別流失連絡人:輕鬆管理連絡人的 4 大祕訣

從有效率的排程功能和約會確認,一直到仔細追蹤客戶喜好,還有更新不斷變化的商業服務與價格,連絡人管理軟體在公司的成功上扮演了比以往都要關鍵的角色。雖然很明顯地,正確的連絡人管理軟體可以透過簡化流程來提高生產力,但許多公司在使用連絡人追蹤軟體時尚未了解其中所有可用的元件。

信不信由您,只有 10% 的小型企業會使用線上 App 或軟體來排程約會,但更令人驚訝的是還有 8.8% 的小型企業仍然使用紙筆記錄。根據 GetApp Lab 指出,勉強有過半的小型企業正使用線上行事曆來完成工作。這意味著,如果您的企業也屬於這一類,那您就錯失了商機。連絡人管理軟體提供了簡單好用的各種工具,讓您用最簡便有效的方式來管理企業資訊和客戶檔案。

現今的客戶管理軟體是設計成所有業務資訊的組織中心,透過儲存資訊 (從預約並管理約會到記錄客戶資訊與喜好等都包含在內) 來提高生產力和利潤,同時也讓您設定營業時間,並提供詳細的服務內容與價格資訊。有了網路型連絡人管理工具,您就能在同一個地方輕鬆存取所需的一切資料。

這裡提供四種方式,可協助您提升業務、服務及可用性,還可利用連絡人追蹤軟體來追蹤約會、價格及客戶喜好:

  1. 充分利用線上排程的便利性。

    從此您可以向耗時的電話溝通說再見。有了網路型連絡人管理工具,現有和潛在的客戶都能輕鬆以電腦來排程服務,而不在辦公室的客戶則可使用行動裝置 App 來排程服務。向客戶和員工發出的自動約會確認通知與提醒,這樣可消弭排程上的混亂,也可避免錯過約會的時間。有賴於專為滿足特定商務需求而設計的客戶管理軟體,讓排程更為簡化。簡便的行動裝置存取功能非常關鍵,這可確保客戶能隨時排程他們方便的約會時段,而您也能立即查看,不論是計畫或是排程都更加輕鬆。

  1. 發掘社交媒體的商機。

    大幅提升您與現有客戶的溝通程度,同時利用社交媒體的無窮可能性來開發潛在客戶。LinkedIn、Twitter 及 Facebook 都是能幫助您接觸客戶的工具,也能為您發掘未開發的商機。向您的新連絡人發出好友請求、在您的業務頁面上提供目前服務的清單,或是單純在社交媒體上傳送跟進的通訊,努力讓您的客戶服務在眾多競爭者中脫穎而出。連絡人管理軟體能讓您更牢牢掌握客戶的需求和客戶的特定個人資訊,同時幫助您在社交網路上發現潛在客戶,這在過去是不可能辦到的。現在,您可以有效維護和更新客戶資訊、找出鎖定目標的商機,還能排程和檢視過去、現在和未來的約會記錄。社交媒體可以建立各種溝通管道,也可以協助您的企業在使用者心中的排名保持靠前。

  2. 避免資訊重複。

    連絡人管理軟體可避免連絡人重複或是搜尋到的資訊已過時的困擾。有了客戶管理軟體,您就能開始以更有效率的方式管理和更新連絡人資訊。

  3. 針對客戶需求量身打造。

    無論您開的是餐廳還是美髮沙龍,也無論您的產業為何,客戶往往有不同的喜好和期望。連絡人管理軟體讓您能夠在同一個地方列出每位客戶的需要與要求,好讓您事先為客戶的個別需求做好準備。每當客戶的需求改變,要編輯和更新也輕而易舉,不像過去更改紙本記錄那般複雜。您可以完全採用有效的軟體解決方案來追踪客戶的約會和服務歷史。所以,拋棄紙筆吧,使用連絡人管理服務體驗全新層級的生產力。

探索更多的軟體解決方案,包括對中小型企業來說簡便好用的 Microsoft Bookings。這個創新的解決方案包含客戶可以輕鬆排程約會的預約頁面。您也可以使用進階的客戶管理軟體來自訂服務、設定營業時間、提供詳細的服務內容與價格資訊,同時還能管理您的員工、每週排程及客戶喜好。便利的可自訂公用網站讓您的客戶無論是在家裡、辦公室或路上,全天候都能透過行動裝置 App 找到可用的時段並預約約會。

從您的排程行事曆和詳細的客戶檔案,一直到不斷變動的員工筆記、服務和商務檔案資訊等,使用符合您需求的連絡人管理軟體,不僅能簡化您的排程流程,還能將您的企業成長潛能最大化。

關於作者

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

開始使用 Microsoft 365

以您熟悉的 Office 搭配有助於共同作業的各式工具,讓您能隨時隨地完成更多工作。

立即購買
相關內容
Grow my business

提升工作場所的溝通並拓展業務

深入閱讀

成長中心不會構成專業的稅務或財務建議。您應該連絡您的稅務或財務專家以討論您的情況。