身為小型企業主或工作者，您沒有時間可以浪費。您可能已經使用了不少節省時間的工具，但很少有工具能像檔案共用那般簡單而高效。
繼續閱讀以深入了解檔案共用，以及它如何能夠簡化您團隊的工作流程並提高工作效率。
什麼是檔案共用？
檔案共用是指將檔案傳送給他人的一般行為。當透過電子郵件的附件形式共用檔案時，通常會來回傳送檔案以進行下載、檢閱、編輯和回傳。此過程導致單一文件建立了多個版本，而難以追蹤最新版本。
雖然透過電子郵件傳送檔案能滿足需要，但在大多數情況下很沒有效率。共用檔案的最佳方法是透過雲端儲存服務。雲端儲存空間使您無需電子郵件附件即可快速共用和存取檔案。
只要授予權限，團隊成員或客戶就可以處理共用的檔案。您甚至不必來回傳送檔案即可進行協作。兩人以上可以即時在線上進行處理。
大多數檔案都可以採用雲端式檔案共用，包括：
- 文件
- 投影片組
- 試算表
- 影片
- 相片
雲端式檔案共用可讓您輕鬆傳送檔案，並與團隊一起就單一文件進行協作。與透過電子郵件附件進行共用相比，它提供了更有效率的工作流程。
如何共用檔案
透過雲端儲存空間共用檔案通常遵循以下步驟：
- 透過網頁瀏覽器或行動應用程式登入電腦、平板電腦或行動裝置上的雲端儲存帳戶
- 選擇檔案或資料夾
- 從功能表中選擇 [共用]
- 選擇您希望收件人擁有的存取層級 (例如，「允許編輯」)
- 選擇可以檢視檔案的對象 (例如，特定個人、公司中的人或每個人)
- 選擇共用連結所需的安全性 (例如，受密碼保護或有時限的連結)
- 輸入收件人的電子郵件地址，然後點擊傳送或複製共用連結並貼到電子郵件或聊天中
通常，文件或試算表已與雲端儲存空間整合，因此您可以直接從檔案本身進行共用。共用連結後，收件人便可存取文件。
存取共用的檔案
如果您是收件人，存取共用的檔案很容易。
電子郵件邀請將包含該檔案的連結以及檔案傳送者的相關資訊。當您按一下連結時，將開啟一個包含該檔案的新瀏覽器視窗。您可以在瀏覽器中處理檔案，也可以從瀏覽器下載檔案進行離線處理。
共用檔案的人還可以透過個人電子郵件、網路聊天或社交媒體訊息傳送連結。然後，您按一下該連結即可開啟檔案。
大多數雲端儲存服務不會要求您建立帳戶來存取共用的檔案。
共同處理檔案
進行協作平均佔用了 80％ 的工作日。雲端式檔案共用解決方案是很實用的協作工具。一起處理共用的雲端檔案很容易。
共用檔案後，具有存取權限的人可以執行以下動作：
- 檢視。具有連結的任何人都可以檢視您的檔案。他們不需要登入雲端儲存平台即可檢視。
- 下載。具有連結的人可以下載您的檔案。如果要限制該動作，可以選擇封鎖下載。
- 編輯。具有完整編輯權限的收件人可以自由編輯文件。最佳做法是開啟追蹤修訂功能，以便檢視和核准各項調整。
- 檢閱。此模式可讓收件人建議變更或其他內容。文件的每項新修訂都以新顏色標記。
- 註解。具有檔案存取權限的人可以插入註解，以及閱讀和回覆檔案中的其他註解。
- 協作。多人可以同時編輯您的檔案。您的文件將標明所有處理人員的姓名。所有變更都會即時同步，表示他們會自動在每個人的文件副本中更新。
- 共用。最後，具有編輯權限的每個人都可以將您的檔案與他人共用。
選擇檔案共用解決方案
做為一家小型企業，您應該仔細考慮雲端儲存提供者所提供的檔案共用功能。
重要的檔案共用功能包括：
- 註解。協作者需要能夠對文件中的特定段落和部分進行註解。如果您的團隊可以對單一文件進行編輯和註解，可加速專案的進展。
- 註解通知。當有人對您的檔案新增附註或註解時，會透過電子郵件傳送註解通知給您。這些通知可以幫助您正上軌道並專注於手邊的專案。
- 追蹤修訂。此功能會清楚標記對檔案所做的所有修改。然後，您可以接受或拒絕變更。此功能讓您在編輯過程中有更多的掌控權。
- 版本歷程記錄。此功能可讓您查看文件自建立以來的每個草稿。版本歷程記錄可在團隊成員進行了大量不可行的變更時保護您的文件。
- 受密碼保護的共用連結。許多檔案並不需要密碼保護。但是，某些檔案太過敏感而不能自由共用。您的團隊必須能夠保護帶有密碼的連結。
- 設定共用連結的期限。您的團隊應該能夠共用在一定時間後到期的連結。這些連結適用於須及時處理而且不希望團隊成員或承包商在特定日期之後處理的專案。
讓您的團隊共用檔案
檔案共用簡化了工作流程，允許人們從遠端協作，並且提供文件保護。適當的解決方案將協助您的小型企業節省時間並提高生產力。