提升企業社交網路成效的 4 個妙計

就業務方面而言,社交網路可以提供安全的空間,讓身處不同辦公室、城市、州/省或國家的團隊可以即時針對專案進行通訊和共同作業。人員無須見面就可以討論專案細節、分工並完成任務、討論客戶需求,以及團結合作完成共同目標。除此之外還有另一個好處,經常合作的團隊也可以使用他們公司的企業社交網路相互認識、了解彼此的強項、理解對方的思維模式,並且建立團隊默契─進而建立更強而有力的團隊,具有更堅強的工作實力。

如同一般大眾常用的社交網路,業務組織的社交媒體也是以社交互動為開端。透過它們可進行即時通訊,而且通常包含一些好玩的元素,比如可以幫忙訊息接收者推斷語氣的 Emoji。但是企業社交媒體也提供許多適合業務使用的功能,幫助團隊工作起來更有效率。能讓您的團隊獲得最大效益的 4 件事,包括:

  • 文件共同作業:能夠以團隊身分進行共享與討論文件,並且能夠在社交網路中直接進行編輯與共同撰寫,這項功能可讓團隊建立更具深入見解、內容更為豐富且更有意義的交付項目。它也讓團隊擁有獨一無二的能力,可以在群組討論的過程中即時編輯與共享所討論的項目。
  • 內部團體和外部共同作業者:內部團體可讓您的團隊建立專屬空間─只有受到邀請的人才能加入。他們可以在這裡以團隊身分討論工作,以及一同處理專案和初步計劃。除了內部團體之外,有些企業社交網路可讓您的團隊邀請外部的客戶代表、廠商、顧問、承包商等對象進入專屬空間,讓所有人可以一起針對已限制的或進行中的專案進行討論與共同作業。
  • 搜尋與探索:有些業務社交網路可讓使用者在整個系統中搜尋與工作相關的專業意見、交談內容和檔案。這可以幫助團隊減少重複工作、使用最佳做法,並且讓工作更有效率。除了搜尋之外,探索功能可讓使用者隨時了解公司的最新進展,(一般而言) 有助於您的團隊尋找跟他們自身、他們的客戶和/或他們的興趣相關的人員、資訊和團體。使用者可能會透過探索程序遇見導師以及找到可供跨界共同作業的區域等等,不只有助於他們的專業養成,也能增進他們的工作品質。
  • 無縫整合。不論該企業社交媒體解決方案的評價有多高,只要它無法支援您目前的文書處理和簡報程式等工具,那麼它就可能不是適合您的解決方案。畢竟購買解決方案的重點在於讓通訊順暢與鼓勵共同作業,要是您的團隊還得使用某些「訣竅」才能將平台與程式搭配使用,這會耗費他們的時間並減慢您的作業流程。

除了您的團隊每天都會用到的功能之外,還有一項功能雖然平常不會注意到,卻會決定任何一家企業社交網路的成敗─那就是安全性功能。運用全天候為待用和傳輸中資料進行加密處理且包含了多重要素驗證以增強身分識別保護的企業社交網路,您可以確保您的資料和員工都受到良好保護。

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