使用內部網路軟體增進團隊工作效益的 4 個方法

每一位專案經理都必須學習,如何在團隊工作量超載而產生不同的方向時,讓團隊繼續往既定的目標前進。在某些情況下,這表示可能得和其他專案經理合作排定專案的優先順序,或是協助團隊成員在工作剛開始起步時進行 (並維持) 組織分工,抑或是要讓團隊成員 (可能住在不同的城市、州縣或國家) 擁有他們需要的工具,以增進共同作業效率。排定專案優先順序的技巧全來自於個人經驗,而可用的內部網路軟體則不只能夠協助您保持團隊的組織明確並進行共同作業,還能夠讓您得以與個人和您的團隊進行有效率的溝通。

當然,並非所有的內部網路軟體都如出一轍,所以就讓我們來了解一下內部網路解決方案中必備的四樣工具。

資訊管理

為了避免有人在狀況外,您的團隊必須知道誰在什麼時候負責做什麼事。此外,您也需要讓您的團隊擁有其他成員的連絡資訊、如何存取重要網頁或文件 (尤其是受到密碼保護或是放在臨時伺服器上) 的相關詳細資料,以及發佈重大宣告或張貼提醒事項的能力等。因此,請嘗試打造可讓您順利建立能夠依需求自訂操作之團隊頁面的公司內部網路。如此一來,您就可以在內部集中管理及分享重要資訊。

資料庫

共同作業軟體最重要的應該是讓您的團隊輕鬆進行共同合作。因此,請選擇能夠允許您將相同檔案、文件、圖片和會議記錄等資料的存取權提供給每個人的解決方案。透過讓您能夠建立文件資料庫,並以您的專案和團隊都能了解的方式標記標籤,每個人就都可以看到和專案有關的最新資訊、檢閱過去所交付的反覆項目、查看目前的作品,以及提醒他們有哪些專案需求等等。

共同作業工具

員工內部網路入口理應能夠讓您的團隊建立他們可以共用與管理資訊的空間,並且一起在檔案上作業。因此,請尋找具有多線討論和調查功能的共同作業軟體,這可協助規劃會議和/或方便您做出決策,以及能夠共用行事曆、建立工作清單和會議空間,並且可以儲存您的所有會議記錄、文件和議程等資料。例如會議空間,這是一個內含工作空間工具的內部網路解決方案,可以允許特定團隊成員 (如圖形設計人員和廣告文案人員) 在同一個空間於同一個檔案上作業,且不會覆寫彼此的作業內容,藉此提升生產力。

與現有工具整合

無論內部網路入口軟體多麼強力保證能夠提升您的生產力和共同作業成效,如果不容易使用或是需要您更換現有工具 (比如文書處理、試算表、圖形設計和/或電子郵件工具),這可能會難以說服團隊使用該軟體。為了達到您所需的生產力和組織規模,請尋找能夠與您的團隊所使用工具妥善整合的內部網路解決方案。如此一來,您的組織就不需要購買昂貴且效率可能更差的程式,而您的團隊也不需要承受困難的學習過程。

說到共同作業軟體,這樣的軟體應該要簡單、運作順暢,而且可以自訂,為您和團隊提供整個團隊共同作業或分組作業時所需的一切。當您選擇了正確的解決方案,讓您能夠以自己的方式整理檔案、使用現有工具,並提供共同作業工具,方便成員在檔案上同時作業、共用文件和資訊,以及追蹤重要討論內容時,您將會達成每一位專案經理都想要達成的目標,也就是建立組織良好並具有高生產力的團隊。

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