適用於小型企業的遠端工作最佳做法

儘管許多行動團隊和管理者都已經習慣於借助技術居家辦公,您可能是成千上萬名因全球流行病之需或業務需求而過渡到這種新的工作方式的遠端工作者之一。 

這種獨立工作的模式缺乏面對面溝通和時常獲取回饋的優點,對許多人來說可能充滿挑戰。儘管如此,仍有適用於小型企業的遠端工作最佳做法,可使過渡的過程更輕鬆,並提高您在家工作的生產力。 

遠端工作環境 

即使想要提高工作效率,您可能還是受不了攤在沙發上用筆記本電腦、開電視、穿著舒適的居家長袍和柔軟的拖鞋等誘惑。抵抗這類誘惑。以傳統辦公室環境的專業態度在家工作,這一點很重要。  

設立一個工作專區,盡量遠離各種干擾。此類分隔可以是臥室的一角或其他家庭成員來往較少的任何區域。您需要為自己提供一個有利於專注於工作的環境,就像在辦公室一樣。 

遠端工作 – 活用工具 

遠端工作需要辦公場所的所有基本要素,通常需要更多。您仍然需要所有基本項目: 

  • 工作台或辦公桌,可安全、以符合人體工學的方式支撐電腦、筆記型電腦或其他裝置 
  • 使用與桌面表面適當對齊的舒適椅子,幫助您維持正確的姿勢 
  • 顯示器 (如果使用筆記型電腦或平板電腦以外的裝置) 
  • 印表機 (如果工作所需) 
  • 可靠且安全的網際網路連線或 WiFi 網路 
  • 在家工作可能表示您的安全性不如典型的辦公室,這類辦公室都有提供安全的網路、防火牆、定期修補的作業系統、防毒保護等。身為遠端工作者,您必須保持相同的警覺性,將軟體保持在最新狀態,包括防毒軟體和作業系統更新。 
  • 實作 VPN 軟體在遠端辦公室和商業系統之間提供安全的通訊 

調整自己的步調 

當您在家中工作時,沒有人走到您桌旁聊天,很容易就全身投入手頭上工作。長時間坐著可能會導致倦怠或健康問題。一定要稍作休息,享受午餐時間,甚至可能出去散散步。 

建立例行常規 

家庭工作者也必須像在辦公室般有一套例行常規。採納晨間常規來回覆電子郵件、撥打重要電話、安排約會和其他一般辦公程序。 

一天末了也應該有例行常規。評量您的成就,為隔天或其餘的一周設定目標,並檢查行事曆查看近期活動。 

維持定時的例行工作可簡化過渡到虛擬工作模式的過程。在家工作的好處是靈活性。您的流程不必像在辦公室一樣,但是保持一致可以幫助您提高效率並減輕壓力。  

溝通 

經常與隊員聯繫。虛擬工作環境需要使用技術,例如即時訊息、電話會議和視訊會議。使用 Microsoft Teams 之類的工具可以達成與同事和經理之間的有效溝通。這包括促進個人參與的面對面會議,並有助於打破許多在家工作的員工所感到的孤立感。 

參加電話會議時,請謹記會議禮節: 

  • 注意您的外表、背景和任何干擾,例如噪音或技術問題 
  • 除非您正在發言或講話,否則請保持靜音 
  • 如果您在進行簡報,請將議程傳送給受邀的與會者,讓每個人可以為討論的主題作規劃。通知相關各方將使會議更有成效,並有助於實現會議的目標。 
  • 參與 – 透過參與討論並提出相關問題,確保所有與會者都知道您專心投入會議。 
  • 如果因日程安排或時區而無法參加會議,請確保後續與領導者聯繫,以獲取與主題和會議期間做出的任何決定有關的資訊,或許可以查看錯過的視訊會議錄製內容。 

安全注意事項 

當您在家中或其他偏遠地區工作時,請務必牢記安全性。變更設備製造商所設定的預設密碼來保護您的家用 WiFi 網路。使用 VPN 服務可加密您的流量,如此無人可以觀察您的視訊會議團隊會議。 

讓最佳做法為您代勞

無論您的虛擬工作環境是暫時性的還是長期的,利用經驗豐富的遠端工作團隊提供的這些最佳做法都可以幫助您提高工作效率並避免孤離感。 

在遠端工作時,依賴易於使用的應用程式,例如 Microsoft Teams,可使團隊保持緊密的溝通和協作。 

開始使用 Microsoft 365

以您熟悉的 Office 搭配有助於共同作業的各式工具,讓您能隨時隨地完成更多工作。

立即購買
相關內容
生產力

對應網路圖的秘訣

深入閱讀

商業見解與構想不會構成專業的稅務或財務建議。您應該連絡您的稅務或財務專家以討論您的情況。