提升虛擬會議效率的 6 種方法

您上一次親自出席會議是什麼時候?面對現實:如今的工作會面方式變得越來越電子化了。在線上或虛擬會議變得方便的同時,也會更容易讓參與者失去注意力,忽略了自己應完成的工作。人員分心時,會議就會跟著失焦,而且需要更多時間進行重複的工作。

若要持續掌握您的會議和排程,請考慮使用這 6 個祕訣改變您的日常工作規劃。

1.進行議程—無論您的會議參與者在建築物裡的哪個位置,或是身處於世界哪一個角落,重要的是讓每一個人都能進入狀況。雖然正式議程可能不像以前那樣盛行,但建議恢復這種做法。在您的行事曆中寫入會議主題,然後在指定時間前 24 至 48 小時內邀請他人檢閱或寄送會議文件。這會讓各方人員有機會就會議的目標設定期望。是的─若您是會議議程的收件者,請務必閱讀!即使熟悉該專案或是討論的主題,您也可以在會議過程中了解和不同的視角或考量有關的重要資訊,千萬別讓思考方式僵化了。

2.把自己準備好—無論會議是否有既定議程,您都要明確知道自己的目標。在會議開始前,準備好您需要參考的筆記或背景資訊,以及相關問題。事先準備一張清單或是項目列表,可緩和您臨時要進行提問的壓力,也能讓您充分參與討論。隨時記下自己想到的議程相關問題,或是在事前建立自己的筆記文件檔,最上面寫著初始目標和想法。不管您的準備形式為何,依循著這套準備方法,就能確保您在會議當天記得自己的議程。

3.針對您的技術工具進行疑難排解—無論這是您第一次或是第 100 萬次進行線上會議,請確保您知道如何使用您的技術工具。確認如何進行通訊以及喇叭是否正常運作。如果需要網路連線進入會議或是存取 (與會議相關的) 電子郵件或筆記,請檢查 Wi-Fi 是否可用!當一個人需要多花一分鐘存取會議連線,一開始的挫折感就會隨之增長。別成為害群之馬─盡早進入會議並開始進行通訊。即使您在其他人加入之後才將手機調回提醒模式,但至少您可以專注在自己的談話內容而非一開始就急著發言。

4.分享就是將心比心—當您在評論任何隨附圖像或數據的資訊,或是在參照外部文件時,請確保每個人都可以跟上。設定螢幕畫面分享,您可以藉此引導對象的注意力,讓每一個人都在狀況內。這個步驟可減少「等一下!我們講到哪裡了?」還有「等等,我得了解一下狀況」等等,諸如此類的問題。 進行螢幕畫面分享,可排除需要暫停與造成混淆的時候。記住:在進行螢幕畫面分享時,請確定您已關閉電子郵件、通話或訊息程式或是任何通知,避免造成干擾。

5.直截了當—線上會議的挑戰之一,就是要知道接下來換誰講話或是有誰臨時需要發表意見。虛擬會議可以根據會議參與者和他們的個人特質,在各說各話與接不上話之間,適當安排每個人的發言時間。為了避免喃喃自語或是虛度時間,可針對其他會議參與者提問。若人們要攜手合作或是需要依照其他步驟繼續進行會議,請大方詢問他們是否有任何要補充的地方或額外的問題。直截了當進行交談,確保您沒有浪費會議的一分一秒,同時也讓每個人的意見都能被聽見。

6.個人特質補貼—線上、電話語音或是虛擬會議都可能會變得枯燥乏味─您無法藉由肢體語言了解人們如何進行回應或是他們有沒有跟上會議進度。為了避免人們失去專注力,請充分發揮您的個人特質。盡可能保持一個人該有的風度─甚或是在會議當中必須保持的風度。保持精神高昂會讓您的對象樂意參與並充分了解所談論的主題。尤其是如果您習慣直接詢問他們對於該論點的回應,他們會更加心無旁鶩。只要每個人都專心參與會議,您開會的目的很快就能達到,並且在更少的時間內處理完更多事項。

不管會議形式為何,都無須迷失在虛擬世界當中。只要做足準備以及讓同事樂意參與,會議就能明確依照您的目標進行。

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