處理資訊超載的 5 個生產力祕訣

豐富標題替代文字

在我們目前所處的時代,不斷產生的資訊量已經遠超出我們天生能消化及處理的量。在今日的知識經濟中,工作場所的共同作業越來越普及,而且偏向更專案型的共同作業。事實上,目前員工所屬的小組數量,是多年前的兩倍。這代表我們會以非線性化的方式,同時從各種不同的來源 (包括電子郵件、聊天及社交媒體) 接收到大量的資訊。

所有的警訊都顯示,人們越來越沉溺於資訊中。《哈佛商業評論》某篇文章針對美國員工的研究報導,有 60% 的人會在浴室裡查看電子郵件,有 15% 在教堂裡查看,而有 11% 不會讓配偶知道自己正在查看電子郵件。

我們能利用哪些工具和資源來確保我們能因應這種情況,同時保有生產力?雖然說技術與資訊存取方式正是造成這問題的部分原因,但技術也能夠成為解決方案。以下是我在處理資訊超載問題時的 5 大生產力祕訣:

1.了解並非所有資訊皆生而平等

在我們必須處理的所有資訊中,並非所有資訊都需要我們給予相同的注意力及優先順序。知道哪些資訊必須在哪些時候處理,就可能會造成天壤之別。在納入電子郵件的各項功能中,能夠將資訊標幟為高重要性的能力,可說是其中最棒的功能之一。我也曾經讓把我列為副本收件者的電子郵件,進入不同的資料夾。但技術已經比當時進步多了,現在要掌握重要的資訊,比以前都更加容易。現在,類似 Microsoft Teams 的聊天式工具,能讓與我進行共同作業的人員把資訊標幟為重要,而人員也可以針對需要我注意的資訊使用 @提及我。這讓我不只能夠分類重要和相關的資訊,還能直接開始處理緊急的工作。了解如何設定資訊的優先順序,已經協助我理解凌亂繁雜的資訊,而其中繁雜的工作,現在已經交由技術來替我處理。

關於作者

The former head of FNB Connect, Farren Roper, has joined software firm Microsoft in the role of central marketing organization (CMO) lead. He is Technologist, Marketer, Lawyer, Ted talks speaker, Masters Graduate but still a Life-Student. Also mad about tennis, travel, food & wine!

開始使用 Microsoft 365

以您熟悉的 Office 搭配有助於共同作業的各式工具,讓您能隨時隨地完成更多工作。

立即購買
相關內容
Productivity

Scott Photography 為邁向成功之路所採取的 3 個行動生產力策略

深入閱讀

成長中心不會構成專業的稅務或財務建議。您應該連絡您的稅務或財務專家以討論您的情況。