使用這些策略和範本制定更聰明的專案計劃

無論專案大小,其成功幾乎總是取決於專案計劃的品質和準確性。專案計劃的用意是為了編譯和收納專案的所有關鍵評估資訊。這些對於您的企業開拓新業務的能力至關重要

什麼是專案計劃?

專案計劃的規模和意圖千差萬別。考量新產品線的企業組織可能需要大量資料,才能確定最終方向。相較之下,小型企業的決策可能較為敏捷。這兩種極端的共通性在於專案經理以簡明、相關和準確的方式提供必要資訊的能力。

以下是如何在您的下一個專案計劃中採取這種做法的幾個要訣。

制定更聰明的專案計劃的關鍵

請像記者一樣思考。在拿起筆和紙之前,訓練有素的記者被教導要根據五個 W 的古老格言進行報導:誰 (Who)、什麼 (What)、為什麼 (Why)、何時 (When) 及何處 (Where)。「如何」(How) 不符合這個時髦的流行語,但也混在其中。

該做法同樣適用於正在制定新專案計劃的專案經理。在制定全面的計劃時,考量其中的每個組成部分至關重要。這樣會讓利害關係人保持一致的立場,並在很長一段時間內維持正常的進度。請思考此分層結構中的 W (和 “H”):

  • 專案的目的是為了創造什麼主要交付項目、產品或業務成果?
  • 為何企業需要這些交付項目?如何以最佳方式設計所需的成果?
  • 需要誰來服務此專案計劃?
  • 何時需要執行此計劃,以及其時間表是嚴格還是彈性的?
  • 企業為什麼需要這些交付項目,也就是說,該交付項目、產品或業務成果的目的或策略佈局是什麼?
  • 我的專案的最大風險在哪裡,以及如何在預期的成果中以最佳方式考量這些風險?

請考慮在您的專案計劃可以回答所有的這些問題之前,先暫停專案的啟動。這些挑戰如果不加以更正,可能會造成深刻的系統性問題。

在早期投入時間可節省您日後的時間

我們很難找到全面的前期規劃會破壞專案計劃的情況。但是請記住,業務專案的每種類型和規模在其執行期間都必須不斷進化。即便是允許一定程度未知數的靈活架構也需仰賴主要參與者之間穩固的一致性。

請安排與主要專案利害關係人的面談時間,以深入了解專案計劃中的「什麼」和「為什麼」項目。擁有最廣泛目標的詳盡文件就表示您可以根據團隊成員提供準確時間和資源預估所需的背景脈落來制定計劃。

盡可能使用專案計劃範本

根據「專案計劃範本」這個術語的使用方式,其概念可能會有一點複雜。在傳統的做法中,專案計劃是以中央資料處理文件中的一系列標籤表示,以概述所需的預算、工作時間、關鍵任務和總體規劃專案甘特圖等內容。使用這類範本可搶先開始進行這種類型的簡報。

然而,這類資料繁多的文件更傾向於將重點放在專案的「如何」,而不是「什麼」和「為什麼」。因此,專案計劃也可以是更廣泛的文件集合。類似這樣的範本可幫助您瞄準關鍵資訊和陳述,進而激發有關專案的宏觀計劃的討論 (希望能夠達成協議)。

您可能也需要根據專案或公司的需求準備其他文件。請務必了解您在下一個簡報中是否需要以下項目:

1.專案章程或只是專案目標、團隊和主要利害關係人的概述

2.專案溝通計劃,如果涉及多個利害關係人,尤其是第三方 (即客戶或執行團隊),則需要此計劃

3.專案範本,包括專案風險評估。

包含執行摘要

無論您的專案計劃可能需要多少文件,請記住,深入的專案細節並不是每個人都適用。高層決策者可能只對簡單的目標聲明和投資報酬率預測感興趣。請將細節資訊保留給負責專案的團隊。

極力建議您考慮將執行摘要與您的專案計劃文件配對。您的專案越大,涉及的團隊和個人就越多。並非所有人都需要深入探究專案的「如何」項目。

簡短有力的概觀 (包括最有可能引起共鳴的關鍵指標) 可幫助您的同儕在審核過程中節省時間和精力。

確定您的專案方法

類似瀑布式開發 (Waterfall) 和敏捷式開發 (Agile) 等專案管理方法與專案成功的可能性有著密不可分的關係。將類似瀑布式開發的僵硬結構與反覆式產品開發程序配對時,從頭到尾都會產生系統性壓力。

好的專案計劃應該要建議及規劃一套確定的方法。專案經理位於多個關鍵資料流的聯繫點,讓您成為決定最適合用來完成任務的是瀑布式開發、敏捷式開發還是其他管理系統的主題專家。

最重要的是,請使用專案計劃當做標記哪些點需要一定靈活性的機會。設定這種期望可幫助您發現需要解決的根本問題。

沒有一體適用的專案計劃

遺憾的是,我們很難找到一體適用的專案計劃範例。業務專案和產品計劃過於多樣化且都是針對特定需求,因此無法濃縮成通用範本。請記住,專案計劃只有在針對手邊的任務量身打造時才會有幫助。

但是,這些技巧和元件文件範本可幫助您考量這些特殊性,以確保您為正確的工作編譯正確的資料。有了這種高品質的資訊,您就可以開始制定更聰明、更準確的專案計劃。這在最終將會造就更出色的專案。

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