透過電子郵件展現專業的 5 種方法

我們的收件匣每天總是塞滿了大量電子郵件。對小型企業來說,只靠一封電子郵件就能建立市場區隔和建立品牌知名度,看似遙不可及,但其實沒有想像中困難。

我們為小型企業提供了五個簡單高效的策略,讓您可以有效運用商務電子郵件順利贏得客戶芳心、完成交易、建立品牌知名度,進而讓公司的業績蒸蒸日上。

  1. 建立公司專屬的電子郵件地址:電子郵件地址是公司的門面,因此請務必使用經過適當編排的電子郵件地址。如果您使用的是個人電子郵件地址,就無法向客戶完整傳達公司所能提供的潛在價值。因此,建議您將貴公司的電子郵件地址編排成:您的名字@貴公司名稱.com。
  2. 策略性使用 [收件者]、[副本] 和 [密件副本] 行:避免收到不必要的回覆或收件匣被塞滿。在判斷是否要將收件人電子郵件地址輸入 [密件副本] 或 [副本] 行時,請先問自己幾個問題:連絡人彼此是否認識 (或有必要認識彼此)?每個收件者是否有必要閱讀每個回覆?如果您重視收件者的隱私權,請將連絡人放在 [密件副本] 行,並在 [密件副本] 欄位中加入收件者,以免因為有人誤按 [全部回覆] 按鈕而造成他人困擾。建議您在撰寫電子郵件時,先打好草稿並檢查郵件內容是否有誤之後,再將收件者填入 [收件者]、[副本] 和 [密件副本] 行。這麼做不僅可避免誤發電子郵件,還能在傳送電子郵件之前再度檢視電子郵件內容是否恰當。
  1. 善用主旨行:有趣或吸引人的電子郵件主旨可提高收件者閱讀電子郵件的可能性。建議您使用有重點且符合讀者個人需求的主旨,以展現公司的價值或讓電子郵件看起來值得一讀。想要寫出吸引收件者點閱的主旨,請加入一些會促使收件者採取行動且有主題的主旨行元素,最好還有讀者需要的附加價值。
  2. 明確寫出後續步驟:請在電子郵件中明確寫出行動呼籲內容以及希望讀者採取的後續步驟。無論您是希望讀者點擊連結、撥打電話、回覆電子郵件或執行其他動作,請明確寫出來,以便讀者按照您的指示操作。如果您希望讀者回答問題,請勿含糊其辭。請在電子郵件的開頭提出您的問題,並提示收件者在看完電子郵件後回答問題。
  3. 校對:檢查拼字只是校對的其中一部分,校對時不是光檢查是否有錯字或文法錯誤,更要檢查電子郵件內容的語氣是否與電子郵件的主題相呼應。由於讀者很容易誤解幽默的內容,所以請務必謹慎使用笑話和揶揄的語氣。此外,還要檢查一個最常犯的電子郵件錯誤:提到有附件,但忘了要加入附件。

這些電子郵件策略看似簡單,卻相當實用。如果您在自己的小型企業電子郵件通訊計劃中確實採用這些策略,將可收到良好成效。當您按照這些策略撰寫電子郵件 (建議您多校對一次) 後,就可以寄出電子郵件。

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