讓群組聊天成為最佳工作場所的 5 種方法

不論您的小組是遠距工作、遠距共同作業還是要和同樓層的同事聯繫,商務用聊天軟體及應用程式都是職場上不可或缺的基礎配備。由於這類應用程式能將數個不同的共同作業工具匯集到單一網站、桌面或行動應用程式,也因此越來越受歡迎。事實上,根據最近一項研究顯示,過去一年來小組聊天應用程式的採用率在企業間大幅提高,從 2.4% 激升至 33.3%。不論您的組織是小型、中型或是具有企業規模,都不該忽視小組聊天這項工具。這裡列出五種能讓小組聊天成為最佳工作區的方式,為您提供省時與省錢的解決方案,包括:

  1. 過濾不需要的電子郵件。如果您的收件匣也充滿了爆量的信件,一定能體會這對今日的員工來說是一大問題。也因此,在接受問卷調查的工作人員中有 22% (超過五分之一) 認為在他們所收到的工作信件裡面,至少有一半與他們無關。更糟的是,有 11% (10 人中至少有一人) 的受訪者認為無關的信件占了他們至少 75% 的收件匣空間。這些信件會耗掉龐大的工作時間及資源。符合您需求的辦公室聊天解決方案,能讓您根據個別工作串流或主題為各個團隊建立不同的聊天頻道,而且也適合用於需要專注討論的一對一聊天、訊息傳送以及臨時發起對話。
  1. 建立一個可信賴的團隊合作連絡中心。建立職能小組工作區的功能,不僅讓收件匣中爆量的信件獲得舒緩,也可迅速將正確人士集合起來存取關鍵文件及工具、探索資料,並且還能透過各小組每日所使用的應用程式掌握最新狀況。您還可以自訂通知,這樣就不會錯過重要的活動和資訊。現在,只要在專屬的小組工作區中尋找,就能找到所有的內容、工具、連絡人及對話記錄。務必選擇內建功能可讓您存取 SharePoint、OneNote 及商務用 Skype 等常見工具的小組聊天解決方案,如此一來您就能立即將一般聊天轉成視訊對談。
  2. 為日常工作注入個人風格。您知道當我們在線上看見笑臉時,會刺激我們看到真人笑臉時會產生反應的大腦區域嗎?各小組應該要能在群組聊天的數位對話中添加趣味及人性,不只是加入表情符號,還要有貼圖、GIF 等選擇。如果想為聊天添加個人風格,務必選擇可讓您選擇一張圖片然後疊上文字的 meme/macro 建立器,讓您想怎麼自訂就怎麼自訂。
  3. 不需要犧牲安全性的共同作業。選擇商務用聊天解決方案時,務必選擇具有最佳企業安全性與合規性功能的聊天應用程式,包括支援所有頻道、聊天記錄與檔案的電子文件探索和法務保存措施以及全天候 (無論是待用或傳輸中的資料) 資料加密,並且提供多重要素驗證以加強身分識別保護。
  4. 選擇不需額外成本的整合式聊天中心。如果您想試試看商務用聊天,選擇在 Microsoft Office 體驗中已具備的解決方案既明智又符合效益。舉例來說,Microsoft Teams 是 Office 365 中的聊天式工作區,幫您將所有內容、工具、連絡人及對話都保存在單一空間。最棒的是,您不需要付額外的費用,它已經包含在 Office 365 商務基本版、商務進階版、企業版 E1、E3 和 E5 方案中,方便您隨時試用。Microsoft Teams 可在 Windows、Mac、Android、iOS 和網路平台上執行。Microsoft Teams 支援 Microsoft Edge 12+、Internet Explorer 11+、Firefox 47.0+ 及 Chrome 51.0+ 等網頁用戶端。

現在就打造您的最佳工作環境!探索 Microsoft Teams 以及 Office 365,然後體驗隨時、隨地,不論任何裝置都能工作地更有效率。

關於作者

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

開始使用 Microsoft 365

以您熟悉的 Office 搭配有助於共同作業的各式工具,讓您能隨時隨地完成更多工作。

立即購買
相關內容
Business Tips

另類的共同作業:遠端小組共同作業的新方法

深入閱讀

成長中心不會構成專業的稅務或財務建議。您應該連絡您的稅務或財務專家以討論您的情況。