找到最符合您商務需求的電子郵件服務功能

幾乎所有的線上活動都需要電子郵件服務,從連絡客戶和同事到設定社交媒體帳戶與線上購物,都少不了電子郵件。而且不論是哪個國家,現代人的生活全都需要連上電子郵件用戶端。事實上,根據 The Radicati Group, Inc. 的一項研究,到了 2017 年全球將有一半的人口使用電子郵件,而且「到了 2021 年底,全球的電子郵件使用者將超過 41 億人。」 這實在很驚人,而且顯示出電子郵件平台有多重要。

但是電子郵件已經不再單純被用來收發郵件而已。為協助個人和組織溝通起來更加確實且有效率,電子郵件的功能不斷創新,逐漸發展至包含多種工具,讓您的工作方式獲得真正的改善。當然,不是每個企業都需要用到所有的工具,所以以下將這些功能分成「基本」和「進階」的解決方案,方便您決定何種電子郵件用戶端最符合您的需求。我們就來看看。

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基本功能

大部分的電子郵件服務都會提供幾個基本功能,讓您有效管理以及整理電子郵件訊息,例如:

  • 自動回覆:這個功能可以讓您在收到電子郵件時自動回覆給對方,輕鬆讓對方知道您目前不在辦公室、什麼時候回來以及您不在時可以連絡誰。
  • 套用規則:規則可讓您在收到或是送出訊息時自動套用。這個功能讓您可以選擇何時啟動規則,以及啟動時會採取什麼行動。舉例來說,如果您想要將來自老闆的所有郵件都歸在一個特定的資料夾,可以設定規則來自動歸類。或者,如果您想要馬上刪除主旨中含有「立刻註冊」字眼的郵件,也可以設定規則將這類郵件自動刪除。
  • 資料夾:大部分的免費電子郵件服務都提供某種整理功能,例如說資料夾,可以讓您在您慣用的系統上手動分類和儲存郵件。舉例來說,如果您正在工作的內容是「X 專案」,您可以建立一個名為「X 專案」的資料夾,然後手動將與這個專案相關的所有郵件都歸到這裡,這樣就能方便記錄針對這個專案的所有往來的通訊。或是,如果您正在調查貴公司需要的產品定價,也可以建立一個資料夾,將您收到的所有郵件與最新的報價歸在同一個地方,方便您查看。

提供額外功能的企業電子郵件服務

當然,如果基本功能仍無法滿足您的需求,或許企業電子郵件會是您要的解答。雖然每個電子郵件用戶端都不同,但是幾乎所有企業解決方案都包含某些特定功能,包括:

  • 安全的電子郵件通訊和資料儲存:許多企業電子郵件解決方案都具有加密和各式進階安全性功能,有能力保障您所有郵件的安全,不論是傳輸過程還是已經在收件匣內的郵件。
  • 共用行事曆:透過共用行事曆,您就能看到某人 (或是整個小組) 何時有空開會,方便找出每個人都有空的時間安排會議或是其他的群組活動。共用行事曆反過來也能讓大家知道您什麼時候不在辦公室。只需要新增休假的行事曆項目,然後將休假的那段時間鎖起,這樣就可以讓看得到行事曆的每個人知道您在那段期間沒有空。
  • 使用單一電子郵件別名寄信給多個人員:有些電子郵件服務可讓您使用單一別名,輕鬆寄信給和您在某個專案上共事的所有人。所以,假設您和 10 個人員一起進行某個專案,您可以將這 10 人設為群組並命名為「X 專案小組」,這樣子的話,只要將電子郵件寄到「X 專案小組」這個地址就可以一次發信給這 10 個人,不僅可以輕鬆分享檔案而且所有人都不會錯過任何資訊。
  • 電子郵件保留:為符合產業與政府規範以及您自身的企業管理方針標準,您有必要封存公司內部的電子郵件訊息。幸好,大部分的企業電子郵件解決方案可讓您自行設定保留原則,方便您封存需要的訊息以及設定留存的時間。

免費的電子郵件服務可以滿足基本需求,而且如果您是一人企業,這個選擇應該很適合。但如果您經營的公司有數十名員工,或是您必須符合產業或政府規範,或是您的需求不只是收發郵件,那麼企業電子郵件解決方案將能滿足您的需求,立即為您提供工作、成長及拓展業務所需的工具。

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