商務群組聊天必備的 5 個額外功能

毫無疑問地,群組聊天徹底改變了工作方式。我們不再需要預約面對面或是電話上的會議,就能立刻獲得問題的解答、傳遞資訊或是進行腦力激盪。現在,只要透過大家都能即時看見並回應的小組聊天,就能做到這些事。

今日,大多數的組織都已經有某種形式的群組聊天應用程式,但要是只用它來和同事討論專案 (或是午餐要吃什麼),那就會錯失能幫助您提高生產力、讓同時處在世界各地的同事之間互動起來更有意義的強大功能。

如果想充分利用您下一次的群組聊天,建議尋找能讓您存取多項功能或附加元件的服務,包括:

  • 檔案共同作業:有些聊天工具讓您能實際開啟檔案並與其他人即時共同作業。這項方便的功能可確保所有想法、變更和更新都整合在一起,並且讓小組聊天中的每個人都能即時檢閱並核准文件。當然,如果有成員需要更多的時間,可以將檔案下載下來、進行編輯或新增註解,然後再將檔案上傳回去。透過這種方式,關於這份檔案的所有溝通記錄都會保存在同一個地方。
  • 可以存取應用程式:不論是在辦公室或是出門在外,我們越來越依賴應用程式來完成專案,因此選擇一個能整合您需要用到的其他應用程式的群組聊天應用程式非常實際。舉例來說,如果您使用的檔案存放庫或文件庫應用程式能讓您把專案的所有文件、圖片、影片和音檔都儲存並整理在同一個位置,那您就該選擇可讓您直接從聊天中存取該應用程式的群組聊天服務。如果能在聊天視窗中叫出文件,這樣討論起來就會非常便利。
  • 聊天記錄:如果小組聊天應用程式可讓您檢視完整聊天記錄,您就能輕鬆做好會議記錄、要求文件或修改檔案,而且可讓您瀏覽對話當中誰說過了什麼。這樣一來,如果有不清楚的地方,只要點擊幾下,就能找到需要的資訊。此外,無法參與聊天的小組成員,只要檢閱聊天記錄就能掌握所有的對話內容。
  • 群組通話:如果遇到需要語音對談或是即時見到聊天室成員的時候,您就需要可以將您最愛的視訊交談應用程式整合進去的群組聊天應用程式。這麼一來,所有成員都能直接從群組聊天進入語音或視訊通話。
  • 會議排程器:需要排程會議的專案經理或是任何人,只要能存取會議排程器應用程式,就能輕鬆擬定聊天、電話會議或是面對面進行會議的計畫。不論是不是正在即時聊天,如果在同一個地方就能一覽所有小組的行事曆,敲定後續的討論會議就非常方便。

小組聊天應用程式讓您和同事輕鬆連線,不論他們就在同一間辦公大樓還是位在世界的另一端。如果還具有文件共同作業等內建功能,再加入群組通話服務等您愛用的應用程式,這個小組聊天應用程式就更強大了。請務必好好選擇您的群組聊天應用程式,並選擇一間信譽良好而且可以承擔未來的公司。畢竟,您應該不希望讓您的小組每年換一個聊天應用程式,因此請務必做出有保障的選擇。

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