提高遠端或行動辦公室生產力最佳秘訣

從遠端或行動辦公室工作可提供更大的靈活性和業務敏捷性。然而,這也是有挑戰的。自我激勵至關重要。快來探索其他這些重要的秘訣如何也有助於提升生產力。 

行動辦公室基礎 

行動辦公室的設置可以幫助您在外出時或在臨時工作地點完成工作。各式各樣的行動辦公室都有,有人可能用車子,也有人可能偏好在廚房的桌子上工作。甚至有人在飯店房間內行動辦公或臨時辦公。 

Gallup 指出美國所有員工中至少有 43% 有段時間是在辦公室以外的地方工作。行動辦公室的優點包括: 

  • 更大的靈活性  
  • 更佳的工作與生活平衡 
  • 節省公司成本  
  • 改善員工敬業度 

但是,人們使用行動辦公室的一個重要原因是要完成工作,有更多機會可以工作。不用通勤可省下時間,行動辦公室可讓您隨時隨地工作。即使只有 30 分鐘,也都是您稍後不用花在工作上的時間。 

在行動辦公室工作,您將需要一台像樣的膝上型電腦、一支手機、充電器和可靠的網際網路連線。此外,您還要能夠從遠端存取您的公司文件和軟體。 

簡化流程可以提高您的生產力,還可以充分減少干擾,以增加您的注意力。 

要享受所有這些省時、簡化和改善生活的好處,您需要有效的行動或遠端辦公室。以下是提高生產力的幾種方法。 

提高生產力

無論您的工作空間在哪裡,都可以嘗試以下策略來提高效率和動力。 

保持井然有序 

別浪費時間和精力在不必要的東西上。退一步想想身邊需要哪些必備的東西來完成工作。把其他偶爾需要的任何東西存放在他處。 

接下來,以有效率的方式整理必需品。雲端運算解決方案可以將不同的應用程式整合到單一儀表板中。任何重要的電子裝置和檔案都應該要能裝得下一只拉桿箱中。 

運用技術 

借助虛擬桌面,無論您身在何處,都可以始終如一地存取最常用的工具。即使在行動裝置上,您還是可以存取在總部的辦公隔間內所見的同個桌面。  

商務協作軟體可讓您進行語音和視訊通話或與同事或客戶聊天。您還可以修訂文件、用白板集思廣益、共用行事曆、安排會議等。 

使用助理 

您無需僱用別人從遠端工作,而可以利用具備了與 Outlook 軟體整合的人工智慧虛擬助理。 

Cortana 是虛擬產能助理。iOS 版 Outlook 中「播放我的電子郵件」使用 Cortana 來管理您的電子郵件和時間承諾。Cortana 可以在您外出時或當您的眼睛和手可能正忙於做其他事情時閱讀收件匣訊息。您不用手也可以刪除、標幟、回應和取消讀取郵件。非常適合遠端辦公室工作者!  

與您的 Outlook 行事曆和連絡人整合後,Cortana 還會檢查您的日程安排是否有衝突或根據您的電子郵件建立新事件。該介面的設計在於協助人們保持井井有條,掌握重要的事情。 

您也可以讓 Cortana 以男音或女音說話。這可能有助於消除遠端辦公室工作的疏離感。如此至少感覺有另一個人在說話,因為您的貓狗不太可能回話! 

管理期望 

與主管和同事討論該有何期望。您需要提前知道: 

  • 您將如何展現進度 
  • 您何時以及如何向經理報到 
  • 團隊合作的期望 
  • 在營業時間方面您有多靈活 

有些人喜歡行動或遠端辦公室,因為他們可以在任何時候快速工作。其他人則喜歡整個設置,但想在固定的辦公時間工作。 

擁抱時間管理 

遠端工作者要靠自己激勵自己來完成工作。認真地進行時間管理: 

  • 為當天設立明確的目標 
  • 使用共用行事曆或專案管理軟體 
  • 設定一個可以接聽電話的固定時間 
  • 專注於結果以衡量成功  

追求自然光 

照明可能不是第一件想到的事。儘管如此,移到自然採光的區域可產生差別。或是遠離電腦到外面走走。運動可以激發嶄新的視角。曬點陽光可以改善心情,並幫助您睡得更好。  

利用這些重要的秘訣充分利用您的行動或遠端辦公室,以提高生產力。您的效率越高,您的雇主越有可能繼續讓您從任何地方工作。  

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