5 種提升工作效率的共同作業工具

團隊合作無間,能使企業受益無窮。無論您是銷售花卉設計還是建置下一代智慧型電話應用程式,共同作業都是關鍵。但是高效的共同作業需要高效的溝通。而研究指出,溝通的品質遠比溝通的次數更重要許多。 

不幸的是,團隊共同作業往往效果不佳。這在以下的團隊成員間尤是如此: 

  • 沒有共同的願景或共同目標
  • 不了解或贊同自身的職責,而產生混淆或工作重複
  • 缺乏溝通或彼此不信任 (如果沒有面對面溝通,肯定有可能如此) 
  • 沒有機會參與決策或專案的變更 
  • 沒有受到鼓勵創新或討論新構想 (太多團隊思考可能導致阻礙)。

合作無間不僅使每個人更快樂,而且 研究指出 ,提倡共同作業的公司表現優異的機率高出五倍。這在員工朝共同的目的或目標努力時更是如此。 

您要如何將此落實在企業中?

當今有各式各樣的 線上共同作業工具 可協助您的團隊進行良好溝通,並且保持同步。這當中肯定有適合您的工具,全都取決於您的業務需要。以下是可以提供協助的一些工具。

1.專案管理工具使一切正上軌道 

 無論您是規畫婚禮或是建立網站,很可能有個大型專案需要許多人負責一部分工作,市面上有 專案管理工具 可協助有效管理各種零碎的工作。 

優點

  • 使專案負責人保持井然有序,同時讓其他人適時專注於工作上

範例:一家活動企劃公司正在籌備一場大型派對。與其翻找無數的電子郵件及聯絡各種承包商,專案負責人可以使用一套中央平台來建立時間表、分配工作、測量成本,以及以視覺化的方式產生每個環節之整體狀態。

連線工作有何助益

要求團隊成員登入中央虛擬位置核對自己的工作或提供回饋意見,可讓一切順利且快速的運作。 

2.視訊會議可培養關係

假設您需要召開重要的會議,但是團隊有一半的成員出差或在遠端工作。 視訊會議 是一種不用親自花時間麻煩規劃就能獲得研究證實面對面開會的所有好處的方法。 

優點

  • 促進團隊合作
  • 增進遠端團隊間的關係
  • 節省差旅費

範例;一家軟體開發公司有幾項大型專案要討論,但是團隊成員分散於國內三個不同的辦公室地點。與其建立冗長的電子郵件鏈或進行電話會議 (兩者都很容易置之度外),團隊可以聚集在虛擬會議室。換句話說,與同事面對面可提高參與度和工作效率。

連線工作有何助益

透過視訊會議,您還可以與團隊成員即時共用資料、文件和簡報。您更可以輕鬆記錄會議,與無法參加的人員分享。 

3.辦公室聊天來完成手邊工作 

有時候快速問個問題並獲得及時回應真的很有幫助。利用專為您的辦公室建造的 立即訊息工具 可讓員工快速查看狀況並解決問題。

優點

  • 減少電子郵件
  • 加速溝通流程
  • 促成更快簽核 

範例:一家小型律師事務所突然有許多新客戶。律師需要快速將他們的部分工作轉呈給助理和其他團隊成員。與其讓資訊流失在封存的電子郵件中,事務所可以進行一對一或群組聊天立即完成工作。

連線工作有何助益

團隊隨時隨地都可以彼此聊天。立即訊息工具也允許共用螢幕以達成更快的決策。儲存聊天記錄有助於保留促成決策的思路。 

4.即時文件修訂可減少延遲

忘了那些滿是附件的電子郵件鏈,以及沒人跟您報備而令人困惑的編輯。透過 即時文件共同作業,您的團隊可以同時處理相同的文件,無論是文字文件、試算表或 PowerPoint 簡報。

優點

  • 減少混淆
  • 加速反饋流程
  • 減少電子郵件

範例:一家廣告公司正在策劃促銷簡報,當中涉及眾多腦力激盪、編輯和修訂。將促銷簡報儲存在線上並共同處理表示他們可以看到每個人的動作、追蹤建議的變更以及獲得立即的回饋意見。 

連線工作有何助益 

團隊成員可能在不同的辦公室地點工作,但他們仍可以同時一起編輯文件。雲端運算縮短了遲滯的時間,而有助於每個人輕鬆對專案做出貢獻。  

5.具有版本控制的雲端儲存空間使一切井然有序

將專案或 文件儲存在雲端 是確定每個有需要的人員可隨時隨地存取的最簡單方法。優點是可即時共同作業,但也意味著每個人在加入回饋意見之前,可以瞬間連上線找到特定的版本,並在必要時儲存副本。 

優點

  • 節省時間
  • 減少電子郵件
  • 將檔案的所有版本保存在集中位置 

範例:一家非營利機構正在製作與 Hunger in America 所有近期研究相關的簡報。團隊成員可隨時對文件貢獻內容,而不致於刪除彼此的內容或找不到特定版本。 

連線工作有何助益 

將簡報放在中央位置可獲得更快的反饋並有助於保存有條理的版本。

使用其中一種或多種 團隊共同作業工具 可大幅提升工作效率,無論是您處理的是何種工作。而當進行互動不複雜時,也更加容易建立密切關係,而為每個人帶來更佳的成果。 

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