身為小型企業員工或負責人，您通常需要與同事和客戶共用檔案。但您目前的檔案共用方法是否安全？您是否能確保重要記錄和敏感性資料受到妥善保護且安全無虞？
讓我們以深入淺出的方式探索安全檔案共用。
什麼是安全檔案共用？
檔案共用純粹是指將檔案傳送給其他人的動作。過去，您可能是透過將檔案附加到電子郵件的方式來共用檔案。然後，對方可能會新增編輯內容並將檔案傳回給您等等。
您可能甚至曾使用檔案共用網站。這兩種方法都會使您處於許多安全性風險之中。
安全檔案共用是指在受到妥善保護的狀態下共用檔案的動作，避免遭受線上威脅，而且只有擁有者授與權限的人員才能存取檔案。雲端儲存空間服務提供包含下列安全性功能的安全檔案共用和保護：
- 以權限為基礎的存取
- 受密碼保護的存取
- 檔案加密
- 監控可疑的登入活動
- 病毒掃描
- 勒索軟體偵測
- 雙重要素驗證
- 設定共用連結的期限
這些安全性功能可協助確保只有具有權限的人員才能存取檔案。此外，這些功能還可協助保護您的檔案，避免遭受駭客、惡意程式碼攻擊以及其他線上威脅。
哪些類型的檔案應以安全的方式共用？
在理想的情況下，貴公司在內部或與客戶共用的所有檔案皆應受到保護。檔案共用適用於任何商務檔案，其中包括：
- 法律資訊
- 財務資料
- 人力資源或個人資訊
- 私人員工資訊
- 祕密專案
- 合併或收購計劃
安全檔案共用可保護您的檔案，避免遭受不當存取、不肖人士、勒索軟體、病毒和線上威脅。
安全檔案共用方法
小型企業成為網路攻擊受害者的發生率為 58%。雲端儲存空間提供者非常注意這個問題。他們知道資料和檔案安全性是需要嚴肅以對的問題。很多提供者加入下列功能，以協助保護您的檔案：
- 密碼保護。您可以傳送受密碼保護的檔案連結。只有知道密碼的收件者才能存取檔案。
- 設定連結的期限。透過設定連結的期限，您可在一段特定時間過後撤銷存取權。這些連結可讓收件者在一段有限的時間內存取檔案。
- 不同的權限。透過檔案存取權限，您可選取誰能檢視、註解、編輯或重新共用檔案。舉例來說，您可將存取權限定於一個人、一個群組、所有公司員工或任何人。
- 版本歷程記錄。某人可能在您共用的檔案中新增了不需要的編輯內容。版本歷程記錄可讓您將檔案還原回先前的草稿。
- 資源回收筒。您可能會不小心刪除檔案。在此情況下，您可以從資源回收筒還原檔案。
- 大量檔案刪除保護。您可能會不小心刪除大量檔案。若是如此，您的雲端儲存空間提供者會傳送警示。它也會列出復原這些檔案的步驟。
- 活動監控。提供者會監視並封鎖可疑的登入嘗試操作。自動化監視可防止他人在未經授權的情況下存取您的帳戶。
- 加密。透過雲端儲存空間，加密類型的代碼一律會隱藏您的檔案，以免遭到駭客窺探。
- 病毒掃描。檔案會在下載程序期間進行掃描，確認是否有已知病毒。
- 實體保護。儲存您內容的資料中心設有資訊安全人員和動作感應器。他們也採用視訊監視和入侵偵測警示。
- 網路保護。資料中心內外的網路都有防火牆。這些防火牆會限制來自未經授權位置的流量。
- 系統監控。軟體團隊會監控安全性問題，並在發生問題時進行修正。
- 保存庫。您必須先驗證您的身分識別，才能存取這些安全資料夾。這些資料夾可保護檔案，以免某人存取您的裝置或帳戶。
如何進一步保護雲端儲存空間檔案
雲端儲存空間安全無虞。但即使如此，您仍可採取更多步驟來保護您儲存空間和裝置上的檔案。您可以：
建立強式密碼
強式密碼是強大的第一道防線。它能遏止未經授權的人員存取您的檔案。您的密碼應該：
- 有八個以上的字元
- 不包含任何完整的單字
- 不包含任何使用者名稱或真實姓名
- 與您的其他密碼不同
- 使用大寫和小寫字母
使用雙重要素驗證
雙重要素驗證能保護您的帳戶，避免遭受駭客攻擊。這是進階登入程序的一部分。您的雲端儲存空間提供者會傳送代碼到您的手機、電子郵件或應用程式。然後，您就可以輸入該代碼並存取您的檔案。
在您的行動裝置上啟用檔案加密
您的提供者可加密您保存在 iOS 或 Android 行動裝置應用程式上的檔案。此加密功能會在其他人使用您的手機時保護您的資料。如果您的手機遭他人駭入或遭竊，加密能夠讓您安心無虞。如果您將檔案儲存在手機上，這是非常必要的功能。
共同處理共用檔案
共同作業佔用了我們大部分的工作時間。有鑑於此，雲端儲存空間服務提供多項功能，協助團隊來共同處理檔案。對檔案所做的所有變更或註解都會即時同步處理，因此團隊成員可隨時處理最新版本的文件。
收件者可在共用檔案上執行多項功能。其中包括：
- 檢視。您已共用檔案的任何對象皆可檢視該檔案。對方不需要登入雲端儲存空間平台就能執行此操作。
- 下載。您已共用檔案的人員可以下載該檔案。如果您想要更多安全性，您可以選擇封鎖下載。
- 編輯。有了完整的編輯權限，收件者就可以編輯您的文件。建議您在共用前先啟用追蹤修訂，這樣之後才能核准或拒絕對方編輯的內容。
- 註解。具有檔案存取權限的人員可以在檔案中新增和回覆註解。
- 共同作業。透過即時共同作業，多個人員可以同時編輯您的檔案。對檔案所做的所有變更都會即時同步處理，並自動為所有編輯者進行更新。
- 共用。具有編輯權限的人員可以共用您的檔案。不過，沒有編輯權限的人員仍可選擇是否要轉寄您的連結。某些服務可讓您停用使用者的共用功能。
選擇安全的檔案共用解決方案
市面上有許多檔案共用方案。在檢閱您的選擇時，請尋找下列必要條件：
- 安全性選項。選擇具有強大安全性選項的解決方案。受密碼保護的連結和權限至關重要。如果您與外部合作夥伴進行共用，設定期限的連結會是很實用的功能。
- 加密。您的檔案在共用以及位於儲存空間中時必須保持安全。請選擇運用加密功能的提供者。
- 簡單易用。您的儲存空間解決方案必須方便使用。您應該要能快速共用、接收以及與團隊成員共同處理檔案。此外，您應該要能順暢無礙地變更權限層級。
團隊的安全檔案共用
檔案共用可加速專案進展。但如果沒有額外的預防措施，您的資料會處於風險之中。安全檔案共用可簡化團隊的工作流程並確保檔案安全無虞。