使用數位白板,讓會議更具互動性

什麼是數位白板?

從黑板上的數學方程式到白板上的圖表,視覺化工具協助我們共同解決問題。這些工具能讓討論更有互動性,並在人們自發分享構想時邀請小組合作。

但如果所有人並不在同一個空間呢?

數位白板可以提供協助。數位白板是虛擬畫布,您的小組可以在上面共用筆記、草圖、檔案和相片,就像使用實體白板一樣,只是數位白板隨時隨地都能透過網際網路連線來存取。(所以它也稱為線上白板。) 數位白板結合了文字和自黏便箋等實體白板的最大優點,再加上螢幕擷取畫面和自動儲存等數位功能,因此您永遠不必擔心有人會清除您的構想。

線上白板的優點

無論您的小組是在家工作、在不同的辦公室工作,或者分散在世界各地,互動式白板都能促進即時共同作業。隨著混合式工作成為常態,數位白板是有效率地連結每個人的實用工具。數位白板可以協助您:

  • 提升生產力。線上白板可協助所有人在會議期間掌握一致的資訊,因此您可以更快做出決策。由於每個人都有視覺化參考,所以大家都能專注於腦力激盪而非記錄筆記。
  • 拓展商務。任何能簡化專案管理的工具,都有助於提升您的獲益。數位白板能協助您視覺化呈現流程的每個步驟,因此您可以更容易及早發現問題,以免付出高昂的代價。
  • 連結遠端員工。每個人都身處不同地方時,很難讓所有人參與討論,並且確保他們的聲音能傳達給其他人。事實上,在疫情爆發之後,因為有很多人都在家工作,所以人們在共同作業上花的時間比以前少 37%。數位白板比簡報更具互動性,因此有助於促進共同作業,讓每個人都能做出貢獻。
  • 發揮創意。有時候,您只是需要空間來塗鴉、分享原型草圖,或者編制產品名稱構想的清單。互動式白板可帶來實驗和趣味性,而這也正是最佳創意的來源。
  • 安心無虞。最糟糕的事情莫過於有人太早清除白板,導致您失去會議記錄。數位白板會將內容自動儲存至雲端,因此可以輕鬆在會議結束後查看參考。

虛擬白板軟體和基本概念

每個白板應用程式都不同,不過以下提供了一些常見功能和使用方法。

設定:會議召集人可以設定含有議程、會議目標或腦力激盪方針的白板。從範本中選擇專案里程碑、追溯、SWOT 分析、角色建立器或工作流程看板等項目。選擇背景,例如方格、線條或純色。

書寫和繪圖:使用數位筆在觸控螢幕上輸入文字或書寫。部分軟體可自動將手寫內容轉換為文字,以及將草圖轉換成圖形,使內容易於閱讀。

使用自黏便箋:是的,有數位版的自黏便箋,而且永遠不會失去黏性。在上面書寫文字、圈出重點,以及重新排列,就像使用真正的自黏便箋一樣。

上傳附件:新增影像和繪圖、貼上 URL 以插入網頁預覽,以及插入文件。

進行自訂:選擇白板背景、範本和畫筆色彩,以反映貴公司的商標,或者純粹增添視覺效果。

共同作業:每個人都可以使用白板來即時新增筆記、文件和草圖。如果您在進行簡報,而且希望大家專心聆聽,請切換至唯讀模式,然後在您提供完指示後再切換回共同作業模式。

後續追蹤:會議結束後,您可以繼續編輯數位白板、新增更多參與者、將白板匯出為影像、共用影像,甚至列印複本以供參考。

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使用數位白板進行共同作業的 5 種方法

現在您已經認識線上白板的所有功能,接著我們來看看一些現實生活的範例,了解如何使用線上白板來達成您的商務目標。

  1. 排程和規劃:籌劃您的下一個短期衝刺、專案或季度,並且將計畫劃分為更小的部分。互動式白板可協助您將新產品發表的每個步驟繪製成圖表,或者為預算規劃列出主要支出,好讓您記得納入所有資訊。
  2. 委派:將專案劃分為多個部分後,指派工作會更容易。使用管理後續追蹤專用的線上白板範本,其具有指派、名稱和核取方塊的預設格式空間。
  3. 腦力激盪:無論您是要與客戶進行會議以確定他們的主要功能要求,或者提出可能的會議主題,您都可以為構想打造一個吸引人的空間。先從一片空白或幾張影像開始尋找靈感,然後寫下建議。由於是虛擬白板,所以您永遠不會空間不足。
  4. 制定決策:使用數位白板向客戶展示選項並取得意見反應,或者提供您的小組一些選擇並請他們投票選出最佳答案。
  5. 支援混合式工作:如果有一兩個人在辦公室,他們可以為現有的白板拍攝相片,把相片匯入白板軟體,然後再繼續推動工作進度。那樣一來,您就不必從頭開始。

線上白板最佳做法

遵循下列方針即可充分利用線上白板。

  1. 準備。要執行有效率的會議,請在會議開始前花時間設定數位白板,附上所有參考資料、方針和公司商標。
  2. 參與。確保所有人積極參與會議,而且有機會為白板做出貢獻。如果您注意到只有少數人在發言,這可能是新增投票或要求所有人新增構想自黏便箋的好時機。
  3. 後續追蹤。會議結束後,與出席者共用白板連結並釐清後續步驟。例如:您是否希望大家稍後繼續處理相關工作?如果有其他部門需要參考您的白板,可以與他們共用連結或影像。

如何搭配您的現有系統來使用互動式白板

新工具要實用,就必須與您已經擁有的東西相容。以下是線上白板與您的檔案和軟體搭配使用的方法。

使用簡報、文件和 PDF:將檔案拖放到白板上,共同作業者即可直接從白板存取檔案。您也可以將簡報或檔案的一或多個頁面貼到白板上以供參考。若要將完成的白板新增到其他程式,請將白板匯出為影像,然後再貼到文件或簡報上。

使用視訊會議在視訊會議期間,如果您想發起腦力激盪並準備好共用連結來邀請大家貢獻構想,只要分享您顯示白板的螢幕畫面即可。會議結束後大家仍可繼續在白板上共同作業,或者如果您不想要再有任何編輯,也可以變更共用設定。

使用觸控裝置:觸控您的螢幕即可新增及移動自黏便箋、繪圖、書寫、清除、變更畫筆色彩與醒目提示文字。捏合螢幕即可縮放或移動白板內容來增加更多空間。

使用筆記記錄應用程式只要按一下,部分白板軟體即可將數位白板匯出至筆記記錄應用程式。


後續步驟

如果您不確定該取得哪個線上白板工具,請試試 Microsoft Whiteboard 應用程式。如需具有內建白板功能的全方位解決方案,請試試免費的 Microsoft Teams,或者購買商務用 Microsoft 365 以立即開始使用。

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