如何為線上會議建立完美的基礎

作者:Microsoft 特邀作者 Dianna Booher

規劃並主持成功的線上會議,與規劃並建造建築物非常類似。但會議的進行速度較快、成本較低,還能讓您達成更多的成就。

為了確保建築物和線上會議都能成功完成,請遵照以下 4 個步驟:

製作詳細的計劃

建築商有藍圖。每個細節都顯示在建築圖的某個角落,像是地基輪廓、房屋正面、房屋側面、房屋後面、屋頂、電力設施或配管系統。同樣地,會議主持人需要詳細的議程,像是主題問句、負責人、時間、形式等等。

除了計劃之外,請您務必要熟悉會議平台的技術。如有必要,請練習使用會議工具,以確保您不會在會議進行中浪費出席者的時間,處理原本可以預防的問題。但會議技術在您練習和預防的努力之下,還是有可能無法使用,這時備用計劃就會讓您成為救命英雄。

讓合適的人員互動交流

建築商會僱用獲獎的承包商,也就是建築商會屢次依賴進行設計和建造壯觀名勝的那些廠商。會議主持人也了解會議的成功與否,取決於出席者是否合適,以及與他們交流是否能產生創新的構想。

理想的會議出席人數,全視您的會議目的而定。但研究結果顯示,如果您希望會議有要求出席者「到聊天方塊繼續聊」以外的討論,理想的會議出席人數就是 7。 出席者太少的話,大家就無法產生足夠的構想。出席者太多的話,大家就不太想發言。

當然,如果您只是想傳達資訊,而且所有通訊都是單向的話,觀眾人數就無關緊要了。(但這種安排比較像是簡報,不像會議。)

別忘了要準備會議取消系統,在重要的出席者無法來開會時,您可以迅速取消會議,不浪費所有人的時間。

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深入了解

留意安全性的問題

所有建築商都同意,他們在施工期間遇到的最大問題之一,就是工地的建築設備遭竊。因此,他們會利用圍牆、守衛、標牌和鎖以處理安全性的問題。

而您身為線上會議主持人,則必須透過登入措施,以及敏感性文件的上傳/下載措施,以處理安全性的問題。請確保您在共用敏感性資料時,是以敏感性資料的處理原則來進行。還要確保在家工作的員工了解機密性原則和控制措施。

考慮「分區」

建築商必須遵守各式各樣的土地使用分區規範,像是必要的停車位數量、屋頂建材的成份、電氣法規、招牌高度等等。

而您身為會議主持人,也必須考慮分區的問題:如果您的會議出席者或客戶遍佈世界各地、在出差途中,該選擇什麼時候來排定會議時程?是否所有出席者都對您選擇的會議平台很熟悉,也知道該如何存取?

設定時間表,但要有允許變更的彈性

對建築商來說,在排定各種承包商進場施工的時程時,時間表是非常重要的。像是承包商 C 的工作必須先完成,才能讓承包商 D 開始工作。而壞天氣可能會對排程造成重大影響,讓彈性成為關鍵。

同樣地,您身為會議主持人必須熟悉議程,才能調整進行中的討論、有效率地做出總結、在必要時略過某些事項、重新安排議程以配合會議目的等等,這樣才能照顧早到或晚到的出席者。

正如所有建築物都會因為地基的好壞而聳立或倒下,您的線上會議也會因為規劃的好壞而成功或失敗。

Dianna Booher 是擁有 47 本著作的暢銷書作家,她的作品已經翻譯成 60 種外語。她協助組織來清楚地溝通,也協助領導者藉由強烈的領導風範來擴大他們的影響力。她定期為 Forbes、HuffPost 和 The CEO Magazine 撰寫部落格。www.BooherResearch.com@DiannaBooher

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