利用這 4 種技巧控制自己的電子郵件

光是想到有多又多的電子郵件使您不寒而慄嗎?您的信箱是否參雜了一堆未讀郵件和留待稍後處理的任務而雜亂無章? 

事情不一定要如此。收件匣井然有序的夢想似乎遙不可及,但比您想像中的更觸手可得。 

像其他任何工具一樣,電子郵件如果使用得當,可以為您的生活增添價值。有了智慧計劃,您就可以將收件匣變成您最佳的通訊拍檔之一。  

您的電子郵件是您身分的一部分,請小心保護 

此原則可視為電子郵件管理的不二法則。對於忙碌的人,只把您的電子郵件地址交給需要的人很重要。如果您的地址出現在太多地方,收件匣肯定會爆滿。  

保護您的身分的一種方法是使用數個地址。您擁有自己的「真實」電子郵件地址,即您每天使用的電子郵件地址。備用地址是您填寫表格,進行線上購買等時可以使用的地址。第二個地址可調開所有促銷郵件和其他垃圾郵件,從而使您的主要地址保持簡潔。  

在許多人掙扎工作與生活平衡的世界上,分隔電子郵件地址是一個不錯的起點。只要使用應用程式輕鬆將您的帳戶全部放在單一位置但分開管理就可以了。  

不要等到塵埃落定 

在您生活的許多層面,耽擱會導致問題。對於電子郵件,更是如此。如果您在收到電子郵件後不立即處理郵件,很快就一發不可收拾。  

嘗試安排時間來整理收件匣。例如,您可計劃每天管理電子郵件三次。早上,午餐後和回家之前完成此任務。處理三次足以讓您充分掌握,而不致佔用一整天的時間。  

善用技術有助於實現這一目標。嘗試 iOS 版 Outlook 中的播放我的電子郵件功能。此功能可大聲播放電子郵件,並提供實用的收件匣摘要和行事曆。 

無論您是使用它來查看工作或個人帳戶的收件匣中的最新消息,都可以透過簡單的語音命令收聽或處理郵件,也可以單指撥動來進行分類。要回覆電子郵件,只需聽寫一則簡短訊息再發送出去即可。這種方法很適合在早上通勤時或在午餐休息當雙手可能很忙時用來跟上進度。  

堅決刪除 

刪除電子郵件可能很難。即使您不認為將來需要該訊息,也很難按下按鈕。但是您還是得做。  

刪除不相關的電子郵件非常重要,因為如果不加以理會,可能造成精神上的負擔。收件匣中雜亂的感覺會讓您感到不知所措,即使這些郵件不是必要的。透過定期刪除工作電子郵件,您可以朝著降低壓力程度邁出一小步。  

仍然不確定是否可以養成這個習慣嗎?試試一個中間步驟。與其立即刪除電子郵件,可以透過撥動將郵件安排在更方便的時間回到您的收件箱。否則,不妨移除其餘的郵件,好好享受您的周末。  

不需要小說 

我們全都有過不時太囉嗦的過失。在電子郵件中很容易就長篇大論,但扼要的訊息肯定可以傳達訊息。 

與同事和客戶以及親朋好友互動時,教自己寫簡短訊息。寫更短的電子郵件可以節省時間,而且您的訊息也會更加清晰。  

撰寫簡短、有益的電子郵件是一種技巧。一開始您可能會覺得很困難,但是多加練習就可以輕鬆達成。很快地,您會發現您的大多數訊息只有幾句話。  

此外,您可以使用要點,簡要地呈現一些想法。郵件的收件人會愛上簡練的文字,而您一天可以完成更多工作。 

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