如何為您的專案選擇最佳敏捷做法

在當今複雜的商業環境中,掌握小型企業的所有活動部分可能會很困難。然而,敏捷方法是一種專案管理做法,可讓您的團隊專注於實現其業務目標。

什麼是專案管理中的敏捷方法?

敏捷方法是一種管理流程,可讓您和您的團隊有能力回應不斷變化的業務性質。此方法會使用反覆式工作序列,這些序列也稱為衝刺 (Sprint)。

任何敏捷專案管理的核心都是工作。持續聚焦於專案可讓團隊定期思考立即的需求,並根據需要調整路線。遵循敏捷風格也有助於建立更高效、永續和支持性的環境,好讓每個人都可以更輕鬆地交付其最佳工作成果。

但就像任何事物一樣,敏捷方法並未提供一體適用的成功路徑。採取敏捷方法時,您會有很多選擇,所以讓我們來看一下兩種普遍的方法:Scrum 和看板,好讓您可以決定哪種方法最適合您的團隊。 此外,我們將會探索專案管理的混合式做法,其中敏捷方法會與瀑布式方法相遇 (相較於敏捷做法,這是完全不同且更嚴格的做法)。

使用敏捷 Scrum

敏捷 Scrum 適用於一到兩週衝刺的專案。敏捷 Scrum 方法讓您和您的團隊能夠在整個專案生命週期中與他人分擔責任。

Scrum 團隊通常是小型團隊,只有三個標準職務:

  • 產品負責人:專案的主要利害關係人會定義專案的願景、管理待處理項目、繪製相依關係、排定需求的優先順序、預期客戶需求,並充當客戶團隊的連絡人。
  • Scrum 主管/專案經理:指導團隊並致力於召集會議、監控進度及消除完成工作的任何障礙。
  • 團隊:個別參與者,或沒有正式領導者的自我管理群組。該團隊利用其專業知識和資源來達成專案的目標。

敏捷 Scrum 方法精實、快速且簡單,但不是每個人或每個專案都適用。所以,讓我們來檢閱一下它的一些優缺點:

敏捷 Scrum 的優點

  • 持續收到客戶或利害關係人的意見回饋有助於團隊了解需求並做出相應的調整
  • 責任分擔可幫助團隊在更少的時間內完成更多工作
  • 讓每個人都承擔責任,這會保持較高的工作動力
  • 可以在日常會議中提出問題並加以解決
  • 快速開發意味著可以迅速推出專案

敏捷 Scrum 的缺點

  • 需要技術熟練、經驗豐富且全心投入的團隊
  • 緊迫的時間表意味著如果有人生病或在專案中期離開,則可能會發生延遲
  • 持續的變更可能會導致範圍擴大和延遲。安排日常會議可能很困難
  • 多個專案的團隊成員可能會隨著其優先要務的轉變而延遲交付成果

什麼是敏捷看板?

敏捷 Scrum 聚焦於較短的時間表,而敏捷看板方法則沒有固定長度的衝刺。這表示工作是連續的,產品交付也是如此。

理論上來說,敏捷看板 (或任務面板) 不會顯示專案或任務的時間表,它應該只會顯示交付結果完成的項目和時間。無需等候里程碑即可進行發佈。

此外,也沒有固定角色。沒有所謂的「看板大師」可以讓事情順利進行,而是必須由整個團隊負責此看板,他們必須保持靈活並且能夠適應不斷改變的優先要務。

看板的結構較為鬆散,有助於促進協作,但也可能造成混亂。建立具有溝通能力、盡忠職守和自我激勵能力的團隊至關重要。在決定此方法是否適合您之前,請務必先了解看板的一些優缺點。

敏捷看板的優點

  • 敏捷看板會嚴格地限制正在進行的工作量,這樣可幫助您的團隊聚焦於重要的事情
  • 只要有可用容量時,就可以增加新項目,而不僅是在完成所有任務時
  • 不需要安排日常會議
  • 讓團隊成員能夠視需要變更方向,而不會影響時間表
  • 完成工作後,就可以將其發佈,進而持續改良

敏捷看板的缺點

  • 由於沒有時間表,所以團隊成員可能不會感覺到完成任務的急迫性或必要性
  • 沒有人負責確保團隊是否與目標和最佳做法保持一致
  • 由於沒有負責人,所以看板可能會變得過於複雜且過時,進而造成開發問題和混亂狀況

混合式做法:敏捷 + 瀑布式方法

如果您的專案或工作風格不僅適用於敏捷方法,則可以將其與瀑布式模型融合在一起。瀑布式方法只是專案活動的清單,分為多個線性循序階段。每個階段都取決於前一個階段的交付成果。

將這種傳統的瀑布式方法與敏捷專案管理內建的回饋機制相結合時,您就可以在開發過程中發現問題並且快速加以解決。可能會從混合式做法受益的一些情境包括:

1.您有一個短期專案,它已定義交付成果和固定預算。藉由使用瀑布式的結構及敏捷專案管理知名的速度和團隊合作,這種做法可讓您將專案分成較小的區塊,鼓勵團隊與客戶/利害關係人之間進行進一步的協作,還有最重要的是,打造兌現承諾的產品。

2.您有一個專案需要考量廣泛的利害關係人,並在緊迫的時間範圍內降低風險和完成。雖然敏捷做法非常適合用來限制風險並按時完成任務,但是瀑布式解決方案通常最適合用來合併各種利害關係人的資訊和意見回饋 – 您可以藉由使用混合式解決方案來輕鬆滿足這兩種需求。

混合式做法的優點

  • 由於計劃會遵循瀑布式方法,因此團隊可以獲得專案需求的寶貴見解,並可以更準確地預估時間和成本
  • 工作是在小的反覆式區段中進行,因此可以輕鬆地適應不斷變化的需求和要求
  • 鼓勵團隊和利害關係人之間的協作
  • 允許固定的期限和預算

混合式做法的缺點

  • 對於習慣於更靈活和敏捷做法的人來說,這可能有些限制
  • 團隊必須全心投入協作式做法
  • 需要熟練的專案經理來定義和指派衝刺
  • 過多的利害關係人和過程中的變更可能會導致預算超支及錯過期限

重點:必須管理您的專案。如果您有一個大團隊或小團隊、可能需要好幾個月的大型專案或者可能只需要一個星期的專案,則適用這種做法。從 Scrum 解決方案到看板,再到雙模式敏捷 + 瀑布式做法,敏捷專案管理都可讓您靈活地選擇適合專案的內容,好讓您可以交付最佳的工作成果。

開始使用 Microsoft 365

以您熟悉的 Office 搭配有助於共同作業的各式工具,讓您能隨時隨地完成更多工作。

立即購買
相關內容
生產力

整合線上行事曆應用程式來提升生產力的 5 個方式

深入閱讀
生產力

使用數位白板,讓會議更具互動性

深入閱讀
生產力

投票可以提高線上會議參與度的 5 個方式

深入閱讀
生產力

遠端工作者共同作業的 5 種方法

深入閱讀

商業見解與構想不會構成專業的稅務或財務建議。您應該連絡您的稅務或財務專家以討論您的情況。