像 IT 專業人員般設定商務電子郵件時的 4 個必要條件

不喜歡電子郵件的人,請注意!近期的一項調查指出,電子郵件是最常在工作時用來傳遞資訊的工具,其重要性將於未來 5 年內繼續攀升。這個調查還指出,員工每天會花 3.2 小時查看與工作相關的電子郵件。另一個由 The Radicati Group 進行的研究指出,每個使用者在去年每天平均收發 122 封商務電子郵件。

這些調查結果有什麼涵義呢?它們提醒我們電子郵件是所有企業 (不論小型還是大型企業) 都在使用且會持續使用的工具。設定商務電子郵件解決方案時,有許多因素需要考量,如果貴公司為小型或中型公司,且想要在未來幾年內擴大規模,更需要謹慎考量。

為了找出最適合貴公司的電子郵件服務,請僅考慮使用符合下列必要條件的服務:

  1. 管電子郵件解決方案 – 商務電子郵件有兩種主要的設定選項:內部和代管電子郵件。對大多數企業而言,設定內部電子郵件所產生的擁有權總成本並不是個好投資。換句話說,內部電子郵件的儲存空間有限,這對員工來說並不方便,而且貴公司必須負責進行升級和備份作業。不過,如果您使用代管電子郵件解決方案,電子郵件代管服務會為您的 IT 小組處理相關作業。適用於商務使用者的代管電子郵件服務還能提供動態儲存空間選項,能配合貴公司的成長週期調整。
  1. 足夠的伺服器空間 - 視貴公司的規模以及您需要的電子郵件儲存空間大小而定,您必須在共用和專用代管之間做出選擇。許多小型公司會先選擇使用共用代管 (也就是由多個租用戶共用實體伺服器),因為這種代管的價格相當低廉,但仍可提供電子郵件代管服務的所有好處,包括安全性、可靠性和隱私權。共用伺服器空間不敷使用後,公司可以改用專用電子郵件伺服器。專用解決方案的可自訂性通常也比較高。
  2. 行動存取 - 在當今步調快速的商務環境中,電子郵件解決方案是否能與員工行動裝置相容顯得相當重要。行動裝置相容性不只可讓員工在離開辦公室時存取商務電子郵件,還能讓您充分利用行動行事曆和文件共用功能。此外,您選擇的電子郵件解決方案也必須持續升級以支援最新的行動技術,而且必須可與其他裝置同步處理。
  3. 可靠的提供者 - 選擇商務電子郵件服務時,「提供者」與「服務」本身一樣重要。 請選擇值得信任、在電子郵件代管服務方面有多年經驗的公司。建議您選擇有上線時間保證、兼具可靠性和安全性的提供者。該提供者提供的電子郵件解決方案必須能簡化員工的工作,包括行事曆、連絡人和檔案整合功能;共用行事曆功能;以及全年無休的專家支援服務。

很明顯地,電子郵件不會在短時間內遭到淘汰。

因此所有組織在設定商務電子郵件解決方案時都必須小心謹慎,才能成功提高工作效率,進而提升獲利。

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