合併雲端應用程式的 5 個原因

舉出一個商務挑戰,可能會有一或多個承諾對其進行修正的雲端應用程式。雲端應用程式對小型企業而言一直很有用。您不需要投資昂貴的基礎結構來管理商務程序,例如人力資源、專案管理、會計和客戶關係管理。透過訂閱型模型,可輕鬆開始使用,且只需支付使用的費用。但如果您不小心,太多重疊的應用程式會導致效率不彰和不斷上升的成本。

對於許多商務程序,您可以選擇專精於特定工作的解決方案與解決全公司端對端處理或數個商務需求的解決方案。有時焦點應用程式是合適的方法,但衡量這些優點與單一合併解決方案的優勢非常重要。

1.降低 IT 成本

最明顯合併應用程式的好處為成本效益。雖然訂閱往往比現場託管應用程式還要便宜,但雲端應用程式仍有相關費用。大多數商務應用程式會根據使用者人數或使用的儲存空間數量收取每月費用。這些成本會不斷增加,尤其是支付多個具有類似功能的應用程式。

管理多個訂閱也很麻煩。並不是每家公司都使用相同計量來決定成本。不同小組使用不同應用程式時,追蹤您的付費內容就會變得複雜。透過合併計費,您可以更清楚地檢視貴公司所使用的項目與從雲端應用程式中獲得的價值。

2.完成更多工作

除了訂閱的相關直接成本,太多的應用程式會降低生產力。就像一般的轉換工作,在不同應用程式之間移動會浪費時間並讓員工感到挫折。員工可以利用這段累計的遺失時間進行較高價值的工作。以下是合併如何簡化工作的一些範例:

  • 適用於聊天、通話和會議的單一應用程式可讓員工快速切換通訊模式。例如,如果小組成員發現聊天不能解決問題,他們可以透過按一下按鈕和聊天中的每個人開始進行會議。
  • 處理單一專案時,您的員工可能需要與同事溝通,在文件上進行共同作業,然後修改專案排程,全部都在幾小時內完成。如果可以在單一平台 (例如 Microsoft Teams ) 存取所有應用程式,要完成這些工作就簡單多了。
  • 如果資訊位於單一平台,員工就不會浪費時間開啟多個不同的應用程式來尋找所要的項目。

3.簡化技術

雲端應用程式比設定內部部署解決方案更為簡單,不過這並不表示毫無壓力。通常 IT 人員必須進行維護。這包含隨著使用者在公司角色的變更,從應用程式中新增及移除使用者、將應用程式與其他系統 (例如身分識別存取權管理解決方案) 整合和針對員工在軟體上遇到的問題進行疑難排解。

由於要支援的應用程式較少,您可以讓 IT 人員有更多時間在更大型的計畫上,以推動企業更進一步發展。

合併應用程式以降低成本

了解降低成本的兩個關鍵,並進行自我評定以查看貴組織是否準備好要簡化和最佳化。

深入了解

4.存取更佳的深入解析

資料是企業的其中一項重要資產。了解誰是最佳客戶、揭露銷售趨勢和掌握生產挑戰,全部都需要資料分析。但如果客戶資料、財務資訊和專案規劃分別在多個應用程式,您可能會錯過重要的深入解析。

透過將應用程式合併成單一解決方案或一套緊密整合的商業智慧工具,人們可更輕鬆分析整個公司的資料並探索重要深入解析,協助您做出更明智的決策。例如,如果您的小組可輕鬆在所有客戶生命週期的接觸點上存取客戶資料,則他們可以預測需求並提供更好的服務。將銷售資料與員工使用資料連結可協助您了解如何更有效率地使用資源。此外,許多平台會顯示重要指標,讓您可以一目了然。

5.加強安全性

在現今的世界中,每種裝置、使用者帳戶和應用程式都是惡意執行者想要竊取資料或干擾您企業的潛在入口。使用多個不同廠商的應用程式讓您面臨更大的安全性缺口風險,因為許多人在多個帳戶中都重複使用相同密碼。如果一個帳戶遭到入侵,攻擊者可以使用該資訊來存取其他帳戶,包括您的公司網路。

您可以減少小組使用的應用程式數量,藉此簡化安全性。當員工使用單一帳戶存取多個應用程式時,您可以在他們所有的應用程式上套用相同的安全性控制。由於要監控的應用程式較少,您更有可能在安全性事件對貴公司造成真正損害之前發現它們。

如何知道是否擁有太多應用程式

您可以輕鬆尋找並使用許多雲端應用程式。事實上,您可能不會留意貴公司使用的所有應用程式。但即使您刻意為公司挑選應用程式,仍然有可能需要合併。企業使用太多應用程式的幾個指標:

  • 部門或專案小組使用不同的應用程式執行類似功能。例如,行銷小組使用 Microsoft OneDrive 共用檔案,而產品開發小組則是使用 Box。
  • 小組成員需要從一個系統下載資料,並將其上傳至另一個系統來完成工作。例如,銷售人員可能需要在結束銷售時將客戶資訊從銷售追蹤工具匯入專案管理工具。
  • 重要的資訊散佈在多個不同的工具中,員工需要搜尋多個應用程式才能找到所需內容。
  • 整個企業缺乏可見度,讓專案、資源和收入之間的實際情況難以連結。

雲端應用程式可協助您和您的小組隨時隨地處理工作。然而,太多的應用程式也會降低您的效率。為了提升安全性、生產力和成本管理,讓我們看看全方位解決方案,以了解是否能夠減少您的小組每天使用的應用程式數量。或取得應用程式合併更詳細的潛在成本節省分析,並進行自我評定,以判斷簡化您的應用程式生態系統是否適合貴企業。

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