可能地理解並回應員工的個別需求。

上述經驗反映出我們在進行為期兩週的遠端學習後便迅速了解到的一些事項。從排程會議到允許喘息的時間,到有效地管理遠端團隊,我們在這種全新的工作方式上學習到許多新的觀念。我確信這些經驗在 COVID-19 疫情結束後仍會繼續帶來長遠的價值,因為世界各地的組織都將繼續優先採用遠端作業。不過,我們也想知道您和您的團隊正在思考和學習的內容。請在我們的啟用遠端作業社群中一起加入交談。

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